信息化建设推动医院人事档案精细化管理

亓凡

【摘要】人事档案记录着技术人员的重要信息，能够反映出技术人员的专业水平，是评价技术人员能力的重要指标。医院干部人事档案包含了技术人员的多角度信息，例如学历状态、考核结果以及进修经历等，部分医院甚至还记录了技术人员的工资情况，具有完整性。随着科技的发展，公立医院进行了不断的革新，为合理化医院的人力资源管理发展创造了条件。人事档案成了医院评优评先、职称晋升的主要依据，也是医院选拔人才、创建团队的主要手段。目前研究的重点是如何实现医院人事档案与信息化技术相结合，将传统的手工管理模式革新，创建新型的信息化管理模式，并融入精细化管理内容，提高医院人事档案管理的效率，为我国医学发展贡献力量。

【关键词】信息化建设;医院人事档案;精细化管理

一、医院人事档案管理的现状

（一）人事档案管理的人才结构和信息化程度不足。人事档案包含复杂的内容，其主要的优势有三点：第一是专业性强;第二是保密性强;第三是严谨性强。鉴于此，人事档案管理人员必须具备专业的业务能力，从而提升档案管理的信息化程度。但是，目前我国的人事档案管理存在着人才结构不合理、信息化程度不高等问题，尤其是无法实现档案管理与信息科技的融合，发展缓慢。人事档案管理需要优秀的人才担任，但我国的人事档案管理人员往往是后勤人员，该类人员并不能掌握相关的管理技术，医院也未对其实施考核制度，长此以往，医院的档案管理效率不断下降。另外，我国的人事档案管理人员一般是身兼数职，难以对管理工作做到全身心的投入，正是由于时间和思想上的不足，导致人事档案管理工作极易出现误差，使得档案信息混乱不堪，降低了档案信息的利用率。

（二）人事档案管理重藏轻用。医院管理人员将工作的核心放在了服务质量角度，其目的是借助科技水平强化患者的医疗感受，并不在意档案信息的使用。就目前的档案管理来看，其仍以传统的手工管理为主，不重视信息化和网络化元素的融合，当查阅人事档案信息时，浪费不少时间。再加上医院人事档案管理人员的不足，进一步约束了档案信息的使用。

（三）医院人事档案归档形式简单。在《干部档案工作条例》中，其明确地指出了“人事档案的分类，主要是十大类，详细了记录了医院人事的相关信息。”对于医院来说，其经常遇到人事档案信息的查阅，只有将档案信息实施科学化的分类，才能做到档案信息的有效使用。但是，我国医院人事档案归档形式简单，这一问题限制了档案信息的查阅，例如，医院只是简单地对护理部的信息进行分类，并没有明确护理的分类，如果要查阅眼科护理的人事档案，就需要从头到尾地翻阅，浪费了时间。

二、医院人事档案管理精细化的必要性

（一）精细化人事档案管理符合时代的发展。随着科技的发展，我国公立医院的规模扩大迅速，医院内部的人员由最初的几十人增加到了几百人，这无疑给人事档案的管理带来了负担，此时如果仍以传统的档案管理模式进行，就会降低管理效率，造成不必要的管理误差。精细化人事档案管理符合时代的发展，有效地解决了传统管理效率不足的问题，其使得医院档案管理更加规范化、具体化，保障了档案管理的稳步发展。

（二）精细化人事档案管理可提高工作效率。精细化人事档案管理改善了档案管理的方式，节约了档案管理的时间，降低了管理成本，强化了管理效率，是未来医院人事档案管理发展的主要趋势。精细化人事档案管理中，管理人員借助科技水平分解了管理工作的内容，使得管理目标非常清晰，这有助于降低档案管理的错误率。另外，精细化人事档案管理将“建档”“查阅”“归档”融为一体，档案管理效率显著提高。

（三）精细化人事档案管理可实现档案模式的革新。精细化人事档案管理包含了诸多的科技元素，实现了档案管理模式的革新，推动着医院档案管理的发展，在不久的将来，我国的精细化人事档案管理将与世界接轨，档案管理将更加人性化、规范化、科学化。精细化人事档案管理需要建立科学的制度，并将管理制度进一步细化为三点：第一点是短期的发展制度;第二点是中期的发展制度;第三点是长期的发展制度，在不同的时期，精细化人事档案管理实行差异化的制度。

三、以信息化推动人事档案精细化管理

信息化技术近年发展迅速，精细化人事档案管理未来的发展需要以信息技术作为支撑，借助科技的平台去促进档案管理的发展。

（一）创建合理的精细化人事档案管理信息库。公立医院在近年来发生的变化是众所周知的，其主要表现为规模的扩大，其带来的是医院内部人员的增加，此时将需要大量的档案信息进行管理。对于新增的资料来说，其既包含了干部的任免资料，又包含党员的归属地资料;在人力资源档案中，档案管理人员需整理医院人员的考核资料、审批资料以及职称晋升资料等;在科教部资料中，管理人员的任务是统计进修人员资料和培训人员资料。传统的手动式资源管理不再适用于复杂的资源管理形式，需要借助科学的数据库进行合理的资源管理。在精细化人事档案管理信息库的帮助下，将人事档案信息进行多角度的分类，例如业务能力的分类、任免情况的分类、个人情况的分类等等。除此之外，精细化人事档案管理信息库还制约了不同部门的资料查阅权限，极大减少了资源的浪费现象。精细化人事档案管理信息库保障了资源使用的高效性。

（二）完善精细化人事档案管理系统，重视信息的安全性。精细化人事档案管理系统配备了专业化的信息检索功能，可根据查阅者的需求对信息实施搜索。常见的搜索内容为绩效指标（KPI），其为医院筛选出了优秀的管理人才，保障了医院的档案管理发展。需要注意的是，人事档案管理系统所存在的数据均为管理人员上传的，上传的过程中需确保数据的准确性，不可弄虚作假。精细化人事档案管理将医院多方面的档案信息整合到了一起，方便了资料的查阅。另外，精细化人事档案管理系统为技术人员的职称晋升创造了可能，实现了档案信息的最优化配置，这既是时代发展的需要，也是未来医院建设的需要。精细化人事档案管理系统包含了诸多的隐私信息，所以医院必须考虑信息的安全性。首先，医院建立管理制度，重视管理工作的标准化建设，尽可能涵盖到管理的各个环节，保障档案管理的宏观控制。其次，医院的管理与信息技术结合，例如增设防火墙、杀毒程序等等，从网络技术角度做好安全保障。

（三）增强精细化人事档案管理的团队建设，扩大人才力量。一切的档案管理都需要人才的支持，精细化人事档案管理的开展也不例外，需要优秀人才为基础。因此，医院必须从内心角度改变对档案管理工作的看法，将其列为重点研究项目，引进优秀的档案管理人才，强化医院人事档案管理部门的建设。另外，医院为管理部门制定发展规划，激发管理人员的积极性，保障管理工作的顺利实施。增强精细化人事档案管理的团队建设，其目的是扩大人才力量，医院应该从管理者的计算机能力角度入手，培训其数据处理能力和档案管理能力。要求管理人员了解先进的档案管理技术，掌握基础的档案管理策略，并懂得如何实施多媒体档案管理。在未来的时间里，医院的档案管理将与信息化技术结合更加密切，我国的医学档案管理将进入新的时代。

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