高校档案网络管理系统安全及应急方案研究

饶继红

摘 要：高校档案网络管理系统的建设对促进数字化校园建设，提升高校档案管理效率有着非常重要的作用。在高校档案网络管理系统下，不仅可以为高校提供便捷的档案信息管理支持，还可以加强高校教育、科研和管理信息的收集、整理和分析工作，从而为高校做出正确发展决策提供充足的信息支持。因此，高校档案网络管理系统被广泛应用到了档案管理中。但同时，高校档案网络管理系统也存着一些信息安全问题，例如安全管理机制建设不完善、安全风险防范意识不强等从而导致信息安全问题发生。就此，本文就高校档案网络管理系统具体安全管理措施以及应急方案做了详细探讨，希望可以为高校提供切实可行的档案网络管理经验。

关键词：高校档案;网络管理系统;信息保密;应急方案

随着互联网技术、云计算技术的不断发展和深入应用，高校档案管理也朝着数字化、信息化以及智能化方向发展。通过有效应用信息电子技术，为构建起档案网络管理系统提供了极大支持。同时，在大数据背景下，高校档案网络安全管理要求也不断提升，因此开展高校档案网络管理系统安全及应急方案研究有着一定的现实意义。

一、高校电子档案网络安全管理的重要意义

1.在我国高等教育院校中，电子档案的主要内容有以下四方面共同构成：一是高校历届学生成绩及学籍档案，包括学生往年学籍记录、日常考试成绩、在校期间所接受的奖励和惩罚记录。严格来说，高校学生的电子档案包含着非常私密、大量的个人信息，除了相关教师可以查看外，任何非学生直属教职人员都没有权利查看学生的个人档案信息，且没有任何人有权利更改档案信息;二是高校教职人员人事档案信息，包括教职人员受教育背景、毕业院校、职业履历、在职期间所获得的奖励的惩罚记录等。此类档案信息对于高校教育组织机构来说有着非常重要的作用，这也是高校教育组织的一种人力结构体现。同时，高校教师人事档案也是保障自身稳定发展的关键，因此加强教师人事档案的加密和管理也就成为了高校档案网络安全管理的重点;三是高校教职员工及学生历届科研成果档案资料。这类档案信息是高校重要教育和经济资产，充分体现着高校长久以来投资教育的回报;四是教学及实践活动档案资料。这类档案资料详细记录了所有教学活动相关事宜，其教育内容和意义可以为后续各类教学活动的开展提供有效的经验借鉴。

2.高校档案是高校文化传承与发展的重要载体，每一所高校成立之初必有相关档案记录，作为高校办学过程中的第一手的历史档案资料记录，随着高校不断的完善与发展，相伴而生的是档案的不断增加与积累，档案资料也是是学校发展历程的重要基础传承。并且所有的记录在线的档案不仅是学校活动的产物，而且可以为全校师生所利用，进行查阅调档咨询。高校档案也是每一所高校历史的积淀，是宝贵的文化财富，对于文化记忆与传承有深远的意义。档案文化作为一种记忆文化与存史文化，对保护高校的文化特性意义重大。1992年，联合国教科文组织发起了世界记忆工程，关注的是文献遗产，其中就包括珍贵档案。这不仅体现了档案是文化记忆与传承的重要载体，还对于各类高等院校有着极其重要的启发意义。

3.高校档案是高校文化记忆与传承的助推剂。高校档案完整记录了每个高校的发展变迁，涵盖了高校教学、科研等方方面面， 高校档案是一个巨大的数据资料信息库及数据资料资源库。档案不仅是高校文化记忆与传承的重要载体与媒介，以原生态的方式记录历史、传承文化。而且，在对高校档案进行充分挖掘和研究的基础之上，利用档案所承载的史实，对档案进行有针对性的深度开发利用、编研修志，可以形成文字、图片、口述、声像等多种形式的编研成果。这些高校档案的编研成果 不仅使得高校文化的内涵更加丰富，也是高校文化精华之所在，而且为高校文化记忆与传承添砖加瓦，推动了其创新、发展与升华。

二、高校档案网络管理存在的安全问题

1.档案安全管理意识薄弱

高校档案管理信息化建设过程中，管理方面存在漏洞也是较为常见的问题之一。首先，高校对于档案管理信息化建设工作没有制定出合理且具有前瞻性的规划， 也没有进行构建建设管理组织，在这种情况下，高校档案管理运行建设的项目自然而然也就缺少技术能力、资金水平、政策等多方面的支持。其次，高校在档案信息化建设与管理的过程中，还存在着盲目建设等问题，具体而言在档案信息化建设过程中不重视投入产出比，在筹备过程中购置了大量的高新技术设备，这也就造成了不必要的浪费。最后，高校档案信息流通方面的问题也一直是信息化管理过程中的问题之一，例如，各类档案信息不够平衡、档案信息加工不够及时、档案信息数据应用不够合理等多方面。

在高校档案网络管理中，一些档案管理人员由于自身安全管理意识较低、网络安全防护技术低等因素，很容易出现无意识侵权或档案资料丢失等问题。此外，很多高校档案网络管理人员职业道德和计算机水平参差不齐，他们想要开展档案网络安全管理工作，但也因为不良操作导致电子档案信息损坏，从而造成较大的档案信息安全风险。

2.安全技术应用不够成熟

高校档案信息化管理过程中，管理技术不够先进也是较为显著的问题之一。在构建档案信息网络体系、明 确相关技术标准以及构建网络软硬件环境时明显缺少对信息技术的判断能力，在选用相关系统的时候，管理工作人员也缺少前瞻性，没有对信息技术发展轨迹展开合理的预见，这也就无法保障信息网络系统在今后工作中的应用，档案管理工作可持续发展性无从谈起。

传统高校档案管理工作方式经常会面临着数据信息量较少、数据信息收集不全面等特征。在大数据时代背景之下，数据信息丰富，来源多样，信息传输实效性也 较强，能够有效满足高校对于各种信息数据的需求。从档案网络管理技术上分析，高校档案网络管理还存在安全技术应用不全面、不成熟等。一方面，信息技术包括电子档案信息的整理、数据库构建、信息录入、修改、排序、统计等内容，若出现以上信息安全问题，则会影响整个档案网络管理系统的稳定性，这就使得档案信息在使用过程中出现数据丢失或存储失败问题;另一方面，从高校档案网络管理系统中互联网技术层面分析，在互联网技术支持下可以实现对档案系统远程操作管理和控制。但实际上，进行远程管控也容易出现一些安全风险。例如传输协议不安全，使得信息收到劫持;外通道不稳定，导致档案信息使用过程中受到黑客入侵。因此，從目前来看，我国高校档案网络管理系统相关安全技术仍然不够成熟、完善，这无疑会威胁到档案信息安全。

3.法律制度建设相对滞后

我国档案网络安全管理目前主要依据《计算机信息网络国际联网保密管理规定》以及《计算机安全保护条例》等法律制度开展的。但是，现有法律制度无论从内容还是制度建设上都相对滞后，完善度和约束力较低，尤其是针对一些档案电子信息安全管理细节内容上讨论非常少。现有法律制度虽然在一定层面上可以作为一些电子档案侵权行为的处理依据，但要是从档案网络安全问题、档案信息整体管理保护诉求等方面存在明显不足。尤其在如今信息技术、计算机技术飞速发展的背景下，高校档案网络安全管理面临着更为研究的问题，这逐渐凸显出了相关法律制度的严重滞后性，若法律制度无法与时俱进，加以优化和完善，那么就会阻碍着高校档案网络安全管理系统的有效建设与发展。

管理制度体系不够完善也是信息化管理过程中存在 的问题之一。档案管理制度体系不完善，促使电子档案 收集、归档、整理、存储与利用等一系列工作不够规范。为此，高校档案管理过程中，一定要积极构建电子 文件归档管理制度、移交制度、维护制度，电子档案利 用、鉴定、保密等制度。除此之外，在高校档案信息化 管理过程中，因为各方面原因这一项工作也尚未有效落 实下去，档案管理信息化工作没有及时纳入到单位规章 制度以及工作流程之中。

三、高校档案网络安全管理的有效策略分析

1.加强高校档案网络安全管理人员的安全服务意识和水平

一是要求档案管理人员要具备专业、良好的工作意识，在始终保持工作积极性和热情的同时，提高档案管理人员的信息安全保密意识，这对降低内部人员因素引发的信息泄露风险有着一定的作用。二是要求档案网络管理人员不断提高自身的专业能力，并在实际管理工作中做到“一专多能”，使其在复杂冗多的档案信息中准确查找到安全问题，从而提高档案网络安全管理水平。

2.建立健全档案网络管理制度，提高档案信息系统安全水平

首先，高校档案网络管理部门及负责人员可以依托目前已有的档案信息资源，从而不断完善档案网络管理标准、规范，使得日常档案网络安全管理工作有章可循，做到规范管理;其次，高校要结合自身信息化工作情况，明确档案网络管理流程，建立起科学的档案信息安全管理工作机制;其次，高校可以制定起完善的档案信息工作制度，明确每个职能部门及管理人员的责任，结合合理的奖惩制度以及考核制度，将档案网络管理水平纳入到职工年终考核中，在起到監督作用的同时，也能激发管理人员的档案网络信息化管理创新意识和创新能力。

3.高校档案网络管理系统技术保障方式

（1）主机及客户机网络安全保障

在高校档案网络管理系统中，操作系统安全作为档案信息安全最基础的保障，因此主机和客户机必须要使用安全性高的操作系统。现如今，在网络信息攻击活动的深层次发展下，往往漏洞较多的操作系统更容易受到攻击。因此，高校在建设档案网络安全管理系统时，必须确保客户和服务器本身的安全、稳定性，同时还需要定期扫描和检测网络系统漏洞及档案网络管理系统配置情况，及时发现安全隐患，保障档案网络安全。其中，防病毒技术作为专用的防病毒软件，通过不定期频繁扫描与检测客户机与主机上的档案文件信息，可以及时发现、诊断和消除计算机网络病毒。此外，除了要加强预防单机病毒外，还需要相关管理人员利用网络平台对网络上所有机器设备进行监控，在扫描客户机过程中及时排查病毒，从而做出相应的管理和控制。

（2）用户信息安全保障

在信息安全技术飞速发展的进程中，现代密码学应运产生，且逐渐成熟和完善起来。如今，现代密码学不仅应用于信息保密加密上，也可以有效运用于解决信息的可用性、可控性及完整性。可以说，密码是保证信息安全，解决信息安全问题最有效的技术手段，而密码技术则是信息安全的关键技术。在高校档案网络管理系统中，为了防止核心档案新的泄露，在应用档案信息安全各类技术和手段过程中，可以重视起密码技术的应用。例如，可以从以下几方面对密码技术进行应用：一是保证用户密码强度符合高校核心档案网络安全管理等级;二是定期更换和加密核心密码。总之，现代化密码技术是高校档案网络安全管理非常直观、可靠且经济的一种保护手段，可以进一步加强应用。

四、高校档案网络安全应急管理在这整个管理系统中起着至关重要的作用

1.高校档案网络管理负责者要根据校园实际情况建立起档案应急管理方案，并定期组织管理人员开展预演和应急培训，以此提升档案网络管理人员的危机处理能力。在档案安全应急管理过程中，学会优先保护重要的、珍贵的档案资料，并及时做好备份和异地存储。另外，优化高校档案网络安全管理人力资源安排配置，根据灾害具体情况指定给针对性抢救措施，并设立专门的档案抢救小组，指挥具体的抢救工作，做好损失控制，提高档案安全性。

2.设置容灾备份保障。高校档案作为非常重要的信息资源，还应满足在任何不可控环境下，要求档案信息不丢失的管理原则。因此，除了要保障高校档案网络管理系统安全外，还应加强高校档案容灾备份中心的建设。容灾备份中心作为高校档案信息化最后一道防线，应将其与档案网络管理系统进行物理隔离。容灾备份中心可以采取独立的网络安全系统，实施双机备份，并要求高校档案网络管理人员定期将档案信息采集到容灾备份中心中，从而防止档案丢失和数据损坏等情况发生。

3.在灾害发生结束后，高校档案网络管理人员要进行复清工作，及时清点档案资料损失，处理好受灾档案，对可以恢复的数据采取针对性措施恢复。同时，对档案库房和设备进行维修和更换，总结发生档案安全问题的原因，以此确保档案应急管理工作的有效落实。

4.制定好定期巡查制度。系统的制度可以保障档案网络安全管理工作始终如一的贯彻执行。因此，高校为了更好的应对档案网络安全风险，可以建立档案安全管理长效机制，定期对其进行巡检，确保“万无一失”。在巡检工作中，管理人员要对以下即内容进行检查和管理：档案网络硬软件设施是否出现破损情况、档案室灭火装置是否处于有效期、监控设备是否正常运行、档案室及相关设备周围环境防盗，防潮和卫生情况等等，及时发现隐患，排除隐患，做好档案安全管理应急措施。

五、总结

综上所述，在各项先进技术飞速发展的背景下，档案信息安全问题受到威胁，影响档案网络安全管理多因素也越来越多。因此，高校必须重视起档案网络安全管理工作的开展和落实，并从管理人员、网络管理、管理技术、制度制定等几方面投入重视和力度，在高校各级领导的支持，档案管理人员配合下最大限度提高档案网络管理安全性，从而为高校的稳健发展奠定坚实的信息资源基础。

参考文献：

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[2]刘泽珊.档案安全保障管理机制的构建[J].城建档案，2018

[3]蒋 慧.图书馆档案的信息安全问题研究[J].办公室业务，2017

[4]黄丽华，宋 华.开展安全风险评估 提高档案安全防控能力——《档案馆安全风险评估指标体系》解读[J]. 中国档案，2019

（作者单位：安康学院）