大数据背景下人事档案管理的思考

王立平

摘 要：近几年，信息数据应用越来越广泛。对企业而言，如何有效管理各机构的行政记录，处理信息爆炸的数据成为目前的一个重点关注问题。尤其对于企业而言，人事档案管理与企业的正规运作直接相关，内部的信息管理工作也需要随着时代的发展和技术的进步而进行改变，要利用大数据技术来提高企业内部工作人员的信息管理水平。本文主要介绍了大数据的基本概念以及特征，对企业的人事档案收集归档工作常见问题进行了分析，结合工作经验，提出了针对性的应对措施，希望能给相关领域提供一些参考。

关键词：大数据时代;人事档案;档案管理;挑战分析

1 引言

为适应大数据时代，企业人事档案电子信息化管理必须得到重视，这将为企业人才战略的推行、人事档案信息的安全性与全面性提升提供有力支持。为保证人事档案管理工作更好服务于大数据时代的企业发展，正是本文围绕大数据时代下企业人事档案电子信息化管理开展具体研究的原因所在。

2 大数据时代人事档案管理面临的挑战

从大数据技术的特征来看，其主要表现为Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（价值）、Veracity（真实性）这五点[1]。对人事档案管理信息化建设工作来说，大数据技术的应用必然要充分利用大数据技术所具有的上述特征，切实提升人事档案管理的效率与质量。但从人事档案管理工作实际来看，因为各方面原因的影响，其在全面性、完整性方面均不够理想，同时传统的人事档案管理理念存在重收集保存、轻查询利用，在数据共享方面显然难以满足大数据时代要求。因此，围绕大数据时代实际特征来看，当前人事档案管理面临的挑战主要集中在全面性、完整性以及共享利用等方面。

3 运用大数据加强人事档案体系建设的重要性

3.1 有利于提升人事档案管理水平

对于现代企业单位来说，为了保证人事管理的高效准确性，需要利用现代化信息技术进行档案的管理工作。随着最近几年科学技术的快速发展，大数据技术在各个领域发挥着越来越重要的作用。利用大数据技术进行档案的管理，能够极大地满足当前人事工作的实际需要。通过构建完善的信息资源平台，可以大幅度提升信息处理的效率，减轻档案管理人员的工作负担，并且能够保证人事档案管理工作的准确性[2]。

3.2 有助于发挥人事档案资料的应用价值

企业的发展过程中将会涉及许多的人事档案资料，在人事档案资料的管理过程中若运用信息化管理手段，可以使得人事档案的相关资料与信息被更好地利用，进一步发挥人事档案资料的应用价值。简而言之，利用信息化管理人事档案这一举措，可对人事档案资料进行协调与优化，使工作人员的优势、简历更方便被管理层查阅，从而将相关人员步入与其更匹配的岗位中，使得企业的整体人力资源管理效率进一步提升，真正实现各司其职，从而逐步提高企业的管理水平。

4 以大数据完善人事档案管理的途径

4.1 转变思想，建立大数据共享理念

思想决定着行动，其是各项工作开展的先决条件。大数据时代，流动人员人事档案管理信息化建设的首要任务在于主动转变思想，真正建立大数据共享理念。具体来说，人力资源公共服务中心需要在内部大力宣传流动人员人事档案管理信息化建设的重要内容，使得各个部门均能够正确认知信息化建设的内容、理念、流程、效果，同时主动学习大数据有关的知识内容，能够主动支持、配合流动人员人事档案管理信息化建设工作的开展。与此同时，为保障流动人员人事档案管理有效服务流动人员，流动人员人事档案管理信息化建设还需要主动与各个用人企业之间进行对接，即信息化建设不仅仅局限于人力资源公共服务中心，同时还要结合用人企业信息化建设实际，大力宣传大数据理念，尝试建立协同信息化建设机制，使得用人企业能够与人力资源公共服务中心进行人事档案方面的对接，共同推动档案管理收集、整理、接收等相关工作[3]。

4.2 执行人事档案的数字化工作

在完善好人力资源管理系统之后，需要对企业的人事档案执行数字化管理。首先需要利用专业化的设备，对其中的图片和文字信息进行录入，经过相应软件加工处理，进行有效的储存，并且要对资料处理过程进行优化，避免在录入的过程中出现格式错误等情况。其次，档案管理人员需要对基本信息进行审核，不仅需要保证信息的准确性，同时也需要审核信息的真實性。在完成这一系列工作之后，对基本信息进行保存，方便在后期使用的过程中进行灵活的调用。在选取对象的时候，应当按照相应的权限，对符合关键词特征的信息进行提取，然后按照搜索要求进行排序呈现。对于填写格式不一致的信息应当按照统一的标准进行修改，再进行数字化管理，提高档案管理的规范性和准确性。

4.3 提升人事档案管理人员的综合素质

为了更好地适应大数据时代的到来，文档管理部门应该全面提高管理人员的综合素质，加强对工作人员的教育，组织人员进行大数据理论概念的学习，档案管理人员自身需要掌握人事资料管理的专业知识和技能，并且需要具备一定的计算机操作水平，能够利用信息技术处理问题，学校也需要加强人事资料管理团队的训练，增强团队的凝聚力，提高员工的综合素质，从而能够满足大规模数据背景下的人事档案的管理要求[4]。

4.4 规范人事档案信息化管理细节

在大数据时代下，档案信息早已成为一种重要资源，人事档案信息也能够为企业内部管理和未来发展提供支持，因此人事档案电子信息化建设必须明确其对企业发展的重要性，并结合大数据时代电子信息化发展趋势。在具体实践中，应设法强化企业整体的电子信息化管理意识，为实现这一目标，档案管理部门必须结合已有的人事档案信息，落实精细化管理，以此保证人事档案信息的准确收集能够得到重视，电子信息化平台也需要得到充分利用，以此强化各部门的沟通与交流，即可配合相关监督机制，更为高效、精准的录入人事档案信

息[5]。为保证人事档案信息的完整性，在信息录入和存储环节，档案工作人员均需要重点保证信息的全面性，由此信息收集方可更好服务于大数据时代人事档案电子化信息化管理。

5 结束语

在当前的时代背景下，为了完善企业的人事管理工作，需要利用大数据技术进行人事档案系统的建设工作。档案管理人员需要对档案信息进行扫描录入，并且核对项目信息是否准确无误。其次，要对系统进行安全维护，保证人事档案系统的安全可靠性。另外，需要注重人事档案的标准化建设，提升信息的共享程度，从而保证档案管理工作的先进性和适应性，为其他的人事工作提供完善的技术保障。

参考文献

[1]陆冬梅.浅析大数据背景下高职院校人事档案的管理与利用[J].中国管理信息化，2019，22（02）：187-188.

[2]付艳.大数据背景下高校人事档案管理研究[J].连云港职业技术学院学报，2018，31（04）：72-76.

[3]姚静静.大数据背景下企事业单位档案管理的思考[J].办公室业务，2018（22）：148.

[4]王德群.大数据背景下人事考试管理的思考[J].安徽工业大学学报（社会科学版），2018，35（05）：39-40.

[5]杨碧倩.大数据背景下高校人事档案管理面临的挑战及策略[J].管理观察，2018（28）：126-127.