新疆兵团第一师农业科学研究所科技档案管理探索

赵瑞芳

摘 要：农业科技档案是科学技术过程的真实记录，做好统一管理，保证完整、详实性是档案人员的职责，将科技档案系统归类编目编研为农业科研、领导决策发挥其应有的作用。农民的收入构成比重发生了重大变化，农村的生产生活条件得到了明显改善，农村的基层民主管理实现了有效突破，农村工作的方法机制出现了新的调整，全市"三农"工作取得了显著成就，农村经济社会发生了积极的变化中，科学技术一直扮演。

关键词：科技档案管理;归档范围;方法步骤;服务科研

新疆兵团第一师农科所成立于1960年2月，又称“中国新疆农垦阿拉尔长绒棉育种中心”，是兵团南疆棉花育种中心，国家棉花产业技术体系阿拉尔综合试验站。是一个以棉花育种为主，同时开展粮食、土肥、植保、园林、分析检测等专业研究的综合性研究所。建所以来，共获各级科技成果奖109项（次），其中省级以上52项，获国家职务发明专利3项，新型应用专利6项，共育成作物新品种47个，育成品种及成果累计推广面积近4000万亩。这些成果都是广大科技人员辛勤劳动的结果。那么如何将这些社会实践的成果记录好保管好，为农业现代化服务，现就农业科技档案的管理谈几点体会。

一、科技档案工作是科研组织管理工作的重要内容

科技档案是科学技术活动、生产活动的真实记录，是科技人员劳动和智慧的结晶，是保障科技成果发展应用的重要条件，更是党和国家科学技术的宝贵财富。任何一个科研课题，从选题、申报、立项、试验研究到技术成果鉴定、申报、验收，资料归档都是一个完整的过程，每一个科技活动环节，都要产生一系列的技术文件，这些技术文件，正是科研人员对整改研究过程的记录。科研人员为国家提供完整、准确、配套的科技档案资料，对一个研究单位非常重要，科技档案的管理不仅是科研组织管理工作水平的体现，同样也是研究工作成绩的标志。新时代发展之下，科技档案管理要顺应时代发展而不断的改革与创新，消除传统档案管理的不足，管理人员也需要充分的重视档案管理工作，选择应用先进管理方式，促进整体管理水平的提升，满足我国科技研发和应用的需要，为科研事业的全面发展奠定坚实的基础。

二、科技档案管理工作的重要作用

经济与社会的全面发展之下，科学技术水平得到了很大的提升，这就和世界各个国家、地区之间交流日益频繁，科技档案在这其中有着极为重要的作用，为每个国家的发展都起到了至关重要的作用。

1.有利于为国家培养更多的科技人才

从当前的实际情况分析，科技档案是我国科学技术研发成果，同时也是重要的国家发展战略资源，科技档案合理有效的应用可以有效的避免劳动损耗，促进科学技术水平的发展和进步，也能够推动人类社会的发展。科技档案能够反映出我国很长时间内的科技成果，这是大量科学家的智慧总结，通过科技档案的应用，可以使得后来研究人员及时了解科技发展，加速人才的培养，给国家输送大量的人才，以促进国家稳定发展。

2.有利于营造适宜的经济发展环境

现代社会经济发展逐步的加速，科技成果也快速的应用，因此，档案管理所產生的作用是极为重要的，应该通过科技档案的管理来发挥出其利用价值，能够促进先进科学技术的有效应用，也能够促进科技的创新，给经济、社会的发展提供良好的基础条件，以促进经济效益、社会效益的全面提升。

3.为经济服务，更好地推动经济的发展

科技档案是科研活动之下所产生的重要资料，给经济发展、社会进步都存在积极的促进作用，也会使得社会发展保持较高的动力，给人们的日常生活产生重大的影响。

三、明确归档范围，统一管理，保证科技文件的完整性

根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》和农牧渔业部颁发的《农牧渔业科学技术档案工作条例》确定农科所的归档范围，归档范围是指凡在科学研究中，包括基础研究、应用推广、科研转化、基本建设等活动中形成的，具有考查凭证作用和保存利用价值的图纸、图表、文字材料、声像材料、照片等科技文件材料，均属科技档案，都属归范围。为保证科技档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，按照集中统一管理档案的原则，科技档案实行由综合档案室统一集中管理。各课题组、科室在科研活动和工作中形成的科技材料，在项目结束后必须将材料移接综合档案室。

四、完善科技文件材料的管理制度和归档步骤

1.科研课题管理部门在每年下达课题计划时，要强调各课题组年底及时向综合档案移交科技材料，并做好督促、检查工作。

2.各课题组在课题研究中的每个阶段，都应形成相应的科技文件材料，科研课题的确定、更改、中断、完成、研究成果的鉴定、总结和评审等均须有依据、有记录，做到有文字凭证等。

3.各课题组接受课题任务后应建立科技文件材料积累袋或材料柜，由兼职档案员负责管理，为以后立卷归档打好基础。课题完成后即应将科技文件材料整理后移交综合档案归档，周期短，科技文件材料形成少的项目，在工作结束后一次归档;周期长，科技文件材料形成多的项目，应按阶段归档;工作全部结束后，全面整理归档，不得长期保存在课题组或个人手中。科技文件材料不齐全不能算完成任务，每年还要结合科技成果的审报项目，对科技文件材料的完整准确情况进行一次检查。

4.基建项目完成后按归档要求及时向档案室移交材料。

5.科技文件材料要内容真实，统一用纸，钢笔书写。字迹、图像要工整、清晰，时间、地点、作者等内容齐全，便于长久保存利用。

6.业务部门向综合档案室移交科技文件材料时，必须履行交接登记、签字手续，写清归档案时间、数份、归档人，便于复查。

五、健全科技档案管理职责与考核

为了保证单位科技档案的安全，资料的完整、准确、系统提高科技人员科研工作水平，我们规定。

1.凡属科研活动中形成的有保存价值的科技文件材料，均需按照要求归档保存，任何个人或业务部门不得擅自处理和自己保存;科技人员调离前，须将本人承担的科研任务所形成的科技文件材料进行整理，向档案室移交，同时，归还借阅科技档案，并由档案部门出据证明材料，人事部门方能办理调离手续，否则，不予办理。

2.科技文件材料的形成、积累和归档工作是完成科研任务的一个标志，应列入考核条件之中。在对每一项科研成果、基建工程、贵重设备和精密仪器进行鉴定和验收时，档案管理部门要参与。

3.科研成果、设备购置、基建工作，在结束时没有验收小组在项目质量验收评定单上对科技文件材料的系统、完整、准确的鉴定意见，财务科一概不予结帐付款。

4.档案管理部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的收集、积累和归档工作。综合档案室应主动了解各项科技项目的进展情况，包括计划的执行和科技文件材料的形成、积累、整理情况，在参加验收时，应检查文件材料是否收集齐全完整，并做好指导工作。

5.每年年底考核前，档案管理部门要以书面形式向所考核领导小组，提供各课题组、各科室向档案室移交科技文件材料的情况，作为科技文件材料归档情况年底考核的依据。

六、搞好服务，探索科技档案工作进展

为了加强农科所科技文件材料有效地为科研、生产、经济建设服务，要整理好档案，集中管理，维护其完整、准确、安全，在平时的工作中就要做到以下几点。

1.坚定服务方向。档案工作是一项服务性很强的工作，坚持收集整理档案就是要为农业科研和生产服务。服务工作做的越好，领导和科技人员就越重视支持，档案的社会地位就越高，我们的工作也越容易得到发展。所以要树立明确的服务思想。培养档案人员的事业心，提高对档案工作的热爱，将档案人员的专业技术职务同科技人员一样评定，增强档案人员搞好工作的动力，全心全意为科研人员服务。

2.对其进行系统管理与建立完善的归档制度。为了能够更好的促进科技档案管理体系的创新与发展，应该设定合理的档案管理制度，档案管理部门应该按照科学技术生产实际情况进行分析，以《档案法》为基础标准，严格执行法规的标准，制定出科学合理有效的档案管理制度体系。科技档案管理要经过多个环节，每个环节必须要按照标准开展工作，不能存在任何懈怠或者错误操作的情况。如果科技档案管理人员没有按照规章制度开展具体工作，就会导致科技档案存在严重的问题，要对相应的责任人进行必要的惩罚，同时要勒令其改正。对于严格遵守规章制度、表现优异的人员，要给予必要的奖励。此外，还应该形成完善的科技档案搜索制度，给档案使用人员提供便利条件，同时还应该重视人才储备。此外，應该重视科技档案的管理，要明白哪些资料要进行严格管理，以提升管理水平。

3.编制检索工具。要开展档案的利用工作，最主要的就是要有检索工具。这是档案的基础工作。首先建立科学分类体系。我们根据单位科技档案的特点，建立了综合类、粮食作物类、经济作物类、园林类、土壤肥料类、植保类、仪器类、基本建设类和其他，在二级类中有建立了项目、经费、水稻、小麦、长绒棉、陆地棉等等三级目录，使每一卷有号可找，多而不乱，方便查阅。为查找准确快捷，编制了总目录，在归档中在档案首页编制课题介绍和参加人员，便于档案人员和科技人员对课题查阅节省时间。

4.编制编研资料，为科技人员研究和领导决策提供依据。近年来，在整理、保管好科技档案的同时，档案人员将档案进行开发，提炼。我们形成了《一师农科所历年科研计划汇编》《一师农科所历年科研成果简介汇编》《一师农科所历年承担科研课题情况统计》《一师农科所历年培育农作物新品种简介汇编》等汇编资料，使科技人员不用调档，就可以获得科研课题、作物品种、各类成果历年来的情况，极大的服务了科研和生产。

5.人工智能辅助技术的应用

根据当前的档案管理工作标准要求，应该积极应用先进科学技术，要建立完善的档案管理体系和标准，不断的创新和发展，应用先进智能化技术，可以逐步的实现档案管理自动化的转变，在制定出切实可行档案管理机制的条件之下，应该尽量的减少劳动强度，降低成本。

6.归档流程实行电子化

通过先进互联网技术来实现归档管理，人工智能进行档案管理流程的控制，详细记录各个环节和信息，同时能够有效的提醒档案管理人员，明确工作内容。人工智能技术的应用，可以更好的促进档案管理水平的提升，避免存在资料积压、人员工作量大等情况，还应该适当的减轻档案管理人员的压力，使得科技档案管理更加的科学、高效。归档地点不会受到具体地点的限制，通过互联网能够实现资料的自动上传、存档，大大提升管理的效率和质量。科技档案管理对于科研活动顺利进行有着重要的作用，所以需要提起足够的重视，应该积极探索出高效的科技档案管理方式，能够使得科技水平得到提升，给我国的经济与社会的发展提供良好的基础条件。

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（作者单位：新疆阿拉尔市第一师农业科学研究所）