新时代医院智能档案管理创新与发展研究

曾琼 倪芳

摘 要：当前，学术界与医疗界对档案管理的研究普遍停留在信息化层面，仅仅只是相对传统管理模式（陈旧）与信息化管理模式（优点）的对比，对于大数据时代，档案管理的数据的潜能没有充分挖掘出来。随着云存储、区块链、5G时代的到来，人工智能技术与物联网在实际应用中的落地融合（AloT），档案管理进入了智能管理时代，即不仅仅只是档案收集、管理、使用实现了数据的高效、便捷、安全、共享的层面，更应该是数据的分析、动态、处理集于一体的模型智能分析，具有安全性、储存性、前瞻性和全面性，实现参谋助手的角色，以精确的数据分析为医院的人才管理及人才战略的发展全新供“智”。

关键词：档案管理;信息化;智能化

党的十九大明确提出，“推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合”，这为新时代医院智能档案管理发展指明了方向，数据档案是国家基础性战略资源，也是各行业转型升级，竞争合作的重要领域和制高点，特别是人才密集型的医院，数据档案已成为人才战略发展的重要引擎动能。新时代档案工作内容要求更加丰富、需求更加多样，地位和作用越来越重要，这深刻影响档案工作的理念、技术、方法及模式。

一、当前医院人事档案管理的现状

当前，医院人事档案管理的状态，处于从传统的“存”起来向到信息化“用”起来的转变。即通过实现人事档案信息化管理，由原始资料的纸质化转为档案信息电子化，录入计算机归档储存。RFID（Radio Frequency Identification）即无线射频识别技术广泛应用，为每一个档案设置唯一射频ID标签，通过RFID读取器提取到该标签，快速定位显示标签档案的位置，实现了在非直接接触情况下对所需寻找目标的精准定位，目标信息的数据读写，多目标识别和长期跟踪。相对于传统档案管理工作，这是档案管理史上质的飞越，精准的检索，高效率的盘点及定位，全自动的归还与借阅，极大的提升了档案应用的效率。不仅如此，档案去向与跟踪、分类与顺架等管理水平，都必须与之相应进行信息化变革。档案管理的信息化，相对与传统档案管理而言，RFID技术的应用带来的是全新的档案管理模式，小体积、大容量，非接触式快速数据采集，重复使用，抗污染能力强等优点，为人事档案管理工作带来便利、高效，充分节约人力和时间，更好地为医院人事档案的发展提供服务。总结起来，现代档案管理有五大优点。一是规范性。相对传统的纸质档案管理，电子档案可以自动规整，有效避免了因人工操作致使档案存放的次序被打乱。二是安全性。电子档案储存的信息量远远超过了传统的数据库容量，并不需要考虑纸质档案中的防火、防虫、防潮、防腐、防地震等问题。三是高效性。传统档案管理，随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，需要将所有的档案筛选一遍，查阅耗时长。而信息化档案管理只需一键检索即可迅速查阅所需要的信息。四是精准性。信息化档案管理，对数据的掌握精准高效实时，而传统的手工笔纸记录方式，人工工作量大，并且很难及时高效的对档案利用情况进行统计。五是档案盘点效率高。信息化档案管理盘点时间短、速度快、人工需求低，而传统的档案管理不仅数量众多，若需对所有档案进行一次盘点，其工作量庞大，人力需要也巨大，容易出错。而信息化管理可以自动盘点。由此可见，相对于传统的纸质档案，现代档案信息电子化的优点非常明显，然而，随着信息智能化的工作需求，现代档案信息也存在一定的滞后性。一是医院员工档案应用仅仅停留在孤立个体需求的检索和查阅。二是医院员工各档案数据之间的关系没有构建有序、融合互动的新形态，更多呈现是处于信息静态、孤岛状态。三是医院员工档案的大数据缺乏行之有效的宏观应用、建模分析、智能研判。总之，实践操作中，因信息化建设和管理水平的不足，外加之医院信息化档案最开始建设时缺乏统一高效一体化的执行标准，致使医院信息化档案管理建设水平不高，而专业人员的缺乏和相应硬件和软件的不完善，致使档案管理系统没有和办公自动化系统有效衔接。笔者调研发现，尽管档案管理工作者都认识到档案系统与OA系统融合的重大意义，但因档案管理人员的专业水平和技术（系统）缺乏的问题，致使OA系统中不能实现自动化高效化对接档案管理中的数据库。

二、医院智能档案管理的意义

档案管理无论是传统的纸质文件还是电子文件的整理过程中，大量都是程式化的、重复性的步骤。当人工智能技术引入后，这些工作很容易被自助查询机、网上一键快速办理替代。当然，在此不可否认传统的纸质档案管理向现代档案信息电子化管理转型的“质”飞跃。就如传统的纸质档案管理是现代档案信息电子化管理的前提，信息化档案管理是智能档案管理的基础。这三者的内在发展逻辑简而言之是，档案管理的状态，从传统的“存”起来到信息化“用”起来再到智能化“活”起来，这是继承与创新的历程。相对于现代档案信息电子化管理，智能档案管理不仅是简单地进行快速查找结果和档案的适时追踪，还能够对查找结果进行智能分析、推理，并从档案大数据中客观推测出管理者所需的数值参考，即开展对档案大数据资料的二次开发。这里的核心就是将沉睡的医院人才档案“大数据”激活，并挖掘出有利医院人才战略决策的价值信息，如此巨大利好，既是时代的发展的必然，也是新时代人才强院形势的倒逼。这就要求医院人事档案管理，在当前信息化档案管理的基层上，进一步加强档案管理的转型发展，构建以适应大数据时代医院管理的现实需要，把医院人事档案信息化建设和应用作为构建现代医院管理体系的重要部分。从当前国际实践的效果来看美国、加拿大、欧洲等国家，在实现档案大数据的应用方面给了我们提供了不少参考方向。

当前，伴随5G浪潮的到来，AIoT（英文全称是“Artificial Intelligence & Internet of Things”）必成为应用到档案管理工作中。AloT的代表AI和loT的结合，即人工智能技术与物联网在实际应用中的落地融合，是物物相连的互联网，既能实现物与物之间的信息交换，又能实现物与人之间的信息交流。对于人工智能而言，算法、算力、数據是其核心三要素，而核心中的核心乃是数据。任何算法都需经过数据的洗礼，而数据的质量、完备程度、准确程度等直接决定了 AI 在实战中的表现，所以无论中美，扼住了数据的来源便是扼住了人工智能发展的咽喉。这完全是智慧档案的最重要特征。新一代智慧档案馆可以利用物联网、大数据、云计算、人工智能等新技术，实现了档案的存、管、用的全业务流程管理，这种操作便捷、适时、精准、安全、智能的管理，不仅实现了对档案藏馆的实时监控和全面感知，更是对档案管理工作提出了全新的时代要求---大数据处理。智能档案管理最大的能量与贡献在于大数据的生产力释放，数据不再只是数据，医院档案馆管理智能化就是对医院海量档案人力资源进行大数据挖掘后，通过智能算法分析为管理者和决策者提供客观大数据分析，从而实现了档案的实体由被动接受档案管理系统的管理状态转变为主动向系统传输管理数据的转变，这种转变是资源管理、数据管理、技术管理、服务管理等全新的改变，实现医院档案管理的全面感知、互联互通、前瞻预测、高效利用，为医院的人才数据的充分挖掘，提供了重要基础性信息和前瞻性的数据智能分析，为医院人才强院战略，适时全面贡“智”。

三、医院智能档案管理创新与发展

澳大利亚学者Richard Watson在《智能化社会：未来人们如何生活、相爱和思考》一书中也提到：“未来能够体现人类独特的创造力、决断力、系统分析能力的技能，是最不容易“过时”的知识。利用人类独有的智慧、情感进行创造性的工作，是未来人类证明自己价值的最好方式之一。医院智能档案管理系统就是运用物联网、云计算技术建设集网络化、数字化、自动化、智能化为一体的新一代智慧化档案馆。智能型档案藏管、大信息资源数据中心、大数据分析处理服务中心，充分挖掘宝贵的档案人力信息资源，并通过深层次的开发利用为医院人才战略发展提供优质的档案信息服务。云计算在规模、可扩展性、成本、集中式数据中心方面的优势，可以帮助实现越发智慧的数据感知和汇总，越发完善的数据模型和问题求解，越发自主的平台服务支撑和数据共享、越发精确周密的决策制定与执行。通过医院智能档案APP，即将手机与智能档案数据无缝对接，实现数据的动态更新，就如“股票指标”一样，打造医院档案人才动态实时管理的“档案指标”。

一是要高度重视智能化档案管理的意义。当前日渐兴盛的大数据档案人力资源并未被有效运起来，“数据沉睡”“信息孤岛”这都不利于医院人才资源的优化配置和充分利用。数据库资源建设的为数据分析，实现准确地识人、选人、用人、避免医院组织工作开展中出现用人不当和组织决策失误，对于医院人尽其才，人才强院战略意义重大。檔案智能化管理，关键在于决策者重视，管理技术和管理手段革新，并加强专业信息技术和数字化、智能化操作性人才引进及培训。与此同时，要应用好区块链技术，为医院智慧档案安全保驾护航。大数据分析与预测等行为难免会造成隐私泄露的风险，而区块链的高冗余存储、去中心化、高安全性和隐私保护等特点，让数据更加安全可靠。

二是建立医院档案人力大数据智能分析模式。智能档案的核心是充分挖掘分析档案大数据，激活沉睡档案数据，人力大数据智能分析模式简称为大数据智能算法，就是通过档案人力数据医院人员的年龄、专业、职称、学历等因素。在宏观上，用现有的人力大数据情况来科学算出整体医院人才状况，如平均年龄、整体学历水平、性别比例、科室专业人数、领军团队、队伍梯队等状况。特别是在医院重要干部培养、任免工作中，充分利用好档案大数据为领导决策提供客观全面有价值的数据分析。而微观上，以各科室为单位，充分利用档案数据，通过建模计算，精准得出全院各科室人才的现状（包括医务力量数、职称水平、学历、年龄、性别比）及历史、趋势的变化图，实时了解未来时间节段，梯队建设和人才的需求的状况。

三是将档案人力数据与医院人才引进高效对接。医院智能档案管理不能只局限于医院内部人才档案的数据的挖掘和分析，而且将医院档案人力资源数据与各类患者求医需求的数据有机统一起来分析，可以通过各类型患者的医院挂号大数据趋势变化图，计算出各相对应科室现有医务力量与患者需要的关系比，根据科室的医务年龄状况与患者涨或减速度变化，再综合退休人员、跳槽等多方因素，计算出未来每年人才需求变化情况，医院人事科能实时对全院各科室医务人才是增加还是减少引进数值可精准掌握。

四是将群众康复大数据与医院人才建设结合起来。5G时代，AIoT到来，使得智能档案管理，需实现数据共享，物物相通。人才评价走大数据群众路线，在医院专业技术领军人物及人才梯度建设上，将充分利用人民群众满意（康复医疗档案管）数据，根据患者选择最多的医生挂号数据，来分析出社会度认可最高的医生医术水平，并以此为重要依据，在医院职称评选时以及医院人才梯队领军人物选拔上作为重要的参考，打破了以往单一依靠学历或领导认可度来认定，而是通过患者及社会认可度来实现全新的智能“硬”选择。当然为保护患者数据隐私安全，必须建立基于区块链技术的电子档案平台，非拥有授权者不可有访问权限，有此技术的加持确保了档案数据的真实性和不可篡改性。

五是将医疗市场变化数据与医院未来发展战略紧密结合。云计算、5G时代必将使得各行各业海量的数据和连接就此产生，要着眼整个医疗市场大环境发展的趋势进行大数据分析，AloT要实现能根据市场需求的不断变化，能敏锐精准的预测未来医疗市场的需求和变化，为医院各科室的发展及相应的人才引进全面供“智”，甚至最终实现DL（Deep learning），深度学习本质而言就是大数据的自动识别、收集、根据目标的需求学习最优算法，并得出最科学的数据研判结论。如当前中医治疗、预防保健、康复理疗、心理卫生等医疗市场前景潜力巨大，市场需求不断增强，智能档案系统要通过大数据采集分析出科学精准的结论，为医院科室设置建设及人才引进、政策支持提供合理的数据分析支撑。

参考文献：

[1]习近平.决胜全面建成小康社会夺取新时代中国特色社会主义伟大胜利———在中国共产党第十九次全国代表大会上的报告[M].北京：人民出版社，2017

[2]详解登上《Nature  Medicine》的 NLP 成果，为什么说这是一次里程碑式的胜利？[EB/OL].[2019-03-14].http：//www.yitutech.com/news/514.html.

[3]理查德·沃特森.智能化社会：未来人类如何生活、相爱和思考[M].中信出版社，2017

[4]贺 倩.人工智能技术的发展与应用[J].电力信息与通信技术，2017

[5]黄永刚.基于区块链技术的电子健康档案安全建设[J].中华医学图书情报杂志，2016

[6]孙晓芳.医院图书馆信息资源服务需求与利用现状分析——以中山市博爱医院为例[J].中国继续医学教育，2018

[7]徐彤阳，张国标，任浩然.数字档案馆中视频档案检索框架构建及实现[J].档案学研究，2017

[8]孙祖莹.医院档案管理室批量信息自动检索系统设计[J].自动化与仪器仪表，2018

[9]陈永莉，洪 漪.检索语言在医学信息管理与检索中的应用综述[J].图书情报知识，2015

[10]袁玉堂，李晓森，刘智勇.基于区块链技术电子健康档案信息系统设计的探讨[J].中国卫生信息管理杂志，2018

[11]高 琳，王晓东.采用信息化手段实现医院人事档案精细化管理与控制的探究[J].办公室业务，2018

[12]李红伟.精细化管理背景下公立医院人事档案管理的改革与效果[J].中国卫生产业，2019

[13]张 卫，李 薇，刘丽娜等.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国急救医学，2015

[14]卢长艳，杨志刚，田 璇.浅谈新医改背景下医院人事档案信息化管理[J].江苏卫生事业管理，2016

[15]Mohammed， Monique，Uhl， Lynne，O'Brien， Kerry L..Management of a Hospital Transfusion Service During a Nationwide Blood Product Shortage[J].Archives of pathology & laboratory medicine，2018

[16]时洪亮.论大数据时代医院档案管理提质增效的方法[J].办公室业务，2019

（作者单位：益阳市中心医院）