关于中学档案信息化建设的思考

魏敏娟?戴春宪

摘 要：中学的档案记录着整个学校的历史，随着信息时代的不断发展，原有的单轨制档案管理已不能满足学校发展的需要，“智慧校园”已经深入到学校的方方面面，而档案的信息化建设也刻不容缓，本文以从档案管理的现实情况出发，分析其存在的问题，并为促进学校档案信息化建设提出可行性建议。

关键词：中学档案;信息化建设;档案管理

中学档案管理是学校不可或缺的一个重要环节，中学的档案记录着整个学校的发展轨迹，保存着有价值的文件，为以后的利用提供服务。为适应信息社会日益增长的對档案信息资源管理、利用需求，运用现代化技术改变传统的档案管理方式刻不容缓。

1 信息化背景下中学档案数字化管理的意义

信息化管理可以提高工作效率。目前大部分中学都采取最为传统的人工整理，以纸质材料为主，虽然这种方式更够很好的确保信息的准确性，但是却会大大地增加工作量。而对档案进行信息化管理，不仅可以缩短档案归档的时间，还不用人为的去递交归档材料，可以节约更多时间做高效的事情。

信息化管理可以节约存储空间。以往的档案保存均是纸质装订，采用不锈钢订书针或者棉线，而随着学校发展规模的壮大，需要保存的有价值的材料越来越多，档案室的空间总有一天会不能满足需求，而档案信息化管理，在服务器或者云端存储档案，可以大大节约空间。

信息化管理可以更好地服务于师生的需要。以往的纸质档案目录无法满足很快的调取所利用的档案，而信息化建设却很好地弥补了这个问题，只需要建立一个相对较大的信息库，就能将这些资料快速地储存在其中，而且通过检索栏目可以很快地将档案调出来，在增加档案和整理档案的时候，都能够更加的轻松相比于传统的人工查询的方式，要方便太多。

2 中学档案信息化管理面临的问题

2.1 软硬件融合不够

档案信息化管理是一个综合的系统，不仅包含硬件设施，比如档案存取的环境和设备，办公设备，设备维护等，还包含各种软件设施，比如档案管理软件，数据库等。目前大部分基本硬件都能到位，但是在软件这方面还不够重视，没有配备专业的档案管理软件，而仅仅是利用Excel表格，文件的传输也不规范。硬件与软件没有很好的融合，这也会导致档案的信息化管理比较滞后。

2.2 制度不完善

在档案的信息化建设中，很多的管理制度还不够完善，档案管理涉及学校的各个部门，涉及每一位教职工，制度不完善会导致档案管理过程不规范，各部门没有统一的标准会造成混乱。因此，每一个学校都应依据自身的实际制定档案管理规范，在档案信息化建设这一块，国家档案局也出台了相关的法规标准，《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894—2016、《纸质档案数字化规范》DA/T 31-2017、《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-20091，但是学校对于电子档案管理这块还是非常落后，缺乏相应的电子档案管理办法。

2.3 数字化程度低

学校很多非常重要的文件都是纸质保存，没有电子版，这就给档案的保存和利用造成了不利，若发生火灾或文件丢失就会很麻烦，而在利用过程中每次的查阅都会带来纸质文件一定程度的损坏，所以，对于永久保存的、价值大的、经常利用的所有纸质材料均应实现数字化存储，并且做好备份工作，即使原件不小心损坏还可以调取备份件。对于时间比较长的学校，档案资料多，数字化程度比较低，给档案信息化管理也带来了不便。

3 中学档案信息化管理的对策

3.1 提高软硬件的融合

学校在档案管理上应配备基础管理的设备，打印机、复印机、扫描仪、刻录机、防磁柜等，还应配备相应的档案管理软件，让档案管理的过程规范化。平时在利用软件的过程中，记录出现的问题，及时与软件厂商沟通交流，并依据自身学校的实际情况提出要求，在软件上得以满足。档案管理人员应不断的促进自身的学习，掌握软件的操作使用，提升业务水平的同时，也提升技术水平。

3.2 完善制度

在档案信息化管理的过程中，在本单位原有的档案管理办法的基础上，结合国家队电子档案管理规范，制定本学校的电子档案管理规范，完善的档案管理制度能够保障档案信息化建设的顺利实施。平常利用国家档案局或省档案局网站，多多学习相关的业务知识，了解最新的发展，而不是一直固步自封，档案管理要和学校发展、时代发展接轨，在实际工作中不断的进行更新、补充和完善，通过构建并完善一套档案信息化管理制度来有效地保障档案管理工作的高效实施2。

3.3 加强档案数字资源建设

中学档案数字化管理与建设指的是以数字化的信息为基础，依据计算机技术和校园网络系统，通过扫描、存储、数据库上传等途径将各种纸质、声像等传统介质的档案信息转化为数字化的档案信息，最终形成档案信息数据库3。建设档案信息数据库是信息化建设的重要基础工作。在档案材料比较多的档案室，数字化工作应三步走，首先对每一年永久保存的材料数字化，从最新的年份出发，倒着往后走;其次，对30年保管期限的档案进行数字化;最后，对10年保管期限的档案进行数字化。在没有充足的人力物力条件下，应首先走完第一步，然后对利用率高的档案编研材料进行数字化，如学校发展历史、大事记等方面材料，为多媒体教学活动提供有益帮助4。将所有数字化资源存储在数据库或云端，并异地异质进行备份，可以实现通过计算机对这些档案的快速检索、查阅。

4 结语

档案要实现信息化管理对档案管理员的素质也提出了新要求，一方面要有过强的档案业务管理素质，另一方面还要懂计算机操作，数据库管理。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才，不可能实现档案信息网络化管理和服务。

参考文献

[1]http：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/dazc_list.shtml

[2]孙玉玲.新形势下中学档案管理信息化建设的有效策略[J].办公室业务，2018，000（014）：73.

[3]卢旭.信息化背景下中学档案数字化管理与建设研究[J].办公室业务，2019（4）.

[4]王霞.中学档案信息化建设的问题与对策研究[J].科技信息，2012，000（013）：238，274.