浅谈人事档案系统建设及数字化服务管理现状

包伟

摘 要：干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。档案管理也由原来使用纸质保存档案，实现档案系统建设及数字化服务管理工作，干部档案信息化项目包括干部档案管理信息系统、干部档案数字化采集和相关硬件集成。在大数据的环境背景下，提高干部档案管理效率，并维护好信息档案的安全性。故而，难点是干部人事档案数字化采集工作，由于此项工作实施周期长、安全质量要求高，所以必须进行详细的项目规划工作。

关键词：系统建设;数字化;档案管理

为了贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等国家法律法规，对干部人事档案工作的体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等加以规范完善，是今后一个时期全国各级各类干部人事档案工作的基本遵循。切实把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源。要着力完善管理体制、健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式，全面提升干部人事档案工作质量，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。干部人事档案管理系统主要针对中共党员及干部的人事档案信息进行采集、管理及辅助鉴定整理。

1 人事档案管理数据化建设的现状

单位人事档案一般由所在单位组织人事、劳工部门管理，负责保存记录在职职工、离退休人员等一生的年度考核、学籍材料、党籍材料、征兵入伍、职称晋升、工资年度评审晋升、职务任免等各种大小事情，获得的相关荣誉以及奖项均记录在案。对于人事档案的管理一直以来都采用了纸质档案的管理，工作量较大。同时，纸质版档案更新以及修改等较为繁琐，在保管中还有的档案材料损坏、破损严重，同时，纸质材料的字迹、印章等在时间的积累下，变的越来越淡、模糊不清。存在修复困难，补充材料不齐全、不及时，经办人的不同管理水平，装订时的错装，使档案的完整性不够，查阅档案应用上效果欠缺。

组织人事部门及其干部人事档案工作机构在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。

2 人事档案管理数据化建设的目标

电子档案在人们的生活和生产活动中具有较高的使用率，包括记录文字、公民信息、图表等，具有一定的保存价值和反复调阅的必要性。对于人事档案信息，我们必须要保证的就是其相关信息的完整，再此之前可能由于种种原因而导致某些人的人事档案中的信息并不完整，在进行人事档案数据化管理的同时我们需要对所有人的相关信息进行核查并进行补齐，对于人事档案数据化管理模式的建立。

2.1 建立干部档案信息库

建立同原始档案一一对应的数字档案，保持高分辨率真色彩的原貌，采用图像加密锁定等技术手段，有效遏制涂改造假，保证档案的真实性和有效性，为干部工作提供最准确的参考信息。干部人事档案管理系统解决了传统软件的专业程度高、操作难度大等问题，以简单、直观的操作方式来管理档案，将复杂的管理逻辑隐藏到后台。与传统软件相比较，其结构更加灵活，可以根据本单位的实际情况，来动态的创建所需的数据存储结构和档案管理业务。方便快捷的扫描、著录方式使档案数据的采集变得简单易行。规范化的数据接口，使保管的档案数据很容易与其它管理系统进行数据交换。

2.2 建设干部档案管理信息平台

安装干部档案管理信息系统界面，具有良好的操作性，实现数字档案方便灵活的查询利用，提高查借阅干部档案的工作效率;实现档案目录、档案查借阅登记、档案转入转出登记、档案的在库状态统计等日常工作台帐的自动处理，提高干部档案管理效率。干部人事档案管理应用系统，旨在减轻干部人事档案保管的工作强度，提高干部人事檔案的保管质量，降低干部人事档案数字化成本。还可以根据组织部门的最新规范和要求，辅助档案保管人员，对档案进行分类、检查和鉴别工作。

2.3 提供安全、可靠的干部数字档案技术手段

通过干部数字档案加密技术、用户身份认证、浏览控制技术、区域控制技术和光盘加密等技术，有效保障干部数字档案管理的安全。进入新世纪以来，随着互联网技术和信息技术的革命和创新，大数据时代的来临为人们的工作生活带来了较大的变化。在这样的背景下，电子档案的信息安全，尤其是人事档案的信息安全也面临着较大的风险，如何保障信息安全和档案安全是档案信息电子化所面临的主要问题之一。同时，由于档案管理人员的管理方式单一，人员技术水平不平衡，还存在人为的技术安全管理。数字备份管理也是需要高度重视，保管的处置安全、人员使用中的浏览安全等方面因人而异，对管理人员的教育、培训、管理也常态引起重视。

3 人事档案管理数据化建设的重视

事业单位的人事档案包含了干部、工勤、离退休人员、死亡档案等人员档案，干部人事档案实现了数学化、规范化，但是其他的人事档案管理还存在一定的困难，只能维持现有的纸质档案保存。加大对其应用效率不高，工勤人员的人事档案由单位劳工部门分管，装订方式、内容、保管等均区别于干部人事档案，重视程度不高，管理人员利用率也不高。需要干部人事档案管理应用系统，纳入干部管理档案数字化建设中，工勤人员在身份的转变中，也作为干部提拔使用，需要同时提高数字化转接、查询等工作，提高保管、利用。

4 小结

人事档案数据化的管理工作极为重要，数据化管理规范人事档案保证了信息的完整性以及共享性，也需要重视信息的安全性，所以有些属于机密的事情必须要进行相关的保密措施。为了保证档案数据的安全性，定期对于数据库中所有的数据进行备份，以防止由于软件或是系统的问题而导致相关文件的丢失。此外，我们还应该定期对于数据库进行维护，同时我们还应该规范的使用数据库。只有这样才能保证人事档案数据化管理模式的安全性。系统将以档案数据为支撑，基于智能检索技术，实现干部档案工作现代化管理，从而实现干部档案职能功能从保管服务型到主动服务型的转变。