新形势下高校人事档案管理发展研究

谢微

【摘要】高校人事档案管理工作在新的时代背景下呈现出新的特点，随着人才引进的力度加大，人才流动性增强，“三龄两历一身份”的核查、职称申报、干部提拔、职务审查等都需要使用人事档案，人事档案的利用率不断提高，学校信息化建设的发展，档案管理步入信息化时代，人事档案管理工作呈现出流动性大、利用率高、数字信息化程度高等特点。高校人事档案管理工作对安全性、专业化、信息化的要求更加严格，促使人事档案管理工作升级发展，进一步提高高校人力资源管理水平。

【关键词】高校;人事档案 ;新形势;发展

一、高校人事档案管理的新形势

随着我国高等教育的迅速发展，高等教育已由精英教育转为大众化教育，高校教师数和学生数都呈现大量增长，同时，在科技创新的驱动下，由互联网大数据主导的新一轮科技革命已席卷而来，各类新的科学技术在高校首先得到运用，与之随行的人事档案管理在新的发展形势下，也呈现出新的特点，同时带来的安全隐患，使档案管理面临新的挑战。

（一）人才流动性加大。高校的发展归根结底是人才的发展，无论是人才的培养还是科研的发展，都离不开一支德才兼备的教师队伍，因此，引进人才成为各高校的重要工作之一。为了吸引人才，各个高校人事部门都出台各种人才引进政策，而这场抢夺人才的大战直接导致了人才流动性的加大。与人才一起流动的，还有人事档案的流转，无论人才流向哪里，档案都将如影随形，真实地记录着各类人才的成长变化过程。频繁的人才流动无疑加大了档案管理工作的难度，因为在各种频繁的流转中，都要保证人事档案的安全性、完整性、保密性，稍有不慎，可能会引发重大的责任事故。

（二）档案利用率提高。如今，人们对人事档案的利用需求越来越高，人事档案利用的范围越来越广，需要查阅内容事项越来越多，这就要求人事档案管理既需要做到严格保密，又需要做到信息查询的方便快捷。而且，在对档案材料进行查阅、打印、扫描时，也增加了档案材料的破损率，对档案的保管提高了难度。

（三）信息化管理要求更高。以往的档案管理都是以纸质为主，所需设备投入较少，人员素质要求不高。但作为科技创新发展的前沿阵地，越来越多的新技术设备首先在高校得到应用。在科技创新的新形势下，信息化大数据时代已经来临，人事档案管理引入信息化数据管理系统，对档案管理工作有重大的意义。大数据时代不但要求纸质人事档案的数字化，更要求将个人档案信息通过专业的数据管理系统进行分类处理，通过聚类、分类和相关性分析，研究数据的相关关系，从学校发展的战略高度为学校的人力资源管理、人才招聘和绩效考核等服务。这在提高档案使用效率的同时，也对档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。

（四）对档案工作的责任要求更加严格。我国历来重视人事档案的管理工作，但由于人事管理工作的繁杂和紧迫，档案日常管理工作在人事管理中的重要性并未十分突出。党的十八大以来，在从严治党的新形势下，各项工作更加规范化，对档案工作也有了更加严格的要求。一是通过档案材料的改版，要求对所有档案材料进行重新整理，旧的人事档案要全部重新整理归类，统一使用新的标准分类，包含的材料也要求更加详尽。而随着教师人数的增加，这是项庞大而系统的工作，要在短时间内完成改版，必须增派工作人员。二是“三龄两历一身份”的重新核查，要求对每个教师的年龄、工龄、党龄、学历、工作经历、干部身份进行重新核查，这需要查阅大量的原始档案材料，要求抽调大量熟悉组织工作的人员，同时必须仔细、细致，并做好保密工作，這对档案管理工作是个很大的考验。

二、高校人事档案管理的意义

（一）完整的记录者。人事档案一般分为十个部分：履历材料、自传材料、鉴定考核、学历学位职称学术培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国会议材料、其他材料。这些材料中，基本上包含了每个人从中学开始的每个学习工作阶段的所有重要信息，真实地记录了每个教师完整的学习、工作过程，以及在实践过程中发生的所有重要事件。档案资料的连续性，形成了教师完整的资质、阅历评价体系，甚至能够体现教师的人生发展轨迹。

（二）可靠的原始材料。吴宝康曾经在其著作《档案学概论》中提出，档案最根本的意义就是为了实现对一些历史的记录，而这些记录是最原始的记录内容。档案的真实性源自原始材料的真实，因此，档案材料是不允许有涂改痕迹的，如在档案审查中发现有涂改的痕迹，都需要进行鉴别、追踪和溯源。一般历史越久远的材料，真实性越高，后期可能会为了某一目的对档案材料进行篡改，但在前期是无法预估的，因此，要找寻最真实的内容数据，都要从最原始的记录开始查阅，它为教师发展和干部培养提供了可靠的证据。

（三）选拔人才的重要依据。正是由于档案的连续性和全面性，使它完整地记录了每个教师的发展培养轨迹，为教师的职称评定、人才的选拔、干部的任免提供了重要依据。人才的选拔离不开对个人德、能、勤、绩、廉的考核，这也是档案材料需要重点记录的部分，因此，教师的培养和干部的任免，都需要进行查档，为其发展培养提供依据。

三、高校人事档案管理的发展

（一）人事档案管理人员素质有待提高。由于档案专业人才的短缺，目前，很多高校的人事档案管理工作没有专业的档案管理人员承担，缺乏专业的档案管理知识，甚至还兼任其他的工作，这对当前的档案管理工作十分不利。在新形势下，不仅要求管理人员具备专业的档案管理知识，还需要管理人员具备较高的网络技术知识，在保证档案保管安全性的前提下，做到档案管理信息化，这需要大量的档案人才储备。首先，高校要选用专业的档案管理人员对档案进行管理，熟悉人事档案相关政策、条例，严格遵守档案管理制度，对档案管理工作高度负责。其次，应提高档案管理人员工作待遇。由于档案管理人员的职业晋升渠道没有打通，工作认可度不高，部分档案管理人员把档案管理岗位作为“退休准备工作”，对工作缺乏热忱。要提高档案管理人员工作积极性，不断提高自我工作能力，有必要把档案管理岗位设置为专业技术岗位，走专业技术路线，通过提高档案管理人员的专业技术和工作待遇，提高档案管理工作的吸引力。

（二）构建人事档案管理新模式。由于人事档案保密性强，安全性、准确性和有效性要求高，在新的形势下，需要建立新的档案管理模式。一是提高对档案管理工作的认识。档案工作关系影响重大，工作人员要严格按照档案管理要求开展工作，完善档案管理制度，建立健全档案管理工作考核体系，保证人事档案的安全性，把档案管理工作作为人事组织工作的重点工作。二是实现部分数据的共享。随着高校信息化建设的日益完善，数据的集成与共享成为主流，人事档案管理也应适应数字化管理的需求，对于年度考核、职务变动、职称变动、奖惩情况等信息可直接对接学校信息化建设相关管理系统，公示后可直接进行归档处理，部分可公开材料可以通过网络进行信息共享，提高档案管理的工作效率，使档案查阅使用更加方便快捷。三是传统与现代管理相结合。信息化时代中，数据的共享是主流，但人事档案材料由于自身的特殊性，并不能完全实现共享，部分涉及保密性质和个人隐私的材料必须用纸质版进行存档，如组织考察评价、内部处分文件、家庭情况等涉密内容和个人信息，都不能实现信息共享，必须采用传统的管理方式。

（三）进一步加强人事档案安全性。信息化时代，尤其是大数据的发展，一方面使档案管理工作更加方便快捷，另一方面也给人事档案的安全保密带来了新的挑战。要增强人事档案的安全性，首先，要加强人事档案管理人员的网络安全意识，建立完善数字化人事档案管理制度，明确人事档案数字化内容和管理人员的责任。其次，由于人事档案的保密性要求，对人事档案数字化系统安全系数的要求更高，必须保证操作系统技术成熟、安全，避免黑客入侵、病毒感染等造成的数据丢失。此外，由于网络化背景下的计算机极易受到威胁，安装人事档案管理系统须使用专用计算机进行操作，计算机按涉密级别进行配置，在进行计算机日常维护、维修报废等操作时须严格按照涉密规定操作，确保数据的绝对安全。