浅谈高职学院办公室工作的体会

李欣星 曹阳 孔祥阳 李清

【摘要】办公室作为高校的中枢部门，在整个高校管理中发挥着总揽全局、沟通上下、联系内外、协调各方的特殊职能，其工作的高效开展有赖于有效的制度建设、规范的办事流程、良好的工作预见性。办公室工作人员应在平时的工作中不断总结、解放思想、主动学习，切实提高自身综合素质和能力。

【关键词】高校办公室;制度建设;规范程序;工作预见性

2014年5月，习近平总书记视察中央办公厅并同中央办公厅领导干部和职工代表座谈，提出中央办公厅工作“五个坚持”的标准：坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守。作為中央办公厅工作及其党员干部行为的最高标准，“五个坚持”理所当然也是高校办公室必须坚持的最高工作标准和人员素质标准。办公室作为综合办事机构，是学院管理决策的“外脑”，是协调各方面的“桥梁”，是总揽全局、沟通上下、联系内外的“枢纽”。办公室日常工作面广量大，突发性、临时性、应急性工作较多，建立健全规章制度，合理设计业务流程，真正做到依规办事、有案可查、简明高效，方能保证办公室各项工作的完成质量。第一，办公室人少事多、一人多岗、一岗多责，对工作的时效性要求很高。第二，要保证人人有事做、事事有人管，要充分发挥每一位工作人员的聪明才智，确保各项常规工作和专项任务都能落到实处。第三，要全面提升工作人员的能力素质和工作经验，让每一位工作人员都成为工作的“万金油”，从而满足办公室超常规工作强度的需要。第四，办公室工作涉及“三公经费”，严守“八项规定”是做好办公室一切工作的最根本前提，所以，办公室工作的开展要站在讲政治的高度，把党的规矩和纪律意识挺在前面，牢固树立大局意识，在繁杂的工作任务中把握好事情的轻重缓急，在自觉践行习近平总书记“五个坚持”标准基础上，紧紧围绕“立德树人”这一根本任务，解放思想，对标找差，主动学习，切实提升“服务发展、服务决策、服务落实”所需要的综合素质和能力。

一、确章立规，加强制度建设，守好发展底线

摆正办公室在新形势下和高校发展新要求中应处的位置和应有的作用，细化办公室业务范围，建立有效工作章程，制定清晰工作目标。安全稳定方面，制定了学校安全稳定管理办法、领导带班和中干值班制度等，建立了治安稳定巡查和督办机制，坚持每季度进行安全专项整治，坚持每天由值班领导对学校重点区域进行巡查;外事工作方面，坚持“外事无小事”，严格执行上级关于外事工作的各项规定，制定学校《来华留学生招收教育教学管理办法》《因公出国管理规定》《外籍教师管理办法》等，确保外事工作有序推进;三公经费方面，制定完善了学校《公务用车管理办法》《公务出差管理办法》《公务接待管理暂行办法》《外宾接待经费管理办法》等，严格遵守中央八项规定和省委省政府十项规定，守好发展底线。

二、注重落实，严格规范程序，确保服务质量

强化大局意识和责任意识，做到认真负责、从严要求、优质服务，高质量完成各项工作。学校各类文件严格按照上级主管部门下发的公文格式标准，从公文的起草、送审、印发等各个环节，统一规范、专人管理，着力推进办文规范化;合理设计车辆管理、印章管理、教育统计等业务的流程，真正做到依规办事、有案可查、简明高效，着力推进日常工作规范化;在领导视察、重要会议等接待工作上，拟定工作方案、召开工作协调会，确保工作规范有序，不出纰漏。目前，学校成为德阳市对外交流的窗口单位，多次接待教育部、省委省政府领导视察，承办教育部高职扩招、四川省装备制造业产教联盟成立等方面重要会议，得到了各级领导的高度肯定。在工作中，及时总结工作经验，将工作中的好经验、好做法程序化、标准化、固定化，提高工作效率，确保服务质量。

三、合理分工，注重梳理总结，鼓励开拓创新

高度重视挖掘每个人员的内在潜能，最大限度发挥他们自身的优势，帮助部门人员充分认识自身工作的重要作用，帮助他们在个人的工作岗位中各尽其职，帮助他们实现个人价值。办公室不仅仅是他们努力付出的收益人，更是他们勇于创新的拥护者和守护人。在合理分工安排的基础上，与部门人员充分交流，帮助他们充分认识工作的意义和价值;做好过程把控，尽全力为部门人员保驾护航、排忧解难，做他们有效执行工作的坚强后盾;强化人员的大局意识和责任意识，做到认真负责、从严要求、优质服务，高质量完成各项工作。定期组织部门人员开展工作交流，对各项常规工作的实施情况进行观察、分析、评价，并及时反馈，优化流程、总结提炼，不断寻求创新突破口和切入点。对重要活动、工作集思广益、加强管控，决策前及时发现问题、及时纠正;执行中稳扎稳打，减少或避免发生新问题;完成后及时梳理、查缺补漏，发现好的经验、做法及时提炼、内化、推广。

四、有效激励，注重人性化需求，完善考核体系

注重办公室人员的人性需求，加强与部门人员之间的有效沟通，实现工作目标的更好协调、更合理安排。充分激发办公室人员的工作主动性、积极性和创造性。待人热情、细微处见服务;公平、公正、严谨、周到;在繁杂的工作中提高服务规范化水平，最大限度赢得师生、员工的认可与支持，推动办公室工作的高效进行。充分明晰考核目标，将其进行科学合理的分解和细化，使之与办公室实际工作相契合;建立和完善考核管理体系，真实全面反映部门人员岗位工作特征和工作实绩，帮助部门人员对标找差，不断提升工作水平和能力;个人发展与学校发展紧密结合，支持和鼓励部门人员的职称与职务晋升，为学校管理人才梯队培养和输送合格后备力量。

五、张弛有度，增强工作预见性，突出中枢作用

多积累多观察，及时了解和掌握学校发展形势，摆正位置，坚持“到位不越位、揽事不揽权”原则，正确领会领导意图，为学校发展建言献策、有理有节，起好参谋助手作用;重要事件及时向领导汇报，突发性问题及时协调处理，切实发挥好办公室上下沟通桥梁、师生联系纽带作用;尽可能将可以预见的事情列入工作计划中，主动加强与其他职能部门的沟通协调，工作上有韧性、有弹性，做到有条不紊、从容不迫;勤于思考，善于从繁琐的事务中解脱出来，富有创造性地开展工作，力求事半功倍、“四两拨千斤”的工作效果;主动作为，积极参与学校一系列重要工作的研究与决策，在中国特色高水平高职学校、国家级教学成果奖、四川省优质高职学校的申报和建设中，既参与具体工作，也为重点工作的开展统筹协调，成效显著，办公室中枢作用得以凸显。

六、结语

2018年7月，在中国机械工业教育协会院校行政管理研究会工作年会上，协会前秘书长杨光院长在讲话中总结了办公室工作十二条，受益匪浅，在此分享并共勉。一是提高两级想问题，靠前一级抓落实。二是想好了再说，干完了再歇。三是汇报工作要勤快，请示工作要有建议。四是大事多请示，小事自处理，准确把握度的事。五是领导关注的事一定要及时汇报进展。六是件件有着落，事事有回音。七是不拖事，急事急办。八是会内的事不要会外讲，酝酿的事不要随便讲。九是提建议要争取被采纳。十是随时为领导减轻压力。十一是工作要有创新意识。十二是善于做好顶层设计，工作超前谋划，重要活动、会议、工作均在把控下进行。新时代，信息化、智能化的不断发展对于学院办公室的工作是新机遇也是新挑战。在接下来的工作中，办公室将在制度更新、办公自动化水平提升、工作方式方法创新、人员主观能动性加强等方面做出更多的思考和探索，在自觉践行“五个坚持”标准基础上，继续紧紧围绕“立德树人”这一根本任务，开拓进取，不断创新，为学校的发展作出更大贡献。

【参考文献】

[1]陈华.新时代高校办公室工作的内涵特征及要求[J].教育管理，2018（11）：134-135+170.

[2]李燕.浅谈高校办公室的职能与创新[J].文教资料，2017（11）：143-144.

[3]杨慧婕.浅析当前高校办公室管理存在的问题与对策[J].赤峰学院学报（自然科学版），2017（05）：162-163.

[4]刘春生.基于服务理念的高校行政管理的几点思考[J].文学教育（中），2014（04）：38.

[5]袁茜.高校办公室工作职能发挥趋势探究[J].湖南工业职业技术学院学报，2013（10）：117-118.

[6]张柱哄，和希顺.做好高校办公室综合协调工作的思考[J].华中农业大学学报（社会科学版），2008（3）：115-117.

[7]雷建华，陈小山，梅方竹.浅议我国高校的校办功能与作用[J].科技创业，2008（10）：98-99.