新形势下高校科技管理机构结构改革探讨

王喜梅

摘 要：针对目前科技项目管理过程中存在的管理结构不合理、信息分析和综合能力较弱、动态管理不规范等问题，提出了科技管理机构结构和功能改革的探索性建议，应将科研项目管理办公室按项目执行过程设置，并采用信息管理手段，实现科技项目过程管理的精细化、自动化和规范化，从而保证科技管理档案完整性和系统性，提高科技管理的效率。

关键词：科研经费；过程管理；项目管理；机构改革

中图分类号：G31 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.18.003

自《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006—2020年）》实施以来，随着社会的快速发展，社会对科技的要求不断提高，政府不断加大对科技创新的投入力度，财政科技拨款继续保持高速增长。据全国科技经费投入统计公报数据显示，2006年国家财政科技拨款1 688.5亿元，到2013年达到了6 184.9亿元，这为科技事业的发展提供了有力支撑。以中山大学理工科为例，其科研经费从2006年的2亿元提高到了2013年的7亿元。目前，高校的管理模式已无法适应庞大的项目管理要求，各高校纷纷成立科研院，并采取了大布置，但多数高校的科研院布置徒有虚名，实际的管理结构和功能与以往的科研处没有太大变化，管理过程中存在诸多问题。

针对上述问题，本文分析了科技管理机构的结构和功能，并提出了改革建议，以达到提高科技管理效率的目的。

1 管理过程中存在的问题

1.1 重申报轻管理

课题获资助的情况被视为衡量高校综合实力、科学研究能力和科学管理水平的重要标志，各大高校历来重视科研课题的申请。项目过程管理制度的实际执行效率不高，影响了科技成果的产出。

1.2 项目分类管理不合理

传统的科技管理主要按项目主管单位和项目性质分类管理，一般分成基础研究、计划项目和产学研等。由于项目类别越来越多，项目过程管理的重要环节完全由各类项目管理人员凭经验设定，但管理人员的素质参差不齐，很难使资源管理最优化。项目管理过程中产生的各类文档被分散存储在各个科研管理人员的办公电脑中，难以充分共享。因此，项目管理资料会受到人为因素的影响，甚至有的重要项目文档会因某些科研人员的职位变迁或流动而丢失，影响了工作的延续性。

1.3 项目管理程序烦琐

在项目申报和管理过程中，因处室不同或具体管理人员不同，都会造成管理要求的不同，有时还会出现来自同一上级主管部门的工作通知因内容涉及面广而由不同的业务处室分别发给二级单位，导致二级单位和科研教师应接不暇；有的工作因为涉及管理交叉，衍生出各种名目的审核手续，导致简单的事变得复杂。

1.4 综合管理能力弱，信息化程度低

虽然各大高校建立了各自的科研项目综合业务管理系统，但管理系统并不统一，且系统的综合分析能力差。一些高校的科研统计仍由各业务处室人工核算后交由综合处汇总，没有设置科研管理部门内部动态管理功能，各种管理文件的归档流程比较混乱。

2 管理机构结构改革的基本思路

2014年，国务院按照《中共中央国务院关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》（中发〔2012〕6号）的要求，发布了《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号），明确了“坚持规范、高效”的基本原则。这就要求高校优化管理流程，提高管理的科学化、规范化、精细化水平。

针对目前科技管理过程中存在的问题，本文通过应用科学的管理理念、改革科技管理的结构和功能，制定了一种新的管理模式，可实现科技项目过程管理的精细化、自动化和规范化，保证科技管理档案的完整性和系统性，从而提高科技管理的效率。

2.1 建立项目阶段管理的结构模式

2.1.1 申报管理

申报管理负责各类纵向项目的组织、策划、培育和申报等工作。项目申报统一运作，可集中分析申报要求，保证了申报成功率。

2.1.2 过程管理

过程管理包括已立项的各类项目过程管理和科技档案管理等。各类项目管理过程相似，集中管理可消除人为差异因素，提高了办事效率。

2.1.3 成果管理

成果管理包括项目鉴定、科研论文、科技奖励、知识产权等的管理。其是体现学校成果产出的重要数据来源，集中管理有利于数据的分析和统计。

2.1.4 统计管理

统计管理包括提供科技规划、政策研究、统计分析、信息年鉴编制等工作。所有数据从系统直接读取，不再分别由各原始数据录入者提供，减少了数据因多层统计汇总而产生的误差，提高了工作效率。

2.2 集中处理常规业务

应创新管理模式、成立项目管理办公室、设置对外业务受理窗口，从而集中处理常规业务；规范审批流程、明确审批要求，严格依据审批规则办理业务。所有项目获批后，由申报管理办公室转交过程管理办公室。主要包括以下四大管理业务：

2.2.1 项目过程管理

对在研纵向项目、横向项目和校内基金等项目进行节点管理，具体包括项目中期检查、年度进展（含项目财务执行情况报告）、结题验收（含经费财务审计）、项目后评估和研究计划变更申请等。

2.2.2 合同管理

校内外科技合作协议、四大类科技合同（包括技术开发、技术委托、技术服务和技术咨询）的审核、认定、登记，以及合作纠纷处理。

2.2.3 经费管理

与财务处配合进行项目经费划拨、管理费减免审核（批）、外转经费审核（批）和项目预算调整审核等。

2.2.4 人员及其他信息档案管理

人员及其他信息档案管理包括科研教师职称评定材料审核、项目负责人变更和项目经费聘用人员审批。

2.3 信息化管理平台

应建立科研信息化管理平台，为科研管理部门的领导、科研管理人员和项目负责人提供不同层面的信息服务。

2.3.1 项目信息管理

建立包括科技合同、计划任务书、预算书、年度报告、中期报告、结题报告、经费决算和审计报告等项目的档案资料管理制度。在集中处理常规业务的同时，保存办理业务的相关信息，并与相关项目关联、保持纸质材料存档与管理系统信息一一对应。

2.3.2 内务流程的记录管理

利用学校已建的管理平台，建立部门内部的公文流转、文件、信件收发和各类会议文档信息管理制度，使每一个事件都在系统内形成记录，进而可及时跟踪其进展，并可查询历史事件，最终完善学校大档案。

3 建议

3.1 转变管理理念。

应简化审批程序、提高办事效率；弱化领导的日常事务审批权，使领导从烦琐的日常事务中抽身，有更多的精力进行政策研究和顶层设计。

3.2 完善审批和管理制度，实现程序化

应细化管理流程、规范审批要求，建立审核、复核、确定等审批流程，保证审批的准确和高效。

3.3 加强人员培训，提高业务水平

建立对外受理窗口轮值制、岗位人员流动制，解放管理人员的时间，使管理人员有更多的机会参加培训和学习，以激发管理人员的创新性和积极性。

4 结束语

深化行政审批制度改革是各职能部门的一场自我革命，是对传统行政管理体制的变革和扬弃。高校要转变科研管理职能、规范和正确行使权力、提高行政效率，深入推进行政审批制度改革，切实做好科研服务和管理，实现科研管理部门从“小作坊”到“大集团”的转变。

参考文献

[1]吕红芝.基于学习型组织的高校协同化科研管理结构设置研究[D].上海：上海交通大学，2013.

[2]帅训波，李家庆，葛兰.科技项目精细化管理模式及信息化应用[J].石油科技论坛，2013（3）：24-31.

〔编辑：张思楠〕

Discussion on the Structural Reform of University Science and Technology

Management Institution under the New Situation

Wang Ximei

Abstract： This paper in the light of the problems existing in the current science and technology project management process management structure is not reasonable， information analysis and synthesis ability is weak， the dynamic management is not standardized， proposed exploration of science and technology management organization structure and function of reform suggestions， the office of scientific research project management according to the project implementation process settings， and by means of information management， science and technology project process management of fine， automation and standardization of implementation， so as to ensure the science and technology management file integrity and system， improve the efficiency of management of science and technology.

Key words： scientific research funds； process management； project management； institutional reform