试析机构改革后档案工作宏观管理的初步思考

2020-07-04岑桃

兰台内外 2020年12期

岑桃

摘要：在当前机构改革的形势下，我国加强了档案工作建设。本文针对机构改革背景下如何进一步加强和做好档案工作，对各级档案部门和档案管理人员提出的一个新问题，对于优化档案工作管理提出了相应措施，现将研究分析阐述如下。

关键词：机构改革;档案工作;宏观管理

经过多年的档案工作改革，我国随着社会经济建设的不断发展，档案事业有了新变革。在机构改革和社会经济发展下，档案事业的机遇和挑战并存。其中最大的变化可以概括为“五变五高”。①档案工作机构管理形式发生变化，以往的局、馆合并，行政工作和事业工作的范畴和职能要求变高。②档案工作对象发生变化，在市场经济影响下，所有制、无归口管理单位变多，这要求档案工作需更加严格。③档案工作从属关系发生变化，工作要求更加精细和严格。④档案管理难度加大，基层档案工作人员的档案专业素质要求更高。⑤档案管理手段多样化，经济建设改革下，档案管理的手段从传统的单一整理变成了多元整理，且档案工作的具体应用手段更高。可见，机构改革后，档案工作管理性质、内容、服务对象、工作要求有进一步提升，这要求政府做好宏观管理，以保证档案行政管理适应社会发展节奏，为机构改革和建设创造更多价值。

一、分析机构改革下，档案管理工作存在的问题

目前，我国档案管理工作已经步入新的发展轨道，在多年的档案管理历程中，档案单位总结了大量的改革、有益于机构建设的档案管理工作经验，并予以实践，获得了一定改革成效。在事业单位档案管理工作的改革基础上，新时期的改革发展档案管理方法发生了变化，传统的档案管理方法也在很大程度上暴露了局限性，这限制了我国机构体制的进一步改革。在新时期，机构工作改革下，档案管理工作也暴露了大量的管理、运作问题。值得注意的是，解决“五高五变”是档案管理工作目前的重要工作方向。但档案工作开展过程中存在很多问题，一方面，档案行政管理部门工作不适应，短时间新旧工作任务交替，导致档案工作混乱;另一方面，各级档案管理部门的工作开展积极性不强，对于未来发展的可行性依旧存在疑惑。在机构改革下，档案工作存在的问题主要分为以下几点。首先，管理体制没能分级分行业管理，各个部门的档案管理积极性降低，部分档案管理部门无法适应社会的多元化发展趋势，且地区强调部门集权作用，导致工作缺乏地方性、行业新特点，无法满足改革要求。其次，现有的档案工作制度和管理方式多照旧，没有体现改革创新意义，改革后档案管理工作也未见能取得成效。再者，档案管理方式落后，矛盾大，传统的管理方式受到老一辈工作人员的认可，新管理方式满足年轻一代员工的工作需求，新旧档案管理方式推行与否？如何推行？如何达到改革效果？成为档案管理工作的难题。最后，新形势下，大多档案行政管理部门对“档案怎么管？”、“管什么档案？”基本问题没完全弄清，导致机构改革下，档案管理工作暂时没有取得成效。

二、对于加强档案管理工作的措施建议

档案管理的宏观工作，就是加强档单管理各个细节组成的相互联系，提升各机构的管理、协调能力。与此同时，提升整个机构的建设整体水平，结合国家的政治、经济、文化、政治等工作现状，做好各个档案行政管理工作，充分发挥协调监督、政策引导以及服务保障工作。在基于基层整体建设的同时，严抓严打工作漏洞、不法工作行为，最好区域性、行业性的档案规划和建设管理工作。现针对档案管理的主要工作進行研究分析，提出了相应的管理工作建议，希望能够为基层档案管理部门提供可行的参考借鉴。

1.落实管理重点，培养先进人才

档案工作宏观管理任务，就是以组织建设和内部成员协调管理为主，提升档案管理机构的整体水平，让档案管理工作和社会的政治建设、经济发展、科技文化事业协调发展。按照国家档案行政管理部门工作责权分析，宏观管理，也就是要代表着本级党委和政府做好规划协调工作，并行使宏观的管理职能，监督档案改革，促进档案改革的同时也推动本地政治、经济、文化等事业协调发展。协调规划是档案工作的首要工作重点。其指的是档案行政机构指定区域化、行业性的档案工作计划和工作目标，合理布置档案工作机构网络，保证本行政机构内部区域的指导监督是档案工作宏观管理的第三个任务，其重点是加强档案业务指导监督，监督规划和政策执行的可行性、开展程度和效果。高效服务是档案宏观管理的第四个创新重点，其立足于软件环境和硬件服务，力求加强档案信息化建设，为档案管理工作提供技术服务，提高档案利用效率，促进档案服务工作的发展。

档案管理工作离不开专业、现代化的技术人才支持。目前我国档案管理机构面临着技术人才流失的问题，一方面是因为档案管理属于基础性工作，工作人员的工作内容固定，薪酬也随之限定，工作挑战性不强，薪酬待遇提升空间小，因此工作人员积极性差;另一方面，不少基层机构的管理方式固化，缺乏针对性的技术人才，由于档案管理工作简单、重复性强，因此出现一人多项的现象。

可见，档案机构人才化管理方式需要改革，建议各个机构从思想建设、知识构建、技术水平三个方面提升员工的工作责任心，加强培训指导，以此来明确管理人员的工作，实现专业化人才建设。首先，做好培训指导，培训指导第一步加强机构档案管理人员思想的转变，促使其认识到自身档案知识体系的不足，并真正认识到新技术的重要性;第二步是对档案管理人员的知识结构培训，不断提高其个人素养，才能更好的开展档案管理工作;第三步是强化档案管理人员信息技术能力，使其掌握可以满足于机构改革不断发展所需要的技能。其次，引入网络技术人才，招聘新媒体、社交网络等能力强、互联网平台管理、服务认知明确的人才，使传统的档案服务业充分利用互联网低成本、高效率的特点，打破地域、时间甚至行业壁垒，将档案信息服务在新的联盟下（与政府、企业、公众生态圈的融合）实现档案价值的最大化，发挥档案服务的最优化。

2.注重档案宏观管理，落实体制建设规划

面临着档案管理体制的改革，各级档案管理机制应当坚持上级部门领导，逐层分配管理的原则。基于宏观管理的原则，行政档案管理机构要做好体制改革，建议从以下几个方面做起。首先，要注意各个机关事业职权管理，要明确规划档案行政部门管理的各级任务和责权范围，严谨越级管理。其次，档案管理机构改革，档案局编制转到党委中，合并机构要积极直接争取依靠地方政府助力，牢记各级档案管理部门的工作任务，加强档案工作监督，以争取党委领导的重视。再者，建议探索间接管理机制，刺激档案管理视野。基于宏观管理背景，建立引导各级档案部门建立自我约束和激励机制，将档案管理工作和档案生命周期融合在一起，共同改进机关事业单位档案室管理质量。

3.采用宏观管理手段，促进档案宏观管理发展

在机构改革下，档案管理部门应当借助多方面的管理手段，来促进档案管理工作宏观发展。

（1）借助法律手段来强调宏观管理的重要性。首先，在档案管理中，法律可以推动地方法律规章、上级规范性文件以及业务标准制度的制定，用法律这个武器来强制性来完成档案的管理和监督工作。例如借助法律手段，将各级各部门的档案工作联系在一起，体现了地方特色和行业建设特色，明确清晰了档案工作的管理机制、机构人员和工作目标等，最终实现全面提升档案工作人员的执法、监督和管理能力目标。

（2）借助行政手段来强调宏观管理的必要性。我国正处以社会主义市场经济体制发展环境中，可采用一定的行政手段来提升机关档案管理质量，如采取行政检查、处罚、奖励等，进一步保证档案管理工作严谨性。第一，借助行政手段，可以满足宏观档案管理工作改革的积极性。例如，借助各级档案部门经验交流、专业培训、推广建设等途径，提升了档案管理工作执行的积极性。第二，进一步推进档案管理行政手段，可以从以下几个方面入手：①开展创新争先活动，基于省委、省政府的领导支持，各省市可以开展档案工作先进单位、档案管理等创新活动，刺激各个省市区县档案管理工作改革积极性。②发挥模范效应，积极推动地区，行业系统的先进档案工作管理经验，按照国家五年计划和“中国梦”建设发展目标，积极创新档案事业发展，推广档案工作先进经验。③做好档案行政执法管理，要求各级档案管理机构，加强业务合作和档案执法监督，保证档案管理工作科学可行。

4.采用宏观经济手段，促进档案宏观管理发展

在社会主义市场经济体制的改革下，经济手段也广泛运用与档案宏观管理视野中，档案事业的经济手段有以下几点。首先，可采用质量保证金管理法，对于移交档案不合规，不合格单位，在责令整改完成期限后还未完成整改，可扣除部分质量保证金，以保证重点项目的档案资料齐全。其次，将各级单位的档案管理工作任务和奖金挂钩，对于完成及时，核对达标的单位给予奖励和表彰，对于目标不达标或工作态度不佳的单位进行扣除奖金惩罚。

5.采用宏观规划手段，促进档案宏观管理发展

首先，紧抓地市州。对沿海及非沿海地区、山区及平原、基础好与差的地区进行分类指导，促进档案工作平衡发展。其次，抓学会组织。可通过组织沿海地市、非沿海地市、大型企业、事业单位的档案交流组织活动，通过相互学习、互相检查，共同探讨等促进档案工作协调发展。再者，抓企业集团。做好企业档案工作，发挥企业集团龙头辐射作用，将企业档案做好，其能发挥到档案行政管理部门难以起到的作用，促进档案事业带头发展。最后，抓档案工作重点。在纷繁复杂的档案工作中，我们根据各级档案部门的实际情况，确定一段时间内档案局和档案馆的工作重点，并根据各地各部门的原有基础，分层次提出目标要求，每年解决几个重大实际问题，促进档案管理工作加快发展。

6.做好信息化管理建设，立足资源综合化发展

目前，网络信息化建设已经成为我国日常生活建设的重要一部分，信息化的建设丰富了人们的日常生活，提升了人们的生活质量。与此同时，机构改革的热潮也逐渐兴起，档案信息化建设也成为社会的主流标志。机构改革的环境下，网络为其提供了大量的改革思想和发展思路，对应的结构更要紧抓时代建设，顺应网络化建设环境，以此来符合新时代精简改革、创新发展的要求。面对传统的纸质档案存在的问题：（1）档案管理难度大，信息堆积严重，随着时间的推移，数据之间的交互性减弱，档案信息的潜在价值不强;（2）纸质档案管理占据时间长，随着档案管理要求愈加严格，纸质档案的内容愈加仔细，档案管理的内容也更多，空间需求量也越来越多。（3）档案保存有效性受到影响，随着管理时间的延长，纸质档案由于长期暴露在空中，因此会发生泛黄、档案缺失等问题，不利于信息整理和证据保存。

采用信息化档案管理改革，可有效改善以上几点问题，为了保证信息档案管理的质量，机构要实现国家对档案信息多项管理。首先，建议建立完善的档案信息录入体系，合理利用档案资料的科学性，设置不同的信息录入途径如条形码、二维码等，方便信息索引。其次，和IT集成部门建立保密性、隐私性、安全性的数字化储存云端系统，采用这种方式可以保证原有档案安全性，预防后期更改，或数据误删。再者，机构应当建立完善的管理体系，务必将现有的档案建设格局化、针对化，尽量建设成一个责权分明、程序管理清晰、内容针对性强、具有严格监管系统的档案管理机制，将档案信息化管理工作落到实处，惠泽到每一项工作中。最后，做好安全管理，建议储存、设备故障安全保护系统，需要网络系统在建设初期就必须要考虑到此类安全隐患问题的发生，并做好相应的应急准备措施。

尽管如此，我国大量机构的档案信息化管理依旧处于一个初级阶段，为了保证其发挥更多的失效精神，这需要高层领导提升自我重视度，多储备多方面的人才，采用有效的档案管理体系和信息细化系统，不断完善档案的各项管理，实现档案高效建设管理目标。

三、结语

综上所述，在机构改革环境下，档案管理部门的工作内容和工作有了明显变化，建议各级档案部门积极配合上级档案部门，在宏观规划下，不断创新开展档案管理业务工作，帮助行政档案管理机构转型发展。

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