中专学校档案管理的信息化及科学化建设探讨

摘 要：档案管理工作是中专学校管控工作体系之中的关键构成，对于中专学校的办学成效以及人才培育具备十分关键的价值与作用，在科学信息技术的时代环境之下，中专学校档案管理工作也应该积极顺应时代的发展进步特性，应用合理举措进行档案管理工作的科学化与智能化建设工作，为中专学校在全新的时代之中更进一步发展提升垒实基础。基于此，下文将对中专学校档案管理信息化的建设重要性进行分析与阐述，并对当前时期中专学校档案管理工作开展进程中存有的缺陷与不足进行全面分析，最后提出档案管理工作信息化的举措，希望通过本文的研究，可以为相应从业者提供些许建议与思路，并为我国中专学校档案管理领域做出自己的贡献。

关键词：中专学校;档案管理;信息化

中专学校每一年都具有数以千计的在校教师与学生，而教师与学生们每年也都会展开大量的教学研究活动以及科学研究项目，如此巨大的人员组成以及项目组成，为学校的档案管理工作增加了很多的压力。并且有一部分档案具备历史作用以及价值意义，有些档案实效性较强，经常被人查询阅览。在时间的持续推进与累积之下，档案数量越来越多，其工作量以及工作开展困难程度也在持续提升，过去的档案管理模式已经没有办法适合应用在当前时期，中专学校急切需要创设信息化档案管理方式，从而有效顺应全新时代的发展需要。下文将对其展开分析与阐述。

1 中专学校档案管理的信息化建设作用

作为培育提升各种类型专业技术人才的学校，中专学校档案关系着学校成立以来的各项重要事务的资料信息储存，也关系着一部分学术类别的研究成果以及教师与学生们实际学习生活的情况资料等。内容十分繁杂多样，过去的档案管理工作模式具备了档案收集、档案储存、档案查询等流程，在档案收集的进程之中，因为需要经由多个部门的审核批阅以及流通，导致档案管理工作的成效与质量较低，还关联着多个部门的工作人员，实际操作起来无法避免会产生失误的情况，档案的质量也没有办法获取高效保证。在教师与学生展开档案查阅的进程之中，不单单需要相应手续办理，同时也应该展开重复查阅以及比对，才可以找出想要获取的资料信息，这一进程是十分琐碎复杂的，所耗费的时间也相对较长，有很多人因为档案查阅成效较差，而选择在互联网之中展开资料查询，这也使得中专学校中的大部分档案无人理会。而中专学校之中的档案作为学校的核心所在，不单单是长时间以来教师与学生的智慧凝结，也是学术领域的宝贵资源，为了顺应全新时代下科学信息技术的前进与发展，为了为中专学校中的教师与学生提供更加便捷快速的查询阅览条件，为了使得中专学校的档案管理工作进行更加规范科学，学校应该关注重视档案管理工作的科学性建设，应用合理高效举措进行管理控制，推进学校档案管控质量与层次，提升中专学校档案应用成效。

2 现阶段中专学校档案管理工作现状

2.1 档案管理类别混乱

中专学校档案管理工作属于一项具备体系性以及繁杂性的工作，所包含覆盖的内容十分多元，类别多样，需要全方位地、合理地对其展开分类管控。但是在实际进行的工作之中，很大一部分中专学校在档案管理工作开展进程中存在种类混淆不清晰的情况，这十分不利于中专学校进行一致性的类别划分管理，有一部分中专学校在档案管理工作之中缺少合理高效的思想理念以及系统化管控意识，在处理不一样类别的档案进程中，通常会应用过去陈旧的混合放置管控模式，缺少科学的类别划分，这些都不益于档案管理工作的有效进行。档案管理的功能以及作用也没有获得高效显现。除此以外，有一部分中专学校在进行档案管理工作进程中，很多教学方案、影音资料等也没有放置进档案之中，这不单单会使得档案资料不完备，也阻碍降低了档案管理工作的体系性，因此必须应该强化中专学校档案管理的科学化构建，保障中专学校档案管理工作的高质量。

2.2 档案管理模式不合理

中专学校档案管理整体工作的进行不具备体系化与合理性的管控举措，这是很多中专学校档案管理工作需要优化革新之处。管理模式的不完备，使得档案管理工作繁杂无序，限制降低档案管理工作的成效与质量。一来，很多中专学校领导人员对于档案管理工作的重要作用认识程度不足，档案管理工作所进行的硬件条件相对较低。二来，档案管理工作者的个人素养以及职业能力较差，在档案管理工作进程之中并没有展开积极有效的方式进行创新，导致中专学校档案管理工作进行成效较低。

2.3 档案管理手段落后

中专学校的档案管理工作开展手段十分陈旧单一，与现阶段科学信息技术时代背景之下的中专学校创新发展需要不相符合，这也是现阶段中专学校档案管理工作之中存在的最关键缺陷之处。信息科学技术的发展，使得档案管理工作逐渐向着智能性、科技性的趋势前进，档案管理工作的科技化构建不单单可以有效降低档案管理工作之中所需要的人力资源、物理资源投放，还可以极大程度推动档案管理工作成效。档案资料信息库创设、互联网科学技术的使用等都应该被引进中专学校档案管理工作中，但是这些在当前时期的中专学校档案管理工作中并没有被最大程度利用起来，管控模式陈旧单一，需要革新与整改。

3 档案管理信息化建设措施

3.1 借助科学信息技术创设中专学校信息化档案管控平台

互联网科学信息技术是科学系统的关键构成，在科学时代环境之中，互联网技术也在社会中各个领域的发展进程之中获取了大范围普遍应用，在全新时代之下，中专学校档案管理工作也应该积极利用互联网科学技术所具备的优点，创设档案管理的信息化平台，切实提升中专学校档案管理工作的质量。在借助互联网科学技术创设信息化档案管理平台的进程之中，应该做好以下几个方面的工作。首先，档案管理工作者应该对于中专学校档案管理工作的现阶段进行状況展开全方位掌握与理顺，包含档案管理工作进行的对象、工作内容以及工作开展进程中存有的缺陷与不足、档案类别划分等相应内容，为档案管理信息平台的构建做好基础性的调查工作。其次，中专学校的管理人员应该意识到信息化档案管控平台建设对于学校管理以及学校未来发展的重要作用与价值，在人力资源、物力资源以及财力资源等方面提供相应的支撑。再次，应该聘请专业能力较强的互联网平台建设工作者对于档案管理工作所具备的特性以及档案管理工作优化需要等，进行档案信息化平台的构建，确保档案管理信息化平台创设的合理性与科学性。除此以外，档案管理者应该切实做好平台之中数据信息的资源整理工作，例如，档案的种类、档案数量等，为信息化平台内容建设提供稳定可靠的资料支撑。最后，档案管理信息化平台应该与中专学校之中的网络展开合理联结，为中专学校之中的广大教师与学生档案资料利用、查询阅览等提供信息化服务。这里需要重视的一点是，必须确保档案管理信息化平台的网络安全，实现档案管理工作具备一定保密程度，相关的互联网安全工作必须进行到位，这样才可以切实显现出档案管理信息化工作平台构建的价值。

3.2 做好电子档案收集与完备

纸质模式的档案是过去时期之中很多中专学校档案管理工作进行的关键渠道，在推出提倡科学性以及智能性进行档案管理工作的大环境之中，中专学校档案管理工作者必须应该做好电子档案的整理以及收集等相应工作。一来，应该积极创设中专学校档案管理信息资源库，依据档案资料的内容、种类等对数据资源库进行完善充实，除了将纸质模式的档案资料展开相关的电子性转变以外，还应该全方位收集以及整理相关影响、图片等资源信息，完善电子档案的类别以及内容。与此同时，还应该将纸质模式的档案以及电子档案展开相互对接处理，及时发觉电子档案之中存有的缺陷之处与不合理之处，对电子档案展开相应完备与补足，保障电子档案管控的全面性。其次，电子档案管控应该对科学性管理平台相顺应，从而便于推进电子档案的查询阅览与应用。当然，电子档案的收集以及整理工作对档案管理者的个人水平、职业素养等都提出了较为严苛的标准，在工作量巨大、工作内容繁杂的状况之下，中专学校档案管理者应当严谨细致地进行档案管理工作。

3.3 确保档案管控电子设施使用合理性

中专学校档案管理的信息化建设无法脱离相关的电子设备，可以说，先进高效的电子设施，是中专学校档案管理信息化建设以及进行的关键基础。因此，中专学校应该关注重视电子设施引入的合理性。详细来说，档案管理工作所需要应用的电子设施主要具备以下几种：第一种为经常可以见到的也是最为基础的计算机设备，这是电子信息档案创设、档案管理信息平台搭建的重要设施支撑。第二种为打印机，这主要是为档案资料的使用提供打印服务而预备，借助打印机可以将电子档案转化成为纸质模式的档案，这样不单单可以减少档案丢失的频次，也可以符合档案使用人员的需要。第三种为扫描仪，借助扫描仪这一设施可以将纸质模式的档案转变成为电子化档案，确保档案信息的真实性与完善性。除了上文所提到的三种设备以外，移动硬盘、光盘等也都属于经常可以见到的电子设施。中专学校应该为档案管理工作配备齐全的工作设施，为档案管理信息化工作的进行提供稳定可靠的设施支撑。

3.4 合理进行档案管理类别划分工作

在上文之中的分析中提到过，很多中专学校在档案管理工作开展进程中存有类别划分混乱、管理无序等情况，因此，在信息技术基础上所进行的管理工作，要想确保中专学校档案信息管理的合理性，就必须应该依据电子档案的类别与属性，对档案展开科学类别划分。详细来说，管理者应该合理利用互联网科学技术管理平台，依据电子档案所具备的属性，将不同的电子档案属性归类到不同的平台种类目录之下，为中专学校之中的教师以及学生快速查询阅览电子档案提供相关的档案目录索引，对于中专学校的进步与发展具备十分关键的价值。需要提升关注的是，在档案类别划分的前提之下，还应该做好相关档案备份工作，经由移动硬盘、U盘等模式，对于档案资料内容进行备份处理，确保档案资料以及信息数据保存的完善性与合理性。

3.5 注意人才培育

在展开信息化建设的进程之中，各个行政中专学校必须认识到高素质人才在推动科学技术应用方面所发挥出来的关键价值与意义，因此就应该积极设计规划相应的福利政策来吸引具备稳固信息技术能力、掌握科学技术的高素质人才，需要重视以下几个方面：

第一个方面为中专学校为了持续发展目标的达成，应该积极引入优秀的档案管理人员。这些档案管理者不单单应该具备扎实的档案管理管理水平，还应该具备较强的信息管控水平，可以掌握科学技术并合理应用，并对相应数据展开高效分析与处理，从而更加优异地胜任档案管理信息化创设与科学化构建的需要。

第二个方面为强化在职人员的信息技术培训，不一样的中专学校应该依据自身档案管理系统建设的进度以及完备程度来设计规划相应的培训方案，应该在实际培训的进程中把控实际状况，依据所存有的共同问题提出相关处理措施，从而实现档案管理者更加有效地具备相应知识，更好地推进档案管理者使用信息化软件的能力。

第三个方面为提升科学技术的投放强度，信息化管理工作的进行需要软件与硬件体系支撑，因此，各个档案管理中专学校应该强化资金费用投放强度，配备先进科学的计算机设施，开发操作软件，同时在项目管控进程中应用科学手段。

结语

档案管理工作作为中专学校管控以及未来发展进步的关键构成，对于中专学校的教学活动、发展进步都具备十分關键的价值作用，在科学技术信息时代之下，应该严谨完善探索研究现阶段中专学校在档案管理工作之中存有的缺陷与不足，在信息科学技术的基础之上，通过互联网信息技术，完备电子档案，做好档案管理工作的类别划分与规整，与此同时完备档案管理的信息化建设硬件条件，提高管理工作成效质量，推进中专学校在信息技术时代下高质量前进发展。

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作者简介：赵吉鹏（1973— ），男，藏族，甘肃临潭人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。