新时期人事档案管理信息化建设研究

贺露露

摘 要：随着我国科技水平不断发展，互联网时代已经到来。互联网无论是从信息还是网络方面都已经渗入到了人们日常生活中，并且改变了人们的管理理念。人事档案管理是事业单位管理中的重要部分，因而人事档案管理信息化十分重要。本文以人事档案管理信息化建设的意义出发，找出其中存在的问题，并提出相应解决措施，希望推动人事管理信息化的发展。

关键词：新时期;人事档案;信息化;管理

随着我国经济水平快速发展，人们的生活发生巨大改变，社会面貌也发生相应变化。随着信息时代和互联网时代的到来，不僅为我国各个管理领域带来了革新和机遇，同时也带来相应的挑战。基于此，新时期人事档案管理要想可持续健康发展，就要做好信息化建设，推动单位相关工作长久良性发展。

一、人事档案管理信息化建设的意义

信息化时代到来，足不出户，人们就可以通过互联网了解各种各样的信息资源。人事档案管理信息化，顾名思义，是在人事档案管理中应用现代计算机网络技术，对资源进行管理、处置，为人事档案的使用带来方便和快捷，便于查阅。

1.有助于提高人事档案管理的工作效率

当前社会是一个信息化高速发展的社会，信息成了这个时代最有价值的东西，将各种信息挖掘出来并转变成资源价值就是目前的时代要求，因此对人事档案管理进行信息化的建设是促进其向着现代化发展的一个重要推动力。人事档案信息化管理把静态存放变为动态管理，这不只是提高了办公水平，也将管理理念彻底转变，将纸质变为电子，全面进入数字化操作模式，只有这样，才能减少人事档案管理工作的繁琐流程，利用网络来提高工作的效率。

2.有助于共享人事档案管理的信息资源

信息化时代的背景之下，信息资源已然成为现代市场经济的条件下的一种重要的战略资源，加强信息化的关联效应，利用不同信息交叉管理的应用，能够创造出各种商机，因此对人事档案的管理进行信息化的建设也是促进社会发展的一个重要途径，加密人事信息，推动人才的建设发展，不仅可以使各个单位之间实现信息资源共享，提供更多便捷，相比传统人事档案管理变得更加简单化，高效化，还能够最大限度的发挥出人才的价值，从而更好地服务现代化建设。

3.助于查阅人事档案管理的相关信息

传统纸质的人事档案在查阅时通常要花费很多时间，但是信息化条件下的人事档案管理工作却不再如此。通过计算机对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，极大地发挥出了档案的使用价值。

二、人事档案管理信息化建设的原则

1.灵活性原则

信息建设环节中，灵活性十分重要，不用通过繁杂程序，档案管理员就可自行操作。人事档案管理信息具有灵活性，不仅能减少管档人员的工作负担，还能提高工作效率。

2.安全性原则

信息化建设中，安全性是最重要的但同时也是最容易被黑客攻击的，因而在建设人事档案信息化时，要注重设置防火墙等，保证信息的安全性。同时安全系统建设中，要秉持防止信息泄露的原则，安装高端防护系统，严禁信息泄露。

3.可利用化原则

人事档案管理信息化过程中，要从信息的真正含义出发，从中寻求优质信息资源，保证搜集的信息是真实的、有效的，使信息真正意义上成为有效的信息，保证信息的可利用化原则，提高人事档案管理信息化的工作效率。

三、人事管理信息化建设存在的问题

1.人事档案管理在历史上就没有被充分的重视

我国改革开放以来，各项事业都取得了长足的发展和进步，特别是近些年来，科学文化事业和教育事业都取得了突破性进展，在人才方面也实现了快速的发展，在人才增长呈现井喷式发展的背后，我们对于人事档案的管理却在很大程度上缺乏重视，在管理措施和管理方法方面还是延续传统意义上的老方法，与历史上对于档案管理不够重视的情况相类似，这就在很大程度上导致人事档案管理不能与时俱进，与社会发展不相适应。

2.管理制度不够健全和完善

由于早前对人事档案管理的缺失，导致人事档案管理工作在相对混乱，人事档案管理制度不够健全和完善。虽然有专门部门和相关人员管理，并且也有制度规定，但是没有合理、可行的管理措施;同时由于管档人员信息搜集不准确、不完整，导致人事档案并不能十分正确、完整的保存，不仅影响工作质量，也导致人事档案管理缺乏实效性;我们在人事档案管理所属权的问题上还不够清晰明确，这也是产生此类问题的主要根源;并且我们在制度和立法方面也比较缺乏，特别加上人事档案管理制度的程序十分繁琐僵化，在办理人事档案的过程中特别麻烦，这都是人事档案管理制度方面需要切实有效关注的问题。

3.管理制度实施不到位

随着机关事业单位改革的不断发展，人事档案管理要求必须有完整的管理方案和机制。但是实际执行中不仅没有达到理想效果，机关事业单位对于国家的硬性要求也执行不到位。同时人事档案管理需要与各个部门进行沟通，但是由于管理中缺乏优秀人才，给人事档案信息化管理带来了巨大危机。

4.基础设施不足

人事档案信息化建设中不仅要有足够的信息资源，也要有电脑、复印机等硬性设备。虽然大多单位都有电脑等，但是由于年份久远、操作系统老旧，使之性能大大下降。拥有较好的硬件设施是工作的基本，但是在实际的人事档案管理信息化建设中，缺乏硬性设备，严重阻碍人事档案管理信息化的进程。

5.人事档案信息数据库系统不完善，不重视信息安全建设

当前，我国干部人事档案信息化管理尚在起步阶段，还没有形成统一的规划和标准，数据库的建设缺乏整体性和系统性，数据信息采集不够全面，部分信息录入不准确，信息更新不及时，导致了干部人事档案信息相对紊乱。而且只是在人员基本信息、档案的目录编辑、档案传递等方面实现了计算机管理，信息化程度不高。人事档案信息化网络安全防护方式较单一，没有制定行之有效的应对突发事件的应急措施，还不能很好的适应当下大数据时代的科技发展速度。

6.缺乏专业优秀管档人才

当前事业单位对于人事档案管理人才的培育不够重视，导致很多人事档案管理人员都是兼职而非专职，平均年龄较大，加之档案工作内容的枯燥乏味，从而导致年轻的专业人才不愿意长时间从事这个行业。大部分档案管理人员只掌握了简单的计算机使用知识，对专业程序的操作十分陌生，计算机知识的匮乏，导致工作效率不高，工作受到了局限性。伴随着人事档案信息化改革的发展脚步，我们需要高素质的综合性管档人才来为这个传统行业注入新鲜的力量，优秀的管理人才不积极能使工作快速进行，也能在万千信息中找出准确、有价值的信息，不仅推动事业单位的工作进程，将人事档案管理工作完成得更加优秀，也能使人事档案管理真正发挥好它的作用。

四、人事档案管理信息化建设存在问题的解决措施

1.建立完善的管理制度

传统人事档案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，而导致工作水平得不到长足提高。要进一步提高人事档案管理信息化水平，就应从最基本的制度抓起，建立一个良好的管理制度，让档案管理人员在制度中不断提高人事档案管理水平。

要达到整个人事档案管理信息化更加有效，就需管档人员明确自己的职责所在，在自己职责范围内更加出色的完成本职工作。首先是要严格遵守并不断完善档案管理各项规章制度。根据《干部人事档案工作条例》，结合工作实际，进一步健全完善《干部档案管理制度》、《信息保管保密制度》、《信息安全制度》、《计算机信息维护制度》等制度规定，严格按制度办事，严格执行制度，严禁发生任何失密和丢失档案的现象;其次是要完善人事档案管理信息化检查制度。严格对照标准，定时开展干部人事档案管理信息化工作全面检查，对检查结果及时通报、公开;最后是将人事档案信息化管理纳入年度目标考核管理。把人事档案管理信息化工作列入单位工作要点，明确干部档案信息化工作的任务、目标、措施等，并作为年终考核项目之一，真正使干部档案管理信息化建设工作落到实处。

2.加强基础设施建设

进一步加大对人事档案信息化建设的资金和技术投入力度，满足人事档案管理信息化建设的硬件需求，通过电脑、扫描仪等硬件输入，管档人员可以对人员的相关信息进行整合、分析，利用，从而提高工作效率。当前，电脑老旧是人事档案信息管理不能有效推进的重大阻碍;电脑老旧不仅会导致管档人员工作条件不足，工作效率低下，还会大大打击其工作激情。

若想推动人事档案管理信息化，就要从外部条件给管档人员营造出良好的工作范围，提高管档人员工作激情。更新电脑设备，是建立人事档案管理信息化的必然要求，先进的设备对建立人事档案管理信息化起着至关重要的作用，通过利用设备，管档人员可以开发和利用资源，同时利用电脑也能对档案进行输出，不仅方便工作，也能减少工作中繁琐流程。因此，建设档案管理信息化就必须为管档人员提供优秀的基础设备，同时建立网络管理系统，保护人事档案信息的安全。另外，建立档案管理信息化的目的就是不断满足人们对信息的需求，这就需要利用计算机技术把纸质档案扫描后，进行再分类，通过不同技术手段实现档案信息化保存，之后通过计算机的远程输送，满足人们需求，不仅是人事档案管理信息化真正发挥它的作用，也能提高管档人员对自身工作的认同感。

3.强化档案管理人才队伍建设

当前档案管理人员素质较低也是影响人事档案管理信息化发展的重要因素之一。推动人事檔案管理信息化的过程中首要做的是加强管档人员对当下主流思想的学习，提高管档人员各方面素质水平;再加强相关技能培训，培养一批高素质、具有优秀技能专业人才，双管齐下，共同推进人事档案管理信息化进程。

在提高档案信息管理人员素质时，可以采用集中学习、研讨交流、自学等形式。同时事业单位还可以不定期组织工作人员收看专题讲座，邀请有关领导或专家做专题辅导管理人员提高自己思想道德素质以及专业技能，进行相关讲座时要求工作人员写出一篇到两篇高质量的学习体会文章或报告，自己推动自身发展。但是，事业单位要意识到人才才是发展的第一资源，也是重要的资源，事业单位能否有效推进人事档案管理信息化主要取决于对人才的利用和人才队伍的建设.在开展优秀管档人员队伍建设时，事业单位可以引入竞争机制，通过对比提升人员学习的动力，激发管档人员对电脑实际操作能力和对信息检索能力的提升;除引入竞争机制外，事业单位也可实行“按需培训”的人才培训战略，在培养力度上，要突出加强新理论、新知识、新技能、新信息、新方法的培训;在培养方式上，采取业余和脱产相结合、外培和内培相结合，“走出去”和“请进来”相结合、理论和实践相结合的形式，努力造就一批有真才实学、动手能力强、有实际管理能力的专业人事档案管理人才。

4.加强人事档案信息化网络安全防护

人事档案是对家庭情况工作业绩和个人经历各方面信息的记载，可以说是一个比较完善的个人信息存储库，关系到每个人的切身利益，人事档案信息化网络安全防护工作显得尤为重要。要强化人事档案信息化网络安全防护，首先，要重视网络安全检测工作，将入侵检测系统配备到共享网络设备上，及时统计分析进出网络数据流;其次，要制定行之有效的应对措施，设立安全的访问密码，防止出现信息平台被恶意破坏和攻击的情况出现，信息库的数据要及时做好数据备份，一旦遭受到恶意攻击，可以通过已经备份的资料进行数据还原，避免影响单位人事的内部运转;最后，配备访问控制软件系统或可以通过防火墙技术加强对系统访问的控制，通过以上措施的实施，以加强人事档案信息库的管理与维护。

5.加强部门与各方位之间的协调联动管理

由于在组织或机构中，人事档案管理部门只作为其中的一个部门，有很多的上属机构或同级机构，所以要想保证干部人事档案信息化管理的高效运行，还应当与其他部门建立起有效的协调机制，以此来保证信息化管理的高效性。人事档案管理部门应当加强上下级之间的部门协调与分工，明确各级之间的界限底线，不得越权进行职权干扰。同时每个部门之间应承担起本部门的责任与义务，积极地配合人事档案管理部门的管理工作，使他们进行科学管理的数据收集记录。这种明确的部门管理机制，可以使人事档案管理部门健康的发展，科学合理地进行人事档案信息的采集、使用与维护，形成高效且有序的信息化管理机制。

五、结束语

总而言之，新时期信息化是人事档案管理的根本。工作中，相关事业单位就要紧跟时代步伐，满足当代社会对人事档案管理的要求。要认识到信息化管理的意义，从而从外部条件为管档人员创造良好的工作环境，激发工作工作激情，进一步提高工作效率。同时也要注重提升人事档案信息管理人员的素质，从内部因素提高职工对人事档案管理信息化的认同感，从而不断推动其发展，满足当下人们对信息的渴望。

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（作者单位：四川省内江市戏剧创作研究室）