精细化管理在档案管理中的应用实践

高晓明

【摘要】本文着重阐述了精细化档案管理在档案管理中的具体应用方向和途径，并结合具体案例开展分析，希望能够将精细化档案管理的优势在日常管理工作中发挥出来，提高各企业档案管理工作效率，为日后此方面的工作提供合理参考。

【关键词】档案管理;精细化管理;电子档案;档案归档

档案记录是企业重要的资源财富，因此在实际的管理工作中，人们应该不断提高对此方面的重视，开创档案管理新局面，将档案管理精细化的理念和方法应用到日常档案管理工作中，保障工作质量，提高工作效率。

一、档案管理存在的问题

（一）档案管理意识不强。许多企业将档案管理工作当成简单的保管工作进行，没有单独的档案管理部门;也有部分企业的档案管理工作是由各部门独立进行，且企业对此项工作未投入足够的资金支持，导致精细化档案管理进行不顺利。

（二）档案管理理念落后。许多企业档案管理部门虽然进行了精细化管理改革，但实际工作理念还比较传统，未进行升级，与改革后的档案管理工作不相适应，拖慢了档案管理精细化的改革进度。

（三）档案管理制度不完善。在实际的企业档案管理工作中，需要完善的工作制度，保障工作质量和秩序，同时档案资料的收集也需要标准模板保证档案的规范性，方便日后归档，但目前许多企业还没有完善的档案管理制度，使实际的档案管理精细化改革比较混乱。

（四）档案管理人员自身专业能力不达标。当前企业管理步入了信息化时代，档案管理精细化改革对计算机技术有较强依赖，因此企业对于档案管理人员的专业技能也有了新要求——为满足企业发展需求，档案管理人员不仅要有超前的管理理念和科学工作方法，还应具备计算机使用能力。

（五）缺乏档案管理监督机制。目前大部分企业为节约人力成本未设立监督部门，实际上这种做法不仅会使档案管理工作效率下降，还会对企业未来发展造成不良影响，且档案管理人员缺乏监管也容易产生工作积极性不高的情况，影响企业整体经营发展。

（六）档案管理工作的细节不完善。许多企业的档案由于审核不严谨比较容易出现资料字迹模糊的情况，且随着时间推移档案修复难度也会增加，影响企业决策的准确性。此外，在档案归档时也有分类不够细致的问题，在查找资料时，档案管理人员需要投入大量精力寻找，且容易出现失误，导致企业部分决策得不到应有的参考。

二、档案精细化管理在档案管理中的应用措施

（一）提高档案管理意识。档案是企业的重要资源和财富，在企业进行决策或进行项目计划时都可以利用档案资料中的信息参考，因此企业各级领导应加大对档案管理工作的支持力度，提高相关部门工作人员的档案管理意识，从实际情况出发做好档案管理工作，为企业发展和决策提供强有力的保障。且档案管理意识与相关工作相辅相成，是决定档案管理精细化能否顺利落实的关键，提高管理意识对档案管理工作有重要推动作用，此外提高管理意识也能促使工作人员保持工作积极性，为企业运营提供更好的服务。为达到这些目的，企业领导可以加大力度提高对档案管理工作的宣传，且我国对相关工作有明确的法规，《档案法》对该工作有保护和促进的作用，对档案管理的许多工作细节都有明确标准，企业可以利用这种方便强化员工的档案管理意识。如：某企业领导为提高企业整体档案管理意识，召开了员工大会讲解档案管理工作的重要性，并在会上对《档案法》中有关档案精细化管理的部分进行了详细分析。此外，还引导员工配合档案管理部门工作，同时要求档案管理部门积极与其他部门沟通，使企业整体对档案管理工作的重视度提升起来。

（二）更新档案管理理念。在档案管理工作中，管理人员需要对该工作的重要性有深刻的认识，更新工作理念，实现传统工作理念与新的工作理念的平稳过渡。工作人员首先应对管理工作有正确的理解，并积极完善自身专业技能，企业也要为员工提供提升自己的机会，组织档案管理人员学习精细化档案管理的理念，用新观念解决档案管理工作转化中存在的问题，结合实际情况将新的管理理念应用到工作中。由于企业档案管理工作内容繁杂且涉及范围较广，不可避免地会出现工作质量不高的情况，因此企业决策人员应将精细化档案管理理念传达给相关部门，引导其认识到新理念的优势，对旧理念进行求同存异的改良。如：某企业为适应时代发展，减轻档案管理工作的难度，从改变工作人员管理观念的方面着手，将精细化管理档案的概念及方法传达给管理人员，主要将侧重点放在计算机管理概念的学习上，帮助档案管理人员运用科技手段减轻工作量，同时提高企业整体信息化管理水平。

（三）健全档案管理制度。传统的档案管理工作内容是以档案的储存为主的，大部分企业没有健全的档案管理制度，员工多是依靠自己对于这项工作的理解和以往工作经验进行企业档案管理工作，这样的管理方式会造成档案资料储存混乱，查阅困难且容易产生关键资料丢失的情况。为改变这种现状，企业需要制定与实际经营情况和发展目标相适应的档案管理制度，将资料按照类型、时间等进行分类管理，针对重要档案资料可以单独管理，再安排档案管理人员对不同的档案进行管理保存，实行责任到人制，为不同类别的档案设立专门负责人，实现对企业档案的精细化管理。此外还可以根据档案管理制度制定出配合工作的档案分类机制，对档案资料的类型进行细分，将相同的资料和无价值档案筛选出来集中管理，保障档案管理工作效率，减少查找档案的时间。如：某企业为将精细化档案管理工作落到实处，针对精细化档案管理内容制定了相匹配的管理制度，将企业内部资料档案进行整合，将内容相同的档案资料重新整理，对于缺失的资料进行补充。整合工作完成后又构建了档案评估机制，将档案按照对企业经营的关键程度进行划分，再为各類档案分配专门的负责人，实行责任到人制，不仅保障了企业档案的准确性，也从资料管理层面提高了企业决策的科学性，有效保障了档案精细化管理的工作效率和质量。

（四）培养档案管理人才。我国大部分企业已经实现了企业经营信息化，档案管理工作也不例外，基本完成了信息化改革。精细化档案管理工作在实际应用过程中需要利用计算机技术辅助，因此这项工作对于管理人员的要求也发生了变化。在信息时代，企业档案管理工作需要相关人员具备一定的计算机技能，不仅有助于精细化档案管理工作的落实，也能提升档案信息的准确性。企业为加快管理人员专业素质提升，可以为员工提供学习机会，帮助档案管理人员学习尖端计算机技能，并将能力应用到实际的档案精细化管理中。经过一段时间的适应，使档案管理人员能够熟练运用计算机技能应对工作中存在的各种困难，拥有独立解决问题的能力。或者企业也可以用专职培训的方式对岗位上的档案管理人员工作能力进行分析，针对管理人员不同的长处为其制定培训计划，促使每名档案管理人员都能在实际的工作中将自身闪光点凸显出来，提升企业的档案管理效率，推动档案管理精细化发展速度加快。如：某企业为提升整体档案管理水平，增加了人才培养方面的投资，经常组织档案管理人员学习精细化管理方法，并且每半年进行一次职业技能测试，对员工工作能力变化有深入了解，每次测试后会配合人事变动，针对员工档案管理能力的差异性分配与之相符的工作内容，帮助其在实际工作中不断提升自身精细化档案管理水平，此外每月都组织员工开会讨论档案管理方法，主动对现有的工作内容进行优化升级。

（五）建立档案监督机制。为避免企业档案管理精细化改革流于表面，企业应建立严格的监督机制，帮助档案管理精细化工作落到实处，使员工提高对这方面工作的重视程度。企业可以从档案管理岗位职责出发，制定出科学、合理、公平的档案管理工作监督考核机制。我国对档案管理工作监督有明确的法律参考，即《档案法》。企业可以通过《档案法》制定出符合企业实际生产经营情况的档案管理监督机制，赋予监督部门指导、检查等权利，将监督工作贯穿整个企业档案精细化管理中，督促档案管理人员，保障档案资料的完整性和准确性，为企业决策提供有效参考。如：某企业为加快完成档案管理精细化改革，建立了档案管理监督部门，从档案收集开始进行监管，杜绝不实档案，严格控制档案准确性，同时将档案使用权控制起来，规定与企业经营密切相关的档案不能随意更改查阅，档案管理人员进行日常工作需要使用员工号码，进入档案管理程序需要验证码，同时监督部门每月更换一次验证码，有效保障了企业档案资料的安全性和准确性。

（六）精细档案管理细节。档案管理精细化工作的细节可以从以下三方面进行具体阐述：首先是档案管理流程精细化。企业档案管理人员可以将工作内容简化，用更多的精力保障档案管理工作的精确性。可以将所有档案进行统一编码，再将档案进行分类，下发到各级档案管理人员处进行二级编码，不仅方便查找资料，也能避免档案遗漏。同时档案管理部门可以制定出一个档案整理范本，要求各部门收集档案资料时按照范本格式上传，方便后续的检查审核工作进行，此外，企业管理人员也应要求各部门及时将收集到的档案资料上传到档案管理部门，提高管理工作效率。其次是档案归档工作的精细化。在日常工作中，档案管理人员应具备档案管理意识，在归档前对档案资料进行审核分类，确保所有档案的完整性，减轻后续整体审核的工作量。最后是电子档案的精细管理。目前大部分企业完成了檔案资料的数字化，因此电子档案的精细化管理工作也要提上日程，管理人员借助计算机技术提高档案管理的效率，利用计算机的大数据分析功能减少档案资料的错误率，并利用网络优势为企业其他部门提供便捷的档案查询服务。

三、结束语

综上所述，档案管理是企业日常管理经营中重要的一环，而精细化档案管理可以提升工作效率，企业可以通过引进新理念、提高管理人员专业素质、增强服务意识等多个方面的改变保障档案管理工作质量，减少档案错误丢失的情况。

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