数字档案馆环境下企业档案员的SWOT分析

孟荫

摘要：针对我国企业档案员在数字档案馆环境下存在的职业发展问题，引入管理学中的SWOT分析法进行深入研究。首先介绍SWOT分析法用于该问题研究的可行性，再对优势、劣势、机会、威胁四个因素逐一分析，然后形成发展、扭转、多元、防御四种可持续发展策略，最后总结SWOT分析矩阵并对企业档案员的职业发展提出建议，使企业档案员摸清职业现状以及所处环境和发展趋势，尽早为日后职业可持续发展做准备。

关键词：swot分析，档案员，数字档案馆

一、 SWOT分析法在本文的可行性

SWOT分析法始于企业管理中的企业战略研究，后来被广泛用于各领域的研究分析中。SWOT即为strength优势、weakness劣势、opportunity机会、threat挑战。SWOT分析目的在于根据描述面临的竞争态势，提出与之对应的策略。本文的进行研究分析的对象是企业档案员，通过SWOT分析帮助企业档案员摸清职业现状，了解所处环境和发展趋势，并为日后的职业可持续发展提供策略。

首先，档案员是具有主观能动性的个体，他们能够控制自己的各项行为，面对分析结论可以自主判断，从而改变现状。其次，数字档案馆环境下档案员存在竞争對手，如计算机相关专业人员是档案部门在数字档案馆环境下所必须的，他们具有很强的竞争优势，经过档案上岗培训后能够胜任档案管理工作。第三，数字档案馆使档案工作方式发生了变化，档案管理和服务转变为在网络环境中通过计算机来完成，企业档案员需要持续花费时间和精力学习新知识和新技术，才能适应新环境下的档案工作。第四，企业档案员面临越来越多数量、不同载体、不同语言的归档资料，以及更加频繁且多样的利用需求。此外，企业是以营利为目的组织机构，档案工作不直接创造经济效益，一旦遭遇裁员潮如何避免被淘汰以及如何寻求出路，档案员应具有危机意识，充分认知自身能力和所处环境。

运用SWOT分析法，首先要分析出内部的优势和劣势因素、外部的机会和威胁因素，再将各因素组合分析，从而得出应对策略。

二、企业档案员的SWOT分析

1.优势分析（strength）

优势是内部因素，企业档案员的优势主要包括以下几点。第一，熟知档案基础业务。对档案的收集、整理、保存、利用这些业务驾轻就熟，在工作中已摸索出规律和经验，能够很好的管理传统载体档案。第二，了解档案库房环境。能够控制好库房的温湿度、管理好安防设施，保证档案实体安全。第三，具备电脑办公的基本能力。能够使用档案管理系统的各项基本功能，工作效率随之提升。

2.劣势分析（weakness）

劣势也是内部因素，企业档案员的劣势主要表现在：第一，缺乏信息技术相关专业知识，难以全面掌握档案管理系统各部分内容的配置、管理、维护、备份、恢复等操作。第二，检索及分析能力不足。在数字档案馆环境下，信息检索以及数据分析能力越发重要，但目前档案员仅具备基础的检索及分析能力，不足以对档案数据库进行挖掘研究和总结。第三，外语能力有待提升。归档文件中包含的外文资料越来越多，档案员凭借自身的外语知识、借助翻译工具能够完成外文资料的整理，若对此类档案文件进行编研则仍需提升外语能力。

3.机会分析（opportunity）

机会属于外部因素，企业档案员的机会有：第一，作为竞争对手的计算机专业人员和企业所在行业人员，不熟悉档案工作的管理程序，对档案的价值和作用认知不足，需要经过较长时间的培训和实践才能胜任当前企业档案员的工作。第二，在国家大力推进档案信息化的背景下，企业档案员能够获得培训机会，学习前沿数字档案知识。第三，数字档案馆环境下，档案部门既熟悉各类档案业务又能够管理数据库和系统并发掘档案数据价值的复合型人才缺口大，谁先掌握技能谁就在竞争中占得先机。

4.威胁分析（threat）

威胁也属于外部因素，企业档案员面临的威胁主要有：第一，在企业中档案员不直接创造经济价值被视为边缘岗位，在工作中容易缺少人、财、物的支持。第二，在企业中档案员薪资水平通常相对较低，由于长期以来形成类似保管员的职业形象难以在短期内改变，因此若想人们意识到档案员潜在的价值并提高其待遇还需要经历较长的时间。第三，大多数机构对电子文件采取“双套制”管理，在这种情况下同一份文件既要归档纸质版又要归档电子版，与以往仅管理纸质档案相比增加了档案员的工作量。

三、档案员职业可持续发展策略

1.SO策略

SO策略即为优势与机会组合策略，是最理想的发展型策略，着重考虑优势和机会，并使二者发挥最大效用。档案员熟悉所在企业的档案基础业务，在传统的档案管理工作中具备丰富的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、统计、利用经验，实体档案是数字档案的重要来源，档案员的工作经验在数字档案馆环境下依然能够运用。档案库房是保存档案实体的地方，档案是以往社会活动的原始记录，档案的扫描件不具备历史性，因而数字档案资源不能完全替代传统载体档案资源。档案员对库房环境的了解有助于控制库房温湿度，使库房管理做到“防火、防盗、防光、防有害生物、防潮、防高温、防尘、防污染”有效保护档案实体安全。上述两点是企业档案员在多年工作中累积形成的经验，是其他职业竞争对手在短期内无法替代的经验优势。企业档案员如今大多数档案员能够使用电脑办公并掌握档案管理系统的基本操作，在我国大力推行数字档案馆建设的大环境下，从各级档案局到各企业都有组织开展档案信息化培训，企业档案员积极参加相关培训拓展自身的知识面，在新时期、新环境下与时俱进，持续提升业务能力。当下既熟悉档案业务又具备信息化技术的复合型档案人员缺口大，企业档案员应充分认识到自身优势，在新环境下把握机遇，不惧竞争与挑战，主动学习档案信息化相关技术，不断提高自身专业素质，结合所在单位实际需求对数字档案资源进行深加工和编研工作，继往开来将传统档案工作与信息化档案工作衔接融合，实现自身职业形象的蜕变升级。

2.WO策略

WO策略即为劣势与机会组合策略，是一种扭转型策略，着重考虑弱势和机会因素，压制弱势因素的效用使之趋于最小，并充分利用机会因素的影响。档案员的劣势主要表现在信息技术、检索分析以及外语能力不足三个方面，目前的劣势因素可以通過参加陪训学习将其弱化。档案员应正视自身的劣势，在发展变化中自我调适，利用单位和社会提供的培训机会主动学习提升自身能力。由于既熟悉档案业务又精通信息技术并且在档案部门工作的人员十分欠缺，信息技术相关专业人员由于薪资待遇等因素在档案岗位长期工作的稳定性较差，而熟悉全部档案业务需要经过较长期的工作实践积累经验。因此档案员经过持续学习补充相关信息技术知识，即使不能成为技术型人员，但可以通过培训学习成为技能型人员或研究型人员。随着档案信息化的建设和发展，各项档案业务都将在网络环境中进行，企业档案员经过学习后，熟练使用档案管理系统，熟知档案数字化加工技术的各个操作环节，发展为技能型人员在数字档案馆环境下可以很好的完成各项档案基础业务，成为数字档案馆运行的基础力量。如今数字档案馆也面临着数字档案长期保存、数字档案信息安全、电子文件的真实完整等问题，因此也需要档案员通过持续学习成为研究型人员，了解国内外数字档案馆发展现状、信息技术发展动态、国家的政策法规和战略等宏观背景环境，同时熟谙单位各项档案业务并明确档案工作的实际需求，把新方法、新技术引入到档案工作中，更新档案管理制度体系、优化档案管理流程，对数字档案馆环境下档案工作产生的新问题提供解决对策。

3.ST策略

ST策略即为优势与威胁组合策略，是一种多元策略，着重考虑优势因素和威胁因素，使优势因素发挥最大效用并使威胁因素的影响趋于最小。档案工作与企业中其他工作不同的主要表现为：档案工作的效益不产生在档案部门，而是分散产生在档案利用者和利用部门。此外，企业对档案部门的投入是明确的、能够清晰计算，但档案工作为企业产出的收益是隐蔽的、是无法清晰计算的。并且，档案从收集到利用再到取得利用效果，必然需要经历一定的时间，这段时间的长短是滞后的、是难以估计的。因此档案工作容易被误认为是无产出的投入，档案员的工作价值也容易被忽视，薪资水平普遍难以提升。现阶段为保证档案真实、完整、有效、长期保存，施行电子文件“双套制”管理造成了重复的双倍的工作量，电子文件纸质副本也造成档案工作的人、财、物成本增加。即使威胁因素显而易见，但我们也应意识到，随着社会的发展科技水平日新月异，电子文件面临的种种问题终将得以解决最终实现“单套制”。社会发展水平提升，社会的档案意识随之提升，重视档案价值、认可档案工作价值会逐步成为一种社会观念。企业档案员应不惧挑战，充分发挥自身优势，提高业务水平并开展档案宣传工作。数字档案馆为简化档案工作手续、便捷档案查用服务、取得档案工作成果，提供了诸多机遇，档案员通过努力提高业务水平，使越来越多的人直接从中受益，可以提高社会的档案意识。档案宣传工作宣传档案、档案工作以及档案员，开展档案宣传工作是档案员自我动员、教育、激励的过程，同时也是扩大档案工作影响、强化社会档案意识的途径。

4.WT策略

WT策略即为劣势与威胁组合策略，是一种防御策略，着重考虑劣势因素和威胁因素，使二者的效用和影响趋于最小。企业档案员面对的劣势与威胁，是在数字档案馆环境这种新环境下工作能力与工作需求不匹配的表现。信息技术知识匮乏导致对计算机操作、网络管理、文字处理、数据存储等方面存在的问题束手无策。检索分析能力和外语能力不足导致无法对囊括多重语言的数字档案资源进行分析和编研，不能将数字档案馆的优势充分发挥出来。被忽视的边缘岗位、相对不高的薪资待遇、双套增多的工作量等外部因素，也导致了档案员缺乏主动学习新知识提高业务能力的积极性。这种消极的策略下，档案员依然要坚持档案工作的基本原则、维持基础业务，遵守档案法、遵循档案职业道德。在日常工作中忠于职守、遵纪守法、公正服务。保护档案的完整与安全，保持文件之间的历史联系，做好档案工作活动的记录。养成良好的职业保密习惯，不损毁、丢失、涂改、伪造、倒卖、赠送档案，不擅自将档案抄录、公布、携带出境，库存档案面临危险及时采取保护措施。并按照规章制度为所有合法的档案利用者提供公正的服务。

四、结语

综上所述，笔者归纳本文SWOT分析的四项内外部因素并总结四种发展策略，得出企业档案员的SWOT分析模型如下表所示。

3、外语能力有待提升。 WO策略

顺应发展自我调适，主动提升自身能力，接受专业培训和继续教育。 WT策略

遵循职业道德，维持基础业务，保证档案实体安全。

如今，传统的档案管理模式早已不能满足如今的工作需求，更安全、更高效、更便捷、更智能、更人性化的管理是未来式带对档案工作的期望。数字档案馆是传统档案馆在大数据时代升级转型的结果，随着智慧城市这一概念的提出，智慧档案馆被视为数字档案馆发展的更高阶段。智慧档案馆不仅对各种载体、各种形式的档案进行管理，还对各类信息进行感知、挖掘、分析，研究形成智慧信息用于提供服务、协助管理与决策。智慧档案馆的核心力量在于智慧馆员的能力，现阶段的数字档案馆并非在取代档案员的职能，而是将档案员转变为智慧馆员的过渡阶段。无论是数字档案馆还是更高阶段的智慧档案馆，都对档案员提出了更高的要求。机遇与挑战并存，发挥优势并弥补劣势，理性认知自我，积极应对时代发展的要求。

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（作者单位：中国船舶重工集团公司第七一三研究所）