核电项目工程信函全程管理研究

王雨迪

【摘要】本文以核电项目工程信函全程管理为研究课题，以江苏核电有限公司为例，分析核电工程信函在形成、流转、归档、利用的每一阶段的现状、存在的问题及全程管理的有效措施，以此验证全程管理思想是工程信函管理的有益的途径，具有广泛可行的应用前景。

【关键词】核电项目;工程信函;全程管理;电子文件

核电项目工程信函是核电企业在立项选址、工程建设、生产运营中与各参建单位之间由正式的通信渠道，经授权人签发，就工程项目之间的具体事务，传递信息的一种重要的书面载体。为了提高工程信函管理水平，适应文档信息化管理的需求，江苏核电有限公司（以下简称“江苏核电”）开发、完善了文档一体化的企业内容管理系统（简称“ECM系统”），利用计算机技术完成从信函产生至归档、利用全程管理实现了从传统人工文档管理至信息化管理的过渡，提高文档管理质量及管理效率。

一、全程管理的内涵

所谓“全程管理”是指，以文件的生命周期理论、文件连续体理论为依据，将文档管理工作覆盖文件的形成、传递、鉴定归档以及服务利用阶段的全过程始终，形成系统完整的一体化管理模式。在现今电子文件时代，由于电子文件的易更改、易流失的特性，可能因人或其他外部因素造成电子文件的丢失或损坏，进而影响电子文件的真实性、可靠性，因此“全程管理”的思想理念显得尤为重要。

二、工程信函管理现状

随着电子信息技术在核电工程项目中的推广应用，大量的工程信函以电子文件的方式经由ECM系统形成、传递。以2018年为例，江苏核电全年接收工程信函约22000份，外发工程信函近10000份，工程信函管理工作面临巨大挑战。

（一）文件形成质量难以保证。工程信函的数量巨大，源自众多参与电站运营管理和工程建设的主管部门、供方、承包商等。不同单位的工程信函管理要求不尽相同，接收的信函质量良莠不齐，常会出现信函重号、漏号、签章不齐、附件缺页、倒置页、信函过时等问题。

（二）流转过程耗时耗力。江苏核电接收到的工程信函通过ECM系统流转，由信函管理员对所需元数据进行人工识别、手动著录。信函分发人员需在ECM系统重复选择主协办、阅知的领导和处室，而因工程信函涉及1-8号机组，40多个业务部门，由于信函分发人员的主观性，造成了相关信函的主协办部门对负责的工作存在分歧。同时江苏核电的工程信函有多种外发方式，其中通过电子邮件传递的信函约占65%。需信函管理员将信函在ECM系统内打印、登录后，将文件的主附件保存至本地，通过信函收发专用邮箱打包發送外单位。重复性的工作，消耗了大量的人力成本，可能会提升人为失误的概率。

（三）归档文件质量不高。与科技档案不同的是，工程信函档案并不能通过工程的尾款或是项目竣工验收等相对有效的手段来控制文档的质量，ECM系统中电子文件形式的工程信函的元数据会在文件办理完成后自动转化为档案的基础数据信息。但因电子文件的特点及所处信息环境的复杂多变，若无法在工程信函电子文件的形成、流转阶段把好关，将直接影响归档文件的质量。

（四）检索利用难度较大。文档管理最根本的目的是文档的服务利用，但因工程信函数量巨大，且著录系统的历史元数据不规范、不统一、不详尽，用户在不清楚所查文件的正确的文件编码或文件题名等相关信息时，无法精确查询到所需的信函，不便于检索利用。

三、做好工程信函全程管理的有效措施

要从根本上解决工程信函的管理问题，文档部门就必须做好工程信函的全程管理，将管理工作深入信函形成、流转、归档、利用的各个阶段。

（一）规范管理要求，保证形成质量。1.ECM系统自动生成标准的板式化文件。在建立文档管理体系初，江苏核电明确规定通信识别码是通信的唯一识别标志，并在ECM系统内预制了通信识别码的编码规则及信函的通用模板。由拟文人选择对应的项目名称、通信类型、接收单位自动生成外发信函的通信识别码及标准的信函主义。2.规范工程信函检查制度。江苏核电文档部门建立了规范的工程信函检查制度。通过ECM系统设计，实现了接收工程信函通信识别码的校验功能，即当信函的通信识别码重复时，系统会自动加以判断并提醒，以此确保信函编码的唯一性。同时，信函管理员采用自检+他捡+抽检相结合的模式，对工程信函的著录信息及原始文件进行检查，并定期对接收信函进行查漏、查重及时沟通、联系催要，进行问题处理，保证工程信函的完整、准确。

（二）优化ECM系统，提高流转效率。对于工程信函的全程管理来说，最为行之有效的方法就是将全程管理思想以信息化手段在信函流转过程中进行落实。1.“一键式”智能外发。针对需通过电子邮件外发的工程信函，江苏核电自主开发了工程信函“一键式”智能外发功能，由ECM系统自主将信函主附件进行分卷压缩，从ECM系统“外单位地址簿”中自动获取接收单位的电子邮件地址，由系统代码经电子邮件分别发送。在开发完成投入使用后，有近65%的工程信函可实现“一键式”智能外发，降本增效，保证信函外发的规范性，实现点对点的无时差传递。2.系统接口自动传递、著录。江苏核电5、6号机组采用的是EPC总承包模式，业主与总包商中国核电工程有限公司（以下简称“工程公司”）间往来信函占比较高。以2018年全年工程信函收发量为例，5、6号机组全年收发量约为15500份，其中与工程公司田湾项目部的往来信函就已达到了7350份，约占5、6号机组全年往来工程信函的48%。为提高工程信函传递的时效性及准确性，减少重复劳动，江苏核电文档部门联系工程公司田湾项目部通过ECM系统与工程公司施工管理系统（简称“IFS系统”）接口实现双方工程信函的自动传递、自动著录功能，完成从人工收发、著录向智能化自动传递、著录的飞跃。3.智能分发与人工判断相结合。江苏核电采用大数据和机器学习相结合的理念，实现信函的智能分发。在工程信函著录到ECM系统后，由系统自动对信函的题名、参考文号等元数据进行分析，与事先设置的信函分发矩阵进行匹配。通过矩阵匹配及大数据机器学习计算，给定分发建议。目前智能分发系统已投入使用，可涵盖近80%的信函。但由于较多英文信函的题名无法准确描述来函事宜，且3、4号机组的相关业务处室正处于职责调整阶段，导致智能分发给定的建议仍有不足，需人工结合实际工作情况确定分发结果。智能分发与人工判断相结合的模式提高了工程信函分发的准确率和信函流转的效率。

（三）规范归档体系，保证归档质量。经初步统计，目前江苏核电ECM系统中有40余万条工程信函电子文件记录，工程信函数量庞大，但并非所有的信函均有归档价值。因此，江苏核电文档部门明确日常收发的所有上级单位往来信函均需进行电子组卷和纸质组卷，上级单位包括但不仅限于国家核安全局、华北核与辐射安全监督站、WANO等核安全监管部门，保管期限为永久，其他信函在ECM系统电子保存即可，以便用户查阅利用。

（四）完善著录数据，提高利用效率。为有效解决工程信函利用面临的检索查阅困难的问题，对接收的工程信函题名不规范、不明确的情况，信函管理员对信函内容进行归纳概括，补充著录;对接收到的英文信函，使用中英文双语著录，方便业务人员阅读和理解。同时，将涉及同一主题的信函进行系统关联，以此提高信函检索利用效率，为用户提供文档增值服务。

四、结语

通过研究发现，在核电工程项目中，核电企业文档部门运用全程管理的思想，在工程信函的形成、流转、归档、利用等所有环节进行规范化、系统化、标准化的合理有效的全过程管理，确保工程信函及档案的安全真实、完整可靠，提升文档管理水平，具有广泛可行的应用前景。

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