从詹金逊的鉴定观看电子文件的前端控制

李梦飞+桑毓域

摘  要：在当今时代，电子文件越来越多融入各类社会生产实践活动中，由于其自身的特点，为了保障其真实性和证据价值，电子文件的前端控制思想也被档案学界所认可和实施。然而，笔者以为，詹金逊的鉴定思想对电子文件前端控制理论应当具有非常重要的现实意义。因此，笔者在本文中，立足詹金逊的鉴定观，重新审视电子文件的前端控制思想。

关键词：詹金逊;鉴定观;电子文件;前端控制

随着社会科学技术的发展，电子文件逐渐渗透到人们的各项社会实践活动中，同时，它也因其越来越明显的重要性而得到了人们与日俱增的关注，因此，如何始终保持电子文件的真实性和完整性也成了专家学者们不断探讨的话题，电子文件的前端控制理论应运而生。这一理论要求档案管理人员对电子文件管理系统从设计阶段就开始进行把握和控制。然而，在电子文件盛行的今天，詹金逊的鉴定观点又重新引起档案学领域的重视，他反对档案人员参与鉴定的观点，与电子文件前端控制的思想中，要求档案人员参与电子文件形成的全过程的思想相去甚远。然而，詹金逊的鉴定观点虽然与目前更为主流的，以谢伦伯格为代表的鉴定观差异颇大，但它不仅不过时，反而在电子文件盛行的当代，对其鉴定理论的发展，具有重要的参考和指导意义。

1  詹金逊的鉴定观及其产生的时代背景

1.1  詹金逊的鉴定观。通常情况下，我们往往将詹金逊的档案鉴定观概括为“行政官员决定论”，但是在笔者看来，这一说法不完全准确。詹金逊认为，“档案的整理与编目必须确切反映其形成者的原始行政机关组织结构和文件保管体系” [1]，因此，能够对档案进行鉴定的，与其说是“行政官员”，不如说是“文件形成者”。加拿大的档案学者特里·库克将詹金逊的档案鉴定观概括总结为：“档案人员必须公正无私，他们的职责是保管行政活动中自然产生的可靠证据，确保档案不被任意破坏，按照文件形成者赋予文件的原始结构和文件有机联系进行整理和编目。”

事实上，正如库克所概括的那样，詹金逊认为，档案人员的职责仅仅是负责保管已经形成的、经过挑选的档案，而不是参与档案的形成过程或者档案的鉴定过程。在詹金逊看来，不论是档案工作人员还是其他学者或是社会民众，他们对文件形成者以及档案的形成过程，尤其是档案的鉴定进行任何形式的干涉都会影响文件的真实性。因为在文件形成过程中，一旦这一形成过程或形成者被施以干涉，档案在社会历史活动中自然形成的能够反映某项社会历史活动真实形成的过程将会遭到破坏。因此，詹金逊反对档案人员参与档案的鉴定，其根本原因也是为了保护档案内容和形成过程的真实性和可靠性，尽量降低人为干涉所带来的不良影响。

1.2  时代背景。虽然在当代看来，詹金逊坚决反对档案人员参与鉴定的观点太过偏激，然而这是由他所处的时代背景决定的。希拉里·詹金逊1882年11月生于伦敦，毕业于剑桥大学。之后不久进入公共档案馆工作。他于1932年参与创办英国档案工作者协会，并成为该组织的主要领导人之一。1938年起任公共档案馆第一副馆长兼秘书。“二战”前，他是国际联盟所属档案专家委员会的主席。1943年出任英国陆军部档案顾问，参与指导意大利和敌国战区的档案抢救工作。1950年，在国际档案理事会成立大会上，他当选为第一届理事会副主席。1967年，詹金逊在英国萨塞克斯郡去世。他的一生都与档案工作和研究紧密相连。

詹金逊所处的时代，机构具有相对的稳定性，所面临的档案也大都是历史档案和其他闭口档案。同时，詹金逊的工作重点几乎全部集中在中世纪和早期的国家文件上，特别是法庭文件和类似的司法和财政文件，这也是他不断强调证据性的原因之一。显而易见，这些闭口档案的处理难度和复杂性，较之之后机构频繁变动，开口档案激增的时代的档案管理，要相对简单和轻松得多。除此之外，詹金逊“十分熟悉维多利亚——爱德华时代英国政府机构的法人文化，他相信一个可尊敬的、受过教育的、开化的政府官员在保护文件上能够做出公正无私的判断”。

也就是说，基于当时英国传统的道德观念，詹金逊对行政官员具有足够的信任，他认为，较之档案人员，文件形成者——行政官员是最了解自身部门所形成的档案的，同时，他也相信他们能够抛却私心，客观公正地对自己形成的文件进行挑选和鉴定。因此，詹金逊坚持认为，应当由文件形成者而非档案人员来对档案进行鉴定。归根结底，他的鉴定观所强烈捍卫的，依然是文件的真实性、可靠性和证据价值。这在当今电子文件的发展过程和管理过程中，毫无疑问是具有重要的理论指导意义的。

2  电子文件的前端控制

2.1  前端控制的思想根源。法国的档案学者诺加雷最早提出前端控制的思想。他指出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”国际档案理事会电子文件委员会在制订《电子文件管理指南》的草案时，论述了在电子文件生命周期中，把握干预的时机是非常重要的。最后，它将“干预的时机”确定在电子文件管理系统的设计阶段，将原先的对电子文件进行的干预提前到电子文件管理系统的设计阶段，主张“在文件形成前采取行动”。 [2]

2.2  前端控制的产生背景。电子文件管理的前端控制思想的提出有着广泛的社会背景和技术背景。第一，文件载体的变化。电子文件有其自身特点，主要包括“信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性”，等等。对纸质文件来说，其内容、背景和结构等都能够在“纸张”这一载体中体现出来，不论是文件内容的更改，还是结构的变化，都会在纸质载体上表现出来。纸质档案即便在归档之后因为各种原因有改动，改动的痕迹也很难被消除。因此，纸质文件的真实性和凭证价值更易被保护。但是这一优势对电子文件而言则没有。由于电子文件载体的特殊性，电子文件在管理、利用或者转存过程中，都容易出现被篡改或者丢失的情况。不仅如此，对于非后台技术管理人员来说，电子文件的改动有时候很难被察觉。鉴于此，从电子文件管理系统的设计阶段开始就要对其进行“前端控制”的思想应运而生。

第二，文件保存的风险。鉴于电子文件对其存储载体具有很大的依赖性，它的真实性和完整性较难得到保存。在电子文件的整个运动阶段，很多环节都可能导致其失真。如，捕获时格式的转换、文件的复制、存取过程、系统的维护过程，等等。由此可见，电子文件在管理、利用、转移等许多环节都具有诸多风险。因此，在电子文件管理系统的设计阶段就对其进行“前端控制”是为了最大限度地保障电子文件的真实性和完整性，保护文件的证据价值和情报价值。

第三，文件数量的激增。随着人类社会的不断发展，各种各样的社会活动不断增多，随之产生的信息量也爆炸式激增。特别是随着各类电子技术的发展，电子文件成为产生并成为社会活动中产生的主流文件形式之一。然而，过大的信息量相互交错，反而会降低利用者对信息的查准率。因此，档案学者认为，在电子文件管理系统的设计阶段，对电子文件进行信息判断和处理的“前端控制”，以及对电子文件进行“全程管理”都是必不可少的。

3  詹金逊的鉴定观对前端控制的意义

事实上，笔者以为，档案学的专家学者们认为，档案人员应当参与其中，对电子文件从设计阶段开始就要进行前端控制，其目的是为了保证电子文件的真实性和完整性，保护电子文件的证据价值和情报价值，但是这一想法本身也有不少不足之处。在这一方面，詹金逊反对档案人员参与鉴定的观点有其理由，虽然詹金逊的鉴定观针对的文件类型并非电子文件，但这一观点依然对电子文件前端控制的思想的发展和完善具有重要意义。

首先，对电子文件进行前端控制，实际上是档案人员对电子文件管理系统从设计阶段就开始干涉，这样有可能破坏档案作为社会历史活动真实记录的原始记录性。这种做法意味着，在社会活动中产生的文件已经不是一个完全自然的生成过程，而是有人为干涉在其中，即便是受过专业训练的档案学者们，也难免会有一定程度的主观性，因而很难说前端控制这一行为能够使得电子文件的真实性得到保障。

其次，要想对电子文件实行前端控制，保障电子文件管理系统在设计及其之后的管理阶段能够被客观地控制，对档案人员的行为进行约束是非常必要的。然而，即便有了对档案人员的各方面的法律和规章的要求，其自身的道德观念和职业素养也一样需要。可是，当今时代的档案管理员是否真的能如詹金逊所相信的“维多利亚——爱德华时代”的档案鉴定人员一样值得被信任？这也是一个值得深思的问题。

最后，电子文件管理系统设计阶段的前端控制标准或准则很难实现统一。笔者认为，不同国家、地区的档案机构有其自身特殊性和不同需求，因此，在前端控制的标准上，很难实现统一。即便会有一些统一的标准，在具体落实时，还是会因地因时而异。若不同的档案机构使用不同的标准，则显然会造成一种混乱的局面，并不利于保障电子文件真实性和完整性。

因此，如上文所述，笔者认为，詹金逊反对档案人员参与鉴定的观点在当下电子文件盛行的时代具有十分重要的意义。他让我们重新思考电子文件前端控制的合理性，使得我们能够进一步完善电子文件和电子文件管理系统的管理办法，真正保障电子文件的真实性、可靠性和完整性。

参考文献：

[1]T·库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响[R].第十三届国际档案大会报告集.

[2]王玲.电子文件环境下的前端控制[J].档案与建设，2012（07）.

（作者单位：天津师范大学  来稿日期：2014-10-06）