如何做好医院人事档案信息化管理工作

荣玉真

摘 要：医院人事档案关系到每一名医护人员的切身利益，医院人事档案管理工作作为医院人事工作和档案管理工作的重要组成部分，要加快推进信息化管理，使医院人事档案管理工作走上信息化、科学化。本文从医院人事档案的重要性、医院人事档案管理工作信息化管理的优点、医院人事档案信息化管理工作中存在的问题和做好医院人事档案信息化管理工作的对策建议等4个方面，综合阐述了如何做好医院人事档案信息化管理工作，希望通过此文章为同行提供借鉴。

关键词：医院;人事档案;信息化

医院人事档案涉及医院所有医护人员的切身利益，做好医院人事档案管理工作是一项重要的任务。医院人事档案管理工作不仅仅是医院人事工作的组成部分，更是医院整体档案工作的重要组成部分。医院人事档案关系到每一名医护人员的学习、工作、履历、职称评审等重要内容，档案的安全、完整、真实，为医院在了解医护人员的基本情况，培养和选拔使用医护人才方面提供了可靠的参考依据。随着信息化技术的快速发展，信息化技术越来越多的应用到各个领域，其中档案领域的信息化技术应用也相当突出。当前，人事档案管理制度越来越完善，逐步利用信息化技术管理医院人事档案，在医院人事档案的更新、查阅利用等方面极大地提高了效率，并且有力的克服了传统管理模式的各种弊端，从而全面促进了医院人事档案管理工作的科学化。

一、医院人事档案的重要作用

医院的人事档案作为医院档案的重要组成部分，人事档案详细记录了每名医护人员的信息，主要包括个人基本情况、学习经历、政治面貌、工作入职、职务职称晋升、个人奖惩、退休等各类信息，起着重要的凭证和参考作用，对个人和医院来说都具有非常大的价值。医院人事档案对于医护人员来说，涉及到个人的切身利益，每名医护人员的档案都是自己成长进步的记录，更是单位判断个人的有效标准，尤其是在晋升和退休时，档案中记载了个人工作的详细情况，各种奖励荣誉，能够全面的向单位展示个人的工作成绩，方便个人的进步，能为自己的各项工作和成绩提供有力的证据;而在退休工作时，档案中的参加工作时间、是否获得特殊奖励等，直接关系个人退休后待遇的核定，可以说涉及切身利益。

对于医院来说，医院可以从人事档案中掌握每一名医护人员的具体情况，参考人员的工作经历和德才表现，可以作为医护人员晋升和职称评审的有效凭证，为医院正确选拔需要的人才提供参考，一方面能确保在涉及医护人员利益问题方面能公平公正，另一方面还能为医院选出好的人才，为医院的发展提供人才支撑，此外在医护人员办理退休时，可以有效核定退休人员待遇，既可以防止少算漏算，又可以防止出现差错，造成错误，在参阅人事档案的基础上依据档案做出合理的退休待遇。可见，医院人事档案对于医护人员本人和医院集体来说都具有重要的作用，因此，作为医院的档案管理人员要切实做好医院人事档案管理工作。

二、医院人事档案管理工作信息化管理的优点

人事档案作为医护人员重要的参考资料，齐全、完整、安全是对人事档案的基本要求。传统的档案管理模式虽然能满足以上的要求，但是在管理的各个环节中却存在着效率低、工作量大等各种问题，然而利用信息化管理人事档案，则能快速的对人事档案进行收集、分类、排序、汇总、补充和检索，不仅是对医护人员个人利益的维护，也有利于医院人事档案的管理工作。

1.归档材料更加准确、齐全。每一个医院都涉及众多的医护人员，对于医院人事档案的管理人员来说，传统的档案收集模式中收集归档工作十分繁重，并且十分琐碎，每次的收集归档都需要花费大量的时间和人力，稍不注意还会出现各种失误，不仅损害医护人员的利益，也影响了归档的效率和质量，影响档案的真实性和准确性，给以后的查询利用埋下隐患。但是通过利用信息化管理技术，一方面可以做到及时对应归档材料进行传送，还能实时了解归档进度，大大加大了收集的速度和质量;另一方面利用信息计算能力，还能对档案各类材料之间的逻辑关系进行校核，从而提高归档的准确性，防止出现漏归、错归等问题发生，确保做到应收尽收、应归尽归，从而大大提高档案管理工作的效率。

2.档案的保管工作更加安全。传统的档案保管工作，限于档案存储条件，极易出现档案丢失损坏的事件，比如医院档案室的硬件配备达不到规范要求，很容易库房温湿度过高或过低、阳光直射、霉菌腐蚀之类的的情况，这就无形中对实体档案产生严重的损坏。然后信息化后的档案，是将纸质档案完全数字化扫描，只要做好异地或者异质备份，做好网络安全、管理系统维护、信息化硬件设施的管理，则信息化档案就不会受阳光、温湿度等的影响，从而使医院的人事档案更加安全。

3.档案的查阅利用更加便捷、高效。传统的档案查阅利用，需要专人负责手工检索、库房查找、翻阅档案等 ，对查找到的有价值的档案内容，如果需要复制、摘抄，还需要进行借阅摘抄登记等环节，这都无疑中增加了档案管理人员的工作量，而且还会浪费大量的时间，由此可见传统的查档利用工作真的是效率低下。此外，传统的查档模式需要多次接触纸质档案，尤其是涉及需要复印的档案内容，因为档案大多数已经装订成册，每次的翻阅和复印都会给档案带来不必要的损害，如果查阅的内容较多，则会需要大量的时间和精力，尤其是还会出现漏查的现象，导致出现查不到的情况，这就给人事档案的查阅利用带来了极大地不方便。但是运用信息化手段，就会大大提高档案的利用效率，只要做好了前期的收集整理工作，凡是已经存在的档案就不会出现漏查现象，能快速、全面的查阅到所需要的的档案内容，这便会给医护人员自身利用档案带来方便。另外，对于医院来说，在对医护人员的培养、使用方面提供了更準确的第一手资料。

4.档案资源的共享更加容易。传统的纸质档案在共享方面具有天然的弱势，在传统的医院人事档案管理工作中，大多数工作都是由手工完成，档案信息在医院内部共享比较困难。但是信息化管理的人事档案，依靠专业的档案管理系统平台，不仅能完整、全面、准确的记录每一条档案信息，而且还能详细的显示出每一个人事变化细节，也更加方便的在医院内部进行档案资源的共享，使每一名对应权限的工作人员都能够直接共享档案内容，从而避免了反复的出入库房、反复的翻阅，有效减少了对纸质档案的损害。

三、医院人事档案信息化管理工作中存在的问题

当前，信息化技术越来越普及，不仅仅是国家综合档案馆开展档案信息化建设，一些较大的机关单位和院校也已经全面应用信息化技术。在人事档案的信息化管理方面，综合管理人事档案的组织部和人力资源与社会保障局则是为大家开了一个好头，他们的人事档案已经全部数字化，在干部档案审核工作中，优势非常明显，为所在地区的干部管理和提拔工作做出了突出贡献。当前，随着时间的推移，人事档案的信息化管理在各大医院也越来越普及，但是一些地方性医院，尤其是规模较小的医院，人事档案信息化管理依然靠着传统的管理模式。由此可见，人事档案信息化的发展存在着不平衡不充分的现象，对于这些尚未开始进行档案信息化的医院来说，这严重制约着医院人事档案信息化管理工作的发展。

1.对医院人事档案信息化管理工作重视程度不高。重视才会有所行动，当前各大医院领导普遍将提高医疗水平、改善就诊条件放在重要位置，在人力、物力、财力方面都加大了对医疗条件的投入，这无可厚非，因为医院的本职工作就是治病救人，对患者负责才是重中之重。但是有的医院领导却片面的认为在平时的管理工作中，只要管理好医护人员，做好医护人员的晋升就可以，却忽略了医护人员人事档案的重要性，认为医院的人事档案工作过得去就行，没有把人事档案管理工作摆在重要位置，殊不知，加强对医院人事档案的管理是对医护人员负责，是为了更好的服务医护人员，医护人员的利益保障了，医院的各方面管理工作也就保障了，每名医护人员全身心投入医护工作中，医院的整体水平也就提高了。

2.人事档案信息化管理工作的理念缺乏。在一些条件比较差的医院，无论是医院领导还是医院人事档案管理人员，对人事档案的管理还存在着人工收集、整理和手动查阅利用的层次，没能跟上社会发展的进度，仅仅是收集好档案后做好整理，然后存于档案柜中，每次的查阅不仅慢而且还给档案带来不必要的损坏现象，有时由于档案数量太多还不能及时查到，从而影响了利用。管理理念的落后，直接影响了信息化管理工作的顺利推进。

3.檔案管理人员的素质参差不齐。档案管理工作说到底是人从事的工作，没有良好的业务素质就无法做出出色的工作。人事档案的信息化管理更是需要专业的人才，不仅需要具备良好的档案业务知识，还要具备较高的信息化操作水平。但是综合来看，大多数医院的档案管理人员基本上都是年龄偏大，文化程度相对较低的，科班出身的更是少之又少，这就直接影响了档案的管理水平。缺少了信息化档案管理人才，就更谈不上人事档案的信息化管理。此外，医院在医疗知识方面的培训组织开展较多，但是在档案的信息化管理方面组织的很少，有的医院甚至几年都不组织一次，现有的档案管理人员无法接受专业、系统地培训，仅靠自学却很难收到成效。此外，对于各级档案行政管理部门组织的培训，也很少派人参加，致使管理人员失去了学习进修机会。这也给做好人事档案的信息化管理带来了困难。

4.医院配备的信息化设施设备陈旧。由于领导的重视程度不高，导致在档案管理方面投入的资金不足，致使档案所需设施设备的配备也相对不足。尤其是基层的医院，大多数乡镇卫生院缺乏先进的档案管理设施设备，仅仅是满足于有的层面，致使部分医院出现医疗设施与档案管理设备落差极大地现象。现有的档案管理设备陈旧，无法满足档案信息化发展的需要，从而严重影响了人事档案信息化管理工作的推进。

5.档案的信息化管理工作中的安全性有待提高。伴随着信息化技术的发展，计算机网络容易出现病毒、黑客等袭击，这就给档案信息资源的安全带来了隐患，影响了人事档案信息资源的安全。此外，档案管理人员的信息化安全意识相对淡薄，防范意识较差，容易出现管理终端不专机专用的现象，加上档案管理人员限于对信息化管理技术的掌握不熟等原因，容易出现信息失泄密事件，给医院的人事档案管理工作带来极大的安全隐患。

四、做好医院人事档案信息化管理工作的对策建议

作为医院的一名档案管理人员，要从自身做起，努力学习新知识、新业务，让自己适应人事档案信息化管理工作的需要。医院方面也要多措并举，为医院的人事档案信息化管理工作提供条件，使医院的人事档案管理工作早日走上科学化、信息化的轨道，紧跟时代步伐。

1.提高对医院人事档案信息化管理工作重要性的认识。要把人事档案的信息化管理工作纳入重要的工作议事日程，真正做到让“柜子里的信息活起来”;切实加强在人事档案信息化管理工作中的各种投入，一是投入更多财力，为档案的信息化管理购买所需要的的设施设备，确保满足信息化管理的需要，同时安排必要的培训经费;二是投入更多的人力，在人事档案管理工作中，要挑选工作能力强、责任心强、热爱档案管理工作的人参与人事档案信息化管理工作;三是投入更多的物力，配备更加适合人事档案的信息化管理所需的办公用房，尽力满足人事档案管理工作的需求。

2.加快转变档案管理理念。管理理念的转变是做好医院人事档案信息化管理工作的先决条件，包括医院领导在内的所有人员都应加快理念的转变，尽快从传统的管理理念向信息化管理理念转变。医院的医疗水平靠的人才，那么医院的竞争说到底就是人才的竞争，人事档案就是每一名医护人员的参考依据，档案能够反映他们的各方面的信息，为医院做到知人善任、人尽其才提供可靠依据，依据档案充分挖掘医院广大医护人员各自的优势，让每一名医护人员都在最匹配的岗位上发挥出更大的价值，从而推动医院整体水平的提高。

3.提高档案管理人员的档案信息化管理水平。人事档案信息化管理需要的是复合型人才，既懂档案业务，也熟练应用信息化技术。作为医院，一方面要加快人才引进，通过高层次人才引进或者事业编招考等途径，及时填充档案信息化管理所需人才;另一方面要加强现有档案管理人员的培训，积极组织相关档案信息化方面的专家来医院授课或者组织人员外出参加专业培训，以便提高现有档案管理人员的综合素质，使其满足当前人事档案信息化管理工作的需要。此外，医院要为档案管理人员制定合理的激励政策，鼓励他们做好人事档案信息化管理工作。

4.增强人事档案信息资源的安全性。面对网上的病毒和黑客袭击，各医院要严格制定安全管理制度，并严格执行，切实落实好用制度管人、用制度管事的要求，发挥制度的刚性约束作用。此外，对于人事档案管理人员要加强网络信息安全教育，增强安全管理意识，通过规范的操作、严格的管理，来减少安全问题的发生。同时，对于现有的人事档案信息资源，要及时做好容灾备份，坚决防止出现数据丢失等隐患，从而提高人事档案信息资源的安全性。

总之，医院人事档案信息化管理是大势所趋，作为医院和档案管理人员要充分提高认识，加快转变理念，全面推进医院人事档案的信息化管理，使医院人事档案管理工作更加规范化、科学化，从而为促进医院整体水平的提高。

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（作者单位：单县终兴镇中心卫生院）