浅谈交通运输部门档案管理中的信息化建设

蔡丽娜

[摘 要]档案管理向信息化发展，是时代的必然，信息技术的应用给繁杂的交通运输部门档案管理提供了许多方便，节省成本，减少工作量。本文针对档案信息化的应用提出了电子文件的管理方法，最后结合笔者的工作经验，探讨了档案管理信息化建设过程中应采取的具体措施。

[关键词]档案管理；信息化建设；电子文件

引 言

随着社会的现代化发展。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。

一、档案信息化建设的主要内容

（一）信息化的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。

（二）档案信息资源建设

档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。

（三）档案的标准和规范建设

标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。

（四）档案信息化的应用系统建设

这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。

（五）信息化人才队伍建设

这是档案信息化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。在“信息化”的时代的今天，信息技术快速发展，掀起了以数字革命为特征的 信息技术浪潮，改变了人们的时间和空间的概念以及思维方式。信息技术的快速发展和广泛应用，对经济和社会的发展产生了深远的影响。档案管理工作也不例外， 同样需要现代化。目前，我国各级档案管理部门也纷纷加强信息技术建设。加强信息化条件下的档案管理工作，是适应时代和社会发展的必然选择，是加快档案现代 化管理的客观要求，也是提高服务水平的唯一途径

二、加强档案管理信息化建设的对策

（一）建立网络档案系统

在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案 现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档 案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

（二）加强电子文件的管理是做好档案信息化建设的关键

1.电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展， 越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案 部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

2.电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多， 仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。 三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自 的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

3.做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新 型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始 信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别 和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

4.解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材 料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界 磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。所以，电子文件中原始信息的长期保 存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

总之，加快档案信息化建设的步伐，是提高交通运输管理水平的重大举措，在改善交通运输状况，发展经济方面发挥着重要的作用。□