房产档案查询的重要作用及查询利用问题研究

黄微

摘 要：房产档案的存在，对于有序管理房产工作，解决房产纠纷有积极意义。但是房产档案的利用建立在房产档案查询工作的基础上。而房产档案查询的信息化利用工作还存在一些问题，本次就对此进行分析，探究有效的解决措施。

关键词：房产档案;查询;问题;解决措施

1 引言

随着市场经济的发展，房地产市场发展十分快速，再加上人们物权和法律意识的提升，对于房产档案的利用需求逐渐升高。而在这个背景下，带来一个比较严重的问题，就是房产档案是否可以公开查询？而查询标准如何界定？等，都是房产档案管理部门需要解决的问题。

2 房产档案的重要作用

房产档案是城市房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形成的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。涵盖了房产的各种详细信息，包括房屋自然状况（坐落、面积、用途等），房屋权利状况（所有权情况、他项权情况和房屋权利的其他限制等），以及登记机关记载的其他必要信息。房产档案发挥的作用，一是可以作为解决民事纠纷的合法依据。在当今社会，房产的买卖问题十分普遍，而由此可能引发经济纠纷或其他民事案件，法院在受理这类案件时，需要查看房产是否有合法证件，房产部门的行为是否合法，此时对于涉及的房屋原始登记凭证，也就是房产档案，就成为最具权威性的证据。但根据法院管理民事案件的要求，需要当事人取得第一手资料，而房产管理部门如果不允许进行房产档案的查询，那么相关案件将不能受理，所以从这方面来看，应当允许进行房产档案的查询。

二是可以作为处理刑事和经济案件的合法依据。这一点主要是因为房产价值都比较大，有些时候会作为收受贿赂的物品，还有非法占用房产等问题，比如非法拆迁等。这类型案件也需要取得房产产权归属的合法依据，而这也需要允许进行房产档案的查询。所以从这方面来看，应当允许进行房产档案的查询。

三是可以作为城建和企业投资的可靠依据。房地产市场一直比较火爆，经济效益也较高。在进行城市建设时，比如棚户区改造、廉租房建设等，都涉及房产问题;而且企业投资也有很多倾向于投资房地产行业。但进行城建和投资都需要对房产情况有全面了解，所以需要允许进行房产档案的查询。

3 房产档案信息查询出证工作中存在的问题

房产信息查询出证在房产档案查询工作中有着重要作用。以我市为例，产权处在雨湖、岳塘、九华交易大厅推出了自助查询机，实现房产信息证明立等可取、即来即办，可以自由选择办理相关区域的房产信息查询出证，同时我们对客户利用自助查询机进行热情耐心指导。自助查询机设置以来，截至目前，累计接待各类房产档案信息查询出证15万余人次，其中自助查询62641人次;协助有关企业单位及个人解决了很多矛盾纠纷和信访遗留问题，实实在在便利了群众，优化了营商环境，持续提升了广大群众的获得感和幸福感，为我市房地产市场健康平稳发展和社會和谐稳定做出了较大的贡献。但是在信息化利用过程中，因为技术原因、历史遗留等问题的影响，还存在一些缺陷和不足，难以保证100%的查询准确率和全面率。

1）档案数据杂乱。当前来说，各个单位进行档案信息录入模式并不统一，导致档案数据杂乱。一是身份证信息比较混乱，因为个人身份证号码出现过调整，所以前后期的身份证号码格式不太一致。而当前的查询系统中，一般是按照姓名和身份证号进行查询。二是姓名中的生僻字使用代号代替，部分群众的姓名存在一些生僻字，录入系统不能识别，把关不严格，导致使用其他代号进行代替，这就使得查询无法获得准确信息。三是房屋坐落信息不统一，因为房屋年代久远，地名及房屋楼栋的改变没有及时变更，这样一来进行查询就不容易查询到准确信息。四是电子影像资料不完善，进行信息录入时是同时进行大批量的数字化扫描，这样可能在中间出现一些失误，比如扫描质量较差、关联条目错误、扫描件模糊等，导致在查询档案信息时无法确认，还是需要调阅纸质档案。

2）系统建设较落后。进行房产档案查询原理上说是根据查询条件查找到相关档案信息，并不是详细的业务数据。但是按照档案形成的要求来说，处于业务办理环节的还算不上档案资料，而是现行文件，因此在查询过程中不能利用流程数据代替档案信息。

4 解决措施

1）加强档案数据清理工作。考虑到当前档案数据的混乱情况，要想做好房产档案查询的信息化利用工作，需要先做好档案数据清理工作。虽然房产档案数量庞大，信息庞杂，进行清理比较困难，消耗的人力物力巨大，但也要借助信息技术的应用，开展清理工作，这是进行档案查询工作的基础。相关单位需要确定档案数据清理的标准，建设规范化的房产档案收录标准，包括姓名、房屋坐落、产权来源、用地性质、建筑面积、交易价格等，都需要有统一的标准。然后是对缺漏的信息进行补充，比如2005年之前，房产是没有预售备案登记信息的，在这之前如果产权人买房子又没有办理房产登记，就查询不到房产信息，导致记录与现实不符，所以需要对过往出现遗漏的档案信息情况进行补录。最后还要做好档案数据的关联工作，因为政策的变革和法律法规的变化，我国的房改审批工作标准一直在改变，资料信息也不太完整等，如果与相应的房产发证信息没有关联，会导致查询结果不完整信息。房产档案管理人员需要按照当前的记录，与信息部门联合协作，对房产档案中缺乏、不足、不全面的资料进行补充完整。

2）配合实体档案开展工作。因为各种各样的因素，房产档案查询的信息化利用工作开展离不开实体档案的辅助。虽然我们实现了房产数字化，建立信息化管理系统，是以实体档案为基础进行管理的。基于此，相关单位也不能过于盲目追崇信息化档案管理的开展，而是要以实体档案为基础开展工作，特别是在信息化利用中档案数据不全面的情况下，为了保证房产档案查询的准确性，还需要进行实体档案的核对。

3）建立科学的档案查询标准。开展房产档案查询的信息化利用工作，还需注意建立科学的档案查询标准。首先是明确查询范围，根据房产的相关权利设置，建立相应的档案查询工作审批程序，避免出现越权行为，但立法机关按规定进行档案信息查询。其次是明确查询需求，进行房产档案查询的用户需要出示自身的身份证明信息或具备法律效力的委托书，公检法司进行查询需要出具查询介绍信和与此相关的法律文书。最后是明确查询要求，房产档案具有保密性，所以进行查询要严格按规定流程进行，明确相应的责任归属，出现的违规查询行为需要进行追责。

4）提升档案工作人员综合素质。落实房产档案查询信息化利用工作，还需要提升档案工作人员专业知识，规范服务行为水平，要请更多地档案工作人员参与到这项工作中，集思广益，吸收档案工作人员的意见，对当前的房产档案查询工作进行完善。房产档案查询的基础就是档案管理工作，所以相关单位还要重视档案工作人员的素质提升。

5 结语

房产档案查询因为房产档案的重要性，具有一定的必然性。而在房产档案查询的信息化利用中还存在一些问题。相关单位需要对这些问题进行分析，针对房产档案查询存在的不足进行优化，提高新时期房产档案查询的信息化利用率与准确率，最大限度地为社会、为群众提供优质高效的服务，从而达到便民利民的目的。

参考文献

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