新时期高校档案网络化管理模式的构建研究

郑琳 陈明如

摘 要：高校的管理涉及到大量的档案。档案的管理效果会对高校的教学、科研产生直接的影响。在新时期，由于信息技术发展，高校为不断提升档案管理质量，应进行网络化管理模式的构建。一方面有利于提升档案管理的质量，提升了档案资源的利用效果，另一方面会促进档案事业发展，推动高校的发展。

关键词：高校;档案管理;网络化管理

新时期下，信息技术得以快速发展，高校应积极引用先进的信息技术，不断完善档案管理工作，逐渐实现档案的信息化管理，以此为基础，构建符合自身的档案网络化管理模式，借助档案网络化管理模式推动高校的发展。

一、高校档案管理构建网络化管理模式的意义与现状

1.意义

与其他管理工作相同，高校档案管理工作需要与自身发展相匹配，近些年来，我国各个高校自身规模不断发展，传统档案管理方式与方法依然无法满足高校自身发展需求，而伴随网络技术与计算机技术不断创新发展，高校档案管理工作逐渐走向网络化管理，这对于传统档案管理方式来讲是一场革新，当前管理网络化赋予档案管理诸多全新内涵，这不仅是科学技术发展必然趋势，同时也是高校档案管理工作在新时代所需要面临的全新要求，因此，高校档案管理相关部门应紧跟时代步伐，对网络技术加以积极而深入的研究，从而切实实现档案网络化管理。除此之外，网络化建设使得档案管理模式得以转变，传统的人工管理模式转变为自动化管理。因此有利于丰富档案资料的内容。区别于传统的档案管理，借助网络技术，档案管理可以收集到图片、音频、视频等多种资源。档案资料可以实现数字保存， 所有操作记录、留存并备份借助软件实现，丰富了档案的原始内容，可以使档案管理效率得到有效提升。对于档案管理而言，其信息量较大，并且程序较为繁琐，以往高校对于档案的管理是采用人工管理的方式，不仅需要花费较多的时间，还会发生较高的失误率。在信息时代，档案管理日益繁杂，仅借助人工难以有效识别档案信息，网络化管理代替这些简单又枯燥的工作，不仅降低了人力成本，还提高了档案管理的效率。档案信息的利用、交流和共享有了新的方式。原有的高校档案资源只供学校内部使用，档案资源利用存在局限性。网络化建设为档案资源的流通和共享创造了平台，档案资源可以实现大范围的流通和共享。

2.现状

伴随各个高校不断扩大自身建设规模，在专业设置、科研项目、教育经费、设备设施、师资队伍、学生数量等方面也在同步增长，以某高校为例，该校于1989年设置十六项专业，投资经费超过七百万元人民币，每年在校学生人数约三千三百人，每年立卷档案超过三百卷，档案室为科级建制，在编人员二人，该校与2002年发展为六个分院与十八项专业以及一个教学部门，硕士点设有五个，本科专业开设三十六项，投资经费超过一千二百万元人民币，每年约有一万五千在校学生，每年立卷归档超一千卷，服务对象也在将以往以机关作为主要服务对象转变为为师生与社会服务，其服务内容包含职称评聘、学生就业、考研、留学等诸多方面。然而，高校档案管理机构仍处于科级，编制上升至三人。由于该学校自身发展迅速档案信息储存量呈几何式增加，档案管理的工作量与原有编制机构之间存在极其尖锐的矛盾点，仅仅只能依靠相关工作人员在超负荷运转、削弱档案质量、拖延等错误的工作状态中勉强支撑工作。在这种工作现象下，需要将档案管理工作紧跟时代，将管理与服务加以更深层次创新。除此之外，高等教育制度改革导致大部分高校人员流动、投资、学生等诸多方面呈现出复杂化演变趋势，相关档案信息也逐渐复杂与多元化。首先，在计划分配被取消后，大部分应届生开始走向市场选择就业方向，这一情况导致学生就业不确定性大幅度增加，同时促使高校人事流动速度更快，大部分学生与相关工作人员选择考研、出国、在职函授等多样化形式继续接受教育，此情况致使学生档案管理出现诸多全新问题。其次，高校投资主体逐渐转向多元化，而地方民办高校自身迅速发展，致使大部分应届生专业、学历、层次等存有一定差异化，而伴随时间流逝，在人才培养方式上也有了较大转变，例如统招、自费、委培、成教、挂职、函授、双学历进修、技术培训等方式，促使学生档案管理工作相较以往十分复杂。随后，由于学生自主权利得到释放，在加之单亲子女增加与学生婚礼取消限制，学生在校期间所有精力也趋于复杂化，部分学生发生婚恋关系，甚至还有部分学生受到社会负面影响而误入歧途，这也为学生档案管理工作带来了全新挑战。最后，由于社会大部分行业有密集型劳动转变为资本技术型劳动，这便对校方主动向社会展示自身培养人才等信息提出更高要求，而这一现象则促使高校档案管理工作的创新，另外，大部分高校任职工作人员已经转变为招聘性质，在市场等各方面大环境因素的影响之下，使人员流动性不断增加，因此，高校档案管理工作需对这一问题加大重视力度，从而使相关工作、人事聘用等相关问题得到更好的解决方式。

由此可见，若不对档案管理工作水平加以提升，通过全新技术与管理模式，不仅无法促使高校档案管理工作迈上新台阶，并且对于档案管理服务性质也势必会造成影响，从而使高校自身发展受到制约，因此，高校档案不仅是对高校自身工作的真实记录，在服务于现代的同时，也服务于未来。

二、高校构建档案網络化管理要解决的问题

1.对于档案管理的网络化建设缺少重视

高校档案管理借助网络技术有利于消除传统档案管理模式下管理效率低下、管理质量不高等缺点，而高校档案管理引入网络技术可以提升档案管理的整体水平。档案管理部门需要有网络技术的应用意识。部分高校档案管理虽然应用了信息技术，但是没有实现网络化管理。而网络技术的应用可以为.档案资源的深入开发、共享创造有利于条件。管理部门由于没有意识到网络技术应用于档案管理具有的优势，针对档案管理中不注重引入新的网络技术，这严重影响着档案管理的创新发展，在档案管理中依然采取传统的方式，信息化程度低。

2.档案管理网络化发展滞后

一些高校的档案管理还没有全面引入新的网络技术，管理模式的创新缓慢，档案管理的基础设施更新较慢，技术应用滞后现象。这一问题主要不同高校的发展存在差异，档案管理的发展也存在不平衡，部分高校档案管理针对信息化建设存在缺少资金支持的现状，档案管理网络化进程受到了影响。部分高校针对档案管理虽然具有了功能先进的设备，但是针对网络技术的应用不注重档案资源的深度开发，网络平台的应用存在局限性，档案资源难以实现大范围的共享，造成了档案资源开发受到了影响。

3.高校档案管理构建网络化管理模式的可行性

高校档案管理网络化管理模式具有基础条件。首先，高校具有网络环境可以为档案建立网络化管理模式创建基础条件。当前，高校具有较为完善的网络环境。校园网的应用可以为档案资源的利用提供开放式平台。现阶段，高校数据管理中已经应用到“区块链”技术，并建立了相应的管理数据库，实现了数据的智能化管理，高校档案资源在去中心化的作用下管理有了新的特点。高校利用校园网来公布档案信息，师生利用平台，可以方便获得多种档案资料;其次，高校在信息技术方面具有优势，并且有人才资源的保证。许多高校开设了信息技术，并且具有技术研发能力。另外教职员工与学校的管理层已具备了计算机应用技能，档案网络化管理具有人才基础，还可以为网络化管理起到推动作用。高校针对档案信息化管理已经具有了一定的基础。比如具有计算机管理系统，借助计算机可以方便完成档案管理的收集、整理、编目、检索等多种功能，为实现档案的网络化管理创造了有利基础;高校作为科研场所，在科研、教学活动中会产生许多具有价值档案信息，借助计算机管理系统可以转化为数字化档案，由于高校档案数据较多，因此网络化管理的实施可行性较高。

三、构建网络化模式的出发点

1.实现文档一体化管理

文档一体化对于提升档案管理的效果发挥着重要的作用。但由于管理体制的制约，在实际的管理工作中仍面临着文书管理部门与档案管理部门各自为政的现状，存在重复劳动，导致人力、物力、财力存在浪费，所以要发挥网络化建设的作用，实现文档一体化管理。利用网络资源共享的功能，将各级文件直接进入档案馆数据库，降低档案管理人员的重复录入，不仅可以提升档案管理效果，还可以减轻档案管理人员的工作量。

2. 标准化管理体系的建立

档案网络化建设有利于实现管理体系的标准化。电子文件可以同步归档，电子档案和传统纸质档案可以实现统一管理。纸质档案与电子文件存在形式上有所不同，可以将后者作为前者的过渡。现阶段，信息技术的不断发展下，无纸化办公被大力推广应用，由于在储存方式上发生了改变，因此，在档案管理体系上也势必会发生改变。所谓的“双轨制”管理体系，就是纸质管理与电子管理的双重管理体系，转变了以往的管理方式，丰富了管理内容。需要注意的是，构建管理体系时，要注意与知识管理相结合，这样才能使建立的管理体系更为标准。

3.档案管理机制的优化

对于电子档案而言，很容易出现被篡改这一不良问题，因此，为有效避免上述问题的发生，使档案信息具备较高的安全性，需要优化档案管理机制，发现漏洞及时进行处理、完善。如，在调用档案信息时，不同的部门应有不同的权限，不需要共享的信息除了相关部门能够调用，其余部门没有调用的权限，在记录的修改上也要设置权限。通过管理机制的优化，消除人为篡改信息的发生。此外，可以借助大数据工具，通过定期或者不定期的方式进行数据核对。作为较为先进的统计分析工具，大数据可实现对数据库信息的细致分析，通过关键词搜索的方式查找需要的内容。

4.管理流程优化

实际档案过程中，应从高校档案管理实际情况入手，不断实现管理流程的优化，进行“双轨制”管理体系的创建，明确高校网络化条件档案管理的相关流程，以发挥出档案信息的实质作用。此外，制定出的管理流程，应符合高校信息管理需求，借助信息技术不断推动高校档案管理的实施，最终得到实际的管理效果，在档案管理中实施网络化管理，能够有效促进信息的相互交换，使其更具公开性特点。具体可从以下方面实现管理流程的优化：首先，从档案源头入手，应保证档案信息的真实性及准确性，在档案信息录入之初，将这一问题作为重点关注问题，严格包括信息录入质量，档案管理信息平台应具备错误查询功能，对于所录入的档案信息进行自动化的检索，若有错误情况，及时发送错误报告，从而保证信息录入质量;其次，基于网络技术下形成的管理系统平台，在功能上应该满足高校档案管理需求，实现档案信息的分类管理外，还应具备快速查询功能、发送报告功能、错误记录功能以及统计功能等，通过以上几点的实现，使管理流程得以優化。

四、高校档案网络化管理模式的实现

1.发挥档案信息管理平台的作用

高校档案管理工作的出发点是保证效率和质量，档案利用会关系到高校管理的效果，因此档案网络化建设要借助改革创新提升管理效果，要将档案管理的质量和效率提升作为网络化建设的目标。为了保证档案资源的高效管理，可以发挥网络平台的作用保证档案资源的共享，实现档案信息的快速收集、传递、保存，这有利于保证档案管理工作的高效。因此档案管理部门要结合高校的特点，建立相应的网络化档案管理模式，利用信息技术的优势，推动档案管理工作，保证实际管理质量。通过这样的方法，防止信息孤岛问题的出现，应依托大数据平台，注重档案管理数据库的开发利用，发挥信息大数据的作用。

2.要注重档案管理软件的开发

高校管理要深刻理解网络化档案管理的价值，将重点放在相关管理软件的开发上，立足高校自身档案管理需求，选择合适的相关方进行专业软件的开发，不断推动网络化档案管理模式发展。对于高校档案管理而言，开发形成的软件应具备良好的适用性，从而促进网络化模式的构建。现阶段，网络化作为网络化发展的关键途径，在档案管理中，网络化应不断发挥出自身优势，保证网络平台具备良好的功能性，档案资源的价值可以被挖掘，扩大应用范围。基于网络环境下的档案资源管理工作，会接触到更为丰富的档案信息，在储存量上也会得到大幅度提升，会使档案资源作用得到充分发挥。此外，若想创新档案管理，还应不断开发并应用管理信息系统，基于高校管理特点下，创建项目管理平台，提升档案管理效果。

3.注重档案管理网络化管理人才的培养

信息时代档案管理工作的创新需要有人才的保障。针对网络化档案管理人才，人力资源部门要有网络化人才的培训制度，借助培训提升人员的信息处理能力，培训可以采取多种形式，比如采用定向培养、专题讲座等。注重与同行的技术交流，学习先进档案管理方法。此外，高校还要加强档案管理人员的管理，组织技术过硬的档案管理服务团队，在研发高校档案管理应用软件的同时，保证档案信息的安全。

4.档案管理要与信息技术深度融合

在高校档案管理的网络化推动中，要结合高校的关键环节，提升档案网络化管理的水平。高校档案管理可以依据大数据的平台，挖掘与高校档案管理的各类数据，将高校档案网络化管理的功能充分体现出来。档案管理机构要结合高校的情况，利用管理平台为行政事业管理提供优质的档案服务，提高档案网络化管理的作用。

五、结束语

信息时代档案管理要借助改革与创新，促进档案事业发展。由于信息技术的发展，高校档案管理实现了网络化，但是在网络化的推进中还依然存在多方面的问题需要解决，还要注重完善网络化管理，提高档案管理的服务水平。

参考文献：

[1]陈红英.“互联网+”时代高校教学档案网络化管理研究[J].内江科技，2018

[2]李 鸿.高校档案管理信息网络化建设的意义与实现路径[J].兰台世界，2017

[3]邹 凡.“互联网+”背景下高校档案网络化管理的建设研究[J].兰台世界，2016

（作者单位：1.广东轻工职业技术学院;

2.广东职业技术学院）