电子档案的特点和管理对策

陈敏

【摘要】对电子档案来讲，其特点与传统的档案在对比中具有十分显著的区别，同时又具有各自不同的优缺点。电子档案的档案管理规范性非常差，导致档案的真实性与安全性均没有十分系统的保障。出现收集难度较大、整理不规范等问题。本文提出加强电子档案管理的应对之策。

【关键词】电子档案;特点;管理对策

随着电脑、手机等电子产品的大量应用，在日常工作中产生的电子文档给人们的生活与工作包括档案工作带来了巨大的便利。电子文档与传统的纸质文档相比有很大的不同，近年来，由于电子产品的普及，如何根据电子文档形成的电子档案的特点进行科学管理，俨然成为众多档案管理者所面临的主要难题之一。对此，必须充分尽快将管理体系与制度进行完善，同时采取最佳的应对措施，改善与提高其管理效率。

一、电子档案优缺点并存

電子文档是指用扫描仪、手机等电子设备获得的，以电子文档、数码照片形式存储于硬盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，同时又能在网络上互相传递与接收。电子档案则是一种属于国家机构或者社会组织等机构在其中的社会活动中所衍生而来的一种具有应用价值的电子文件档案。因此，电子档案与传统档案在对比可以发现，电子档案具有许多优点。除了处理快、编辑快、查阅快、归档快等优点外，还具有存储久、质量不变的特点。不仅可以在计算机上显示浏览处理，还可以与打印机、视频等多种设备连接，进行传输、播放，其范围广泛。

首先，从档案管理的角度看，电子档案的缺点有不少，比如其极其依赖于电子系统环境，只有计算机系统或者应用软件才能使电子档案处于持续的工作状态。如果没有计算机，人工无法识辨，无法对其施加任何影响力。其次，电子档案信息的易改性。电脑不仅对电子文档的增删修改十分容易，而且如果档案人员整理电子档案误操作也容易损坏。同时，电子档案可以在其中因为各种原因发生各种变化与修改，如果电子档案在这时并没有原档案的对比，其中的真实性有待欠缺，但是电子档案也可以打印成纸质文档保存，传统纸质档案也可以转成电子档案，方便管理和利用。

二、当前电子档案管理存在的问题

在电子档案日益普及的背景下，电子档案的管理已引起了档案部门的重视，但在管理的实践中仍然存在较多问题，主要表现在：

（一）管理不到位。尽管国家出台了《电子文件归档与电子档案管理办法》等相关文件，并对照电子档案提出了明确的管理要求，但管理规范的滞后使许多档案室对电子档案的管理处于一种被动的状态。

（二）真实性难以保证。现代科技迅速发展，无论是电脑还是手机，智能电子产品越来越多，其功能也越来越多，处理档案的手段与技术越来越快捷方便。但是其对人们在档案管理工作中形成一定的便利时很容易在其中对档案进行修改与删除，导致改头换面与无中生有、乱编乱写的案例十分多，同样也十分方便。这样一来，使档案内容在其中的真实性很难得到保障。除此以外，因为这些电子产品在实际工作中处于流动工作状态，很容易因为病毒或者设备老化等因素导致数据遭受破坏，丢失的案例也举不胜数。

（三）收集难度大，电子数据分布乱、散。可以显然看到，对于部分基层部门的档案管理工作中，这些档案人员并没有得到一定的专业培训，不仅工作做不到位，同时严重缺乏对应的专业知识。所以，当电子档案形成后，当事人不知道或不会准时交档案室归档，有的担心归档后利用起来不方便，也有很多档案人员只注重实体档案而忽视电子档案，导致其中的重要电子档案容易在工作中遗失。同时也可能由于人员变动等情况没有办理相关的移交手续，导致大量有价值的档案丢失。

（四）整理不及时、不规范。电子档案是大批量的数据存储在电脑中，许多档案人员极其依赖电脑的自由组合，而没有进行业务化归纳与整理。时间长了电子文件越来越多，有些信息甚至本人也说不清，即使归档，因为形成时间不明、内容不详等原因无人着手整理。

三、加强电子档案管理的策略

（一）不断完善管理制度。造成电子档案收集管理难的原因主要是缺少制度规范指导。各单位应根据自身实际制订符合电子档案管理要求和适合本单位特点的档案管理制度，不断提高每位档案人员的职权意识，拟定好与之相对应的技术标准与相关的规章制度，在制度的建立当中，必须要将电子档案保管所需要的相关制度与法律体系进行完善，同时做好保密论证信息以及计算机对电子文档的保密工作。

（二）做好电子档案的形成、积累和归档工作。对于电子档案的归档工作中必须有明确的经办人进行办理，同时对电子文件进行标记。而其中的档案人员必须对电子文件设定对应的访问权限，网络管理人员可以在其中将电子文件的物理地址存放在特定的服务器中。同时，这个服务器可以利用硬盘等形式进行备份，保障电子文件在归档后有最基本的原始数据，确保这份原始数据不会被随意改动。同时，电子文件在保存中要充分保持其结构的稳定性与完善性。对于服务器的局域网必须有十分规范系统化的保障措施，如果一旦其中的系统设备遇到更新必须充分将电子文件等数据进行转移，并且及时更新其记录。同时还要注意的是，在电子文档的归档工作中无论是档案人员还是网络管理人员必须定期将其设备与服务器中的电子文件进行定期整理与删除重复多余的内容，不断结合无纸化办公的实际需求进行一体化管理，不断提高档案管理机构的工作效率。

（三）从实际出发，突破传统档案的整理模式。第一，以“项目”为单位做好初步整理，以时间和活动等要素为依据建立该项目的文件夹。第二，对于文件中没有归档价值的文件应该删除。第三，以项目为单位编制档号。这种以一个项目为基本单位的归档方式既快速又方便。

（四）加强对电子档案的安全性保护。对于电子档案的管理，安全保护是核心环节。一是加强电子档案的安全保护，首先要把好入口关，保存电子档案在电脑管理系统中的安全性与稳定性。同时要定期对其中的设备软件与硬件在版本上要得到及时确认与更新，确保这些设备软件与硬件满足档案管理保护工作所需。电子档案接收时也要登记，按其技术条件进行检测，其内容包括软硬件环境、版本。二是在存储这一块必须尽快制定对数据的保护措施，确保数据不会在其中丢失，这里可以利用签署技术来完成保护措施，比如数字签署与光笔签署，数字签署就是传统的数字密码签署，利用密码的复杂性来不断提高其安全性，而对于光笔签署，必须要利用相关的光笔来完成签名，只有在输入板利用光笔进行签名真正让系统得以识别之后才允许有访问权限，光笔签署的安全性十分显著。三是利用防火墙技术来完成保护措施，无论是哪些计算机，本身系统就自带防火墙技术，可以保障计算机网络避免受到别的服务器侵入，可以将不属于该计算机网络机构的用户隔绝在外，防止非法入侵，因此，利用防火墙技术，就要用最新、应用效果最好的防火墙与相关的网关、过滤技术进行合理应用与下载。

（五）不断提高档案管理专业人才的素养。电子档案的管理工作涉及相当多的专业知识技能，同时对于管理人员的专业素养有着最为基本的要求。因此，必须要充分提高专业人才的培养，定期开展外出学习活动，不断提高其理论知识与专业素养，以便于更好地担任电子档案管理工作，满足现代化发展的趋势，使之工作效率与工作流程变得更加先进化与高效化。

四、结束语

通过鉴定的电子档案数据拷贝到耐久性载体上，至少一式两份，或及时输出纸质档存档。档案管理工作部门要定期对对应的设备做好基本的维护工作，这样电子档案才能长久保存下去。

【参考文献】

[1]张丽君.探究新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].卷宗，2017（17）.

[2]鄂梅英.国土资源档案管理工作中的问题和对策[J].山西档案，2018，240（04）：51-53.