电子档案在中专学校档案管理中的应用

周冀

摘 要：随着互联网信息与科学技术的快速发展，影响着我们日常的生活与工作。档案作为企业管理的重要内容，传统的管理方式已然无法适应现代社会发展的需求，因此，加强对电子档案的管理，是目前档案信息化建设的重要任务。

关键词：电子档案 中专学校 档案管理

在信息化快速发展的背景下，中专学校档案管理的工作也渐渐的转向了自动化与数字化。本文对电子档案在中专学校档案管理中的特点与用途进行了深入的分析，并结合目前电子档案发展的现状，提出了其相应的解决策略。

一、电子档案在中专学校档案管理中的重要性

电子档案指的是利用计算机对资料进行存储，有效的改变了传统的以纸质档案管理的模式，通过把文字性的资料转化为电子信息记录，提高了档案记录的准确性，同时也易于校方或教师及时读取重要的资料，为后期教学的推进做好借鉴工作。另一方面，中专校方在档案管理方面运用电子档案管理技术，转变过去式运用人工进行管理的方式，减少了重要档案遗漏或资料缺失等情况的发生，促進后期中专学校的教学水平得到根本上的提高。

二、中专学校电子档案的特点及用途

1.中专学校电子档案的特点

电子档案在中专学校档案管理过程中的应用主要包括有电子图纸、电子报表以及电子信息与电子文件等，在电子档案的管理过程中有效的利用了计算机的管理模式，从而实现了档案信息资料的实时共享，同时也便于对档案信息资料的及时查询，除此之外，电子档案在数据传输过程中非常的快捷方便，与传统的纸质档案管理，有众多的优点。

2.中专学校电子档案的用途

（1）信息传输

信息传输功能是中专学校电子档案管理过程中非常重要的一个用途，电子档案可以在传输与数据的交换过程中不受时间与地点的限制，从而可以各个相关机构对档案信息资料的传送，实现点对点的信息交换。

（2）复制功能

电子档案的管理还有另外一个重要的用途复制功能，即在相关部门的日常工作中能够对档案信息资料进行及时、准确的复制，并提供最真实、原始的资料，有效的确保了中专学校档案资料的权威性。当然，其前提条件时，在对档案资料进行保存时，需要按照一定的标准模式进行存储，从而便于后期对电子档案的查找与复制。

（3）直接使用

与传统的纸质档案相比，中专学校的电子档案可以提供非常便捷的查找服务，与此同时，还能够满足于多个用户同时对档案资料的查询与复制。

三、目前中专学校档案管理的现状

1.工作量过大

由于中专学校自身发展的需求，每一年都会有毕业生与新生，从而引起了档案的变化，对于应届毕业生，有的会选择出国留学，有的则会直接就业，复杂的情况为中专学校档案管理工作带来了很多的困难，除此之外，还有一些跨地域的档案变动，对于档案的维护与保存，都需要投入很多的人力与财力、物力，因而为中专学校档案管理过程中的电子档案造成了很多的工作量。

2.电子档案信息化水平较低

虽然科学技术在不断的发展，中专学校档案管理工作过程中，有效的运用便捷性、有效性的科学技术，进行电子档案的管理，但在很多中专学校的电子档案管理过程中，并没有采用现代科学技术，而是依然沿用传统纸质的档案的管理模式，对于现代电子档案管理的模式还没有重视，没有了解到电子档案的便捷与重要性，使得无法在中专学校档案管理中发挥出有效的作用。

3.变动量过于频繁、安全性较差

因学生的毕业与入学，往往会导致中专学校档案在短时间内有大量的输入与输出，从而造成了学校档案变动量的频繁。除此之外，由于在中专学校档案管理中通过计算机技术实现的电子档案的保存与传输，使得中专学校的档案泄漏风险增大，以及互联网很容易受到病毒、黑客等的侵入，影响到电子档案信息的安全性。而档案却属于学校的机密资料，有着非常重要的安全性，不得随意的进行外传与泄露。

4.缺乏统一的操作规范

在很多的中专学校都没有建立起统一的电子档案管理的标准与规范，由于在保存档案过程中存储格式、标准的不统一，从而影响到后期档案信息资料的共享，严重的制约着中专学校电子档案的管理水平。

四、提高电子档案在中专学校档案管理中的方法

1.为电子档案提供安全的网络环境

中专学校档案管理中电子档案的实现，主要是依托于互联网环境与计算机技术，因此，为了给电子档案营造一个安全、可靠的环境，需要对网络环境进行严格的控制。为提高中专学校档案管理中电子档案的安全性，需要做到以下几点。一是要对所保存的电子档案进行实时的更新备份，以免因计算机中毒、网络等问题造成档案资料的丢失;二是要提高计算机存储设备的安全性，对使用的软件与硬件进行定期的升级，并对电子档案进行整理与维护，有效的保障电子档案存储设备的稳定性。三是通过在中专学校档案管理中增加指纹识别、身份核对、计算机开启防为墙与闪电杀毒等手段，来提高中专学校档案管理中电子档案的安全性，以防电子档案出现外泄或者被盗的情况发生。总之，通过对网络环境与计算机的管理与维护，有助于提高中专学校档案管理的安全性。

开展信息化档案管理工作 在“互联网+”时代背景下，释放员工劳动力，中专学校在实际档案管理方面的工作中，通过对当前档案管理工作进行调整、完善，在实际管理工作方面与社会实现共同发展;对于校内管理人员来说，学校内的档案既是复杂的，又是种类丰富的。因此，光靠一个人进行管理，往往会出现数据遗漏、错误等问题，不利于数据的整理，因此将信息化技术与档案管理工作进行有效接轨，以此来保障档案管理工作的有序进行。同时，校方更要注重档案管理人员的培训力度，通过指导人员学习档案管理的相关实践经验，同时更要做到具体问题具体分析，结合中专学校的工作现状，对当前中专学校工作情况进行全面分析。通过对自身发展情况进行分析调整，根据不同情况落实有效举措，与信息化技术现状相接轨，将信息技术模式充分融入当前中专学校档案管理工作中，保障后期中专学校实现有序且稳定化运行。中专校方在认识到信息化档案管理的重要性之后，通过邀请档案管理专业人员为本校的档案管理工作提供一定的指导和意见，与当前中专学校的资料情况相接轨，进行不同档案、资料的分类归档管，重视加密设施的建设力度，为中专学校实施建设单位电子档案库，以保障重要文件、资料不容易出现外流遗失情况。通过信息化技术，帮助资料进行更加全面的收集，纸质的档案资料很容易会因为时间、环境等出现字迹退化、掉色、纸页变黄，而通过信息化技术及时将重要、多样的中专资料进行搜集式扫描，后期保存到重要的电子资料库中，在一定程度上实现档案管理工作的优化处理，进一步提高档案管理的工作效率，中专学校内部档案工作管理人员通过运用信息化技术将过去的档案管理模式进行创新、完善，将后期产生的资料、数据进行全面量化考核，产生的数据通过信息化管理方式实现自动化归档、整合至上报。从多方面实现档案管理工作自动化，既节省了人力资源、减少了遗漏数据的产生，实现高效管理。

2.加强对电子档案的规范性操作

通过对有关电子档案操作规范的制定，有助于中专学校的档案管理走向规范化，杜绝了操作过程中风险的发生。首先要对电子档案的操作人员进行岗前的业务技能培训，并强化电子档案管理的安全意识与重要性，培训他们树立良好的职业道德思想，通过对电子档案管理操作流程的熟练掌握，避免在工作中出现错误与漏洞，提高中专学校档案管理水平;其次，在中专学校档案管理中引入电子档案，要建立起健全的规章制度，例如常见的有档案的总结制度、身份识别制度以及信息加密的措施方法，从而有效的保障电子档案在管理过程中的规范性与安全性;另外，在具体的中专学校电子档案管理工作过程中，要不断的完善电子档案的管理制度，从而使得中专学校电子档案管理工作向统一规范化发展，例如对所在存储的档案文件进行分类、统一的登记管理，从登记、记录、分类、存储、操作、处理等多个流程都进行规范化的管理，有效的杜绝在电子档案管理过程中出現信息资料外泄或登记错误的情况发生，同时还要做好电子档案后期查询与加密的管理工作。

3.加强数据库的建设在中专学校档案管理

强化数据库的建设力度，是促进中专学校档案管理工作得到推进的根本举措之一。通过对过去式传统管理方法进行全面化调整、完善，为校内档案管理工作建设数据库模式，方便管理人员通过数据库使用互联网技术，促进档案资料管理工作与信息化技术之间进行高效性融合，实现互联网档案管理的高效运行。同时，中专学校更需要从当前自身发展情况出发，结合实际情况，进行档案内容和相关数据等方面的管理工作;与信息化社会实现多方面接轨，为校内资料管理工作构建构建信息化管理平台和管理部门，通过运行高效的信息技术工作，无形中推动中专学校在档案管理工作方面的有效、科学化运行。另一方面，通过为校内资料管理建设相应的数据信息库，方便管理人员及时查看重要学习资料，便于利用信息化技术对重要种类、重要区域的档案资料进行有效、便捷的整合，无形中促进中专学校在档案管理工作方面的工作效率得到根本上的提升。

信息化技术连通整体学校不同区域部门的档案资料，是实现部门内相互交流、相互沟通的“纽扣”。在信息化技术的鼓励、支持下，中专学校内部实现不同区域部门共享数据信息库档案资料，在沟通学习、交流中，加强对于自身区域性工作能力的调整、完善力度，沟通研究中促进网络资源实现共享，使中专学校档案信息的开发利用更为便捷。利用网络资源的信息量丰富，内容巨多等特点完善中职学校的档案信息管理，加强中职学校档案管理的数据库建设。

4.提高中专学校的软件与硬件的管理

在中专学校档案管理中实现电子档案主要依靠现代科学技术，从而达到信息的传递与存储，因此，在进行电子档案管理赛程中，要不断提高学校计算机网络技术，并根据学校档案的具体情况，选择与之相符的档案管理运用软件，促进电子档案管理的安全化运行。在具体的管理过程中，一方面可以对整理保存的电子档案进行备份，并通过刻盘的形式把电子档案永久性的保存;另一方面则可以选择比较完善的电子档案信息管理系统，通过完善其相关的安全保护制度，提高中专学校电子档案管理的安全性。总而言之，在中专学校电子档案管理的整个流程中，既要注重对软硬件的更新与维护，同时还要对网络环境安全性的控制，从而保障中专学校的电子档案管理能够安全的发展。

5.提高对档案安全的重视力度

在信息化、无纸化办公化的形式影响下，既在一定程度上方便了办公工作，又在实际工作中带来不少隐患。档案保密管理是管理中的重点问题，尤其是单位的档案管理的保密性，对中专学校的后期发展运行起到了关键性作用。因此，管理人员要提高对于档案的重视力度，从档案管理工作的源头出发，实现管理工作的有效运行。

校方方面，要时刻安排专业技术人员落实资料强度，加固门窗结构，以此达到档案管理的保密工作。在档案室内要完善消防系统及通风系统，减少因环境因素导致纸质资料出现黄页、腐蚀等情况。提高档案管理人员对于档案管理的重视意识，落实管理制度的完善性，以此达到规范力度。

中专学校的管理人员更需要设置档案管理系统的访问权限，比如依据不同职能部门的工作等级，实时设置相应的档案资料查阅权限，从而避免重要档案资料出现泄露问题，落实规范档案管理措施，减少此类情况的发生。通过进行相应资料应用的加密技术和备份技术，以此保障资料的安全性规范。

6.提高电子档案管理操作人员的专业水平

电子档案管理操作人员的专业水平直接影响着中专学校电子档案管理效率与质量，因此，在具体的电子档案管理过程中，要对操作相关人员进行科学、严格化培训，培养相关人员熟练掌握电子档案的操作管理能力，根据中专学校具体的实际情况，既要对档案管理人员进行计算机与网络技术的培训，又要提高他们的档案管理业务，通过提高档案管理人员的综合素养，满足于现代社会电子档案管理的需求。因此，要通过多个渠道加强对管理人员的培训力度，影响管理人员树立安全隐患意识，为后期适应档案管理信息化工作打好基础7，同时还可以通过薪酬、福利等优惠政策引进高素质人才，最终提高中专学校电子档案管理的水平。

互联网信息技术快速发展的环境下，中专学校档案信息化已然成为了档案管理过程中重要的一部分，通过电子档案的引入，可以有效的对档案资料进行详细的记录与备份，并满足于后期的准确、快速的查询与复制。因此，在中专学校档案管理过程中，要加强对电子档案的重视，并通过对计算机、网络技术的管理与维护，以及对管理人员的培养，促进中专学校电子档案管理的规范化与安全性，有效的保障中专学校电子档案不外泄、不被盗取，最终提高中专学校电子档案管理水平。

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（作者单位：江苏省连云港中等专业学校）