基于新形势下的房产档案数字化管理探究

黎美彩

【摘要】本文首先分析了房产档案数字化管理中所具有的特点以及作用，然后结合我国房产发展的新情况而提出具体的管理策略，从而更好地保证房产档案的真实以及准确，为现代化房产管理工作提供良好的指导。

【关键词】 新形势；房产档案；数字化；管理；探究

房产档案数字化管理主要指的是把传统纸质的原始档案以及材料借助于现代化的机器以及设备，对它们进行扫描、拍摄，然后通过压缩、转化为声音文件、图片文件以及录像文件等，最后把它们进行分级存储与管理，从而使得这些档案资料能够在服务器中得到良好的保存，同时建立良好的程序，从而为人们更好地检索以及查询相应的档案资料提供便利，这是房产档案管理重要的发展方向，它既满足了社会对信息资源开发的要求，又能够适应我国市场经济建设与发展的需要，因此，推进房产档案数字化管理，已经成为了房产档案发展的重要方向，面对新形势下的机遇，要积极推进档案管理工作的创新，从而为信息产业中档案事业的体系建立以及完善奠定良好基础。

一、房产档案管理的数字化模式所具有的特点

（一）房产档案的多样化服务。在一般情况下，房产档案在网络化的服务中，需要把传统纸质化的档案通过相关的技术将它们转化为数字化的信息，例如房产中相关的资料、合同、协议以及特殊说明等转化为图片文件、声音文件等，从而使得这些重要的资料能够得到科学的管理，同时提升房产档案的管理水平，除此之外，这些资料在完善之后，还可以统一进入数据库，这为信息的查阅工作也带来了便利性，此时，人们凭借自己的身份认证，自行查询房产档案的信息，从而减少了人工查询的繁琐步骤，同时也提升了信息查询的速度，通过实施这些多样化的服务，不仅为房产用户提供了便利，而且也提升方房产信息管理部门的服务水平。

（二）房产档案的网络化管理。众所周知，我国传统房产中档案的管理工作基本是人工操作，这仅能满足用户办理相关手续以及基本信息的查询需求，但是对于信息的及时收集与应用则难以做到及时性，而且对档案的信息深入开发应用也难以实现，当房产档案的管理工作逐渐地进入了网络化模式，就能够十分便利地实现房产档案信息的整理、检索、归档以及查询等目标，从而极大地提升房产档案在管理工作中的效率，同时对用户而言，也为他们带来了便捷的服务。

（三）房产档案数字化的模式。房产档案中的信息需要具有高度的保密性，而在传统的管理模式中，难以提升其保密性，在数字化的管理模式中，能够有效地把数字化房产档案的内容以及管理对象与载体实施改变，提升相关人员在保护房产档案信息中的能力，例如针对用户可以设计一个专门的信息查询入口，在此信息查询的入口处，用户可以凭借自己的账户信息以及密码自主地查询相关的信息，对于工作人员而言，在数字化的档案管理中借助于计算机的技术以及数据库的应用，有机结合档案实体与服务的分离，把档案中的原始凭证录入信息资料库，这就为顺利开展图文一体数字化管理模式提供了便利。

二、房产档案管理的数字化实施策略

房产档案实施数字化的管理需要一个循序渐进的发展过程，当前办公逐渐进入了自动化的阶段，人们对数字化的技术应用也在不断地加深以及深化，这为房产档案进入数字化的管理模式提供了良好的指导：一方面是数字技术发展，需要工作人员加快提升自己的管理理念，在实践工作中加快创新房产档案的管理工作。另一方面是提升自己的工作能力，不仅在房产档案的管理工作中，做到既懂管理又能够掌握数字化技术相关的能力，从而为房产用户提供良好的知识服务，实现房产档案资源共享和有效利用。

（一）积极建立房产信息库。在数字化的管理模式中，房产档案的管理工作需要把档案资料以及文件转为便于保存的形式，其中的图片文件是比较常见的方式，因此对这些文件的保护工作就需要建立一个良好的信息库，把房产中的重要信息录入信息库中，从而为信息的检索工作提供便利，在检索相关的数据时，可以根据文件信息的提示输入对应的内容，从而有效提升房产档案的查询速度，把房产档案实施数字化的管理之后，通过数据库的查询工具就能够更好地提升房产档案资源的整合能力。

（二）提高对房产管理中数字化的认识。科学的思想认识能够有效地提升行动力，因此，在房产档案的管理中，数字化的管理模式已经在最大限度中提升了档案的利用率，同时也对满足社会的需求带来有效性，首先是针对房产档案出现资料的不真实、不规范以及不完整的问题，在实施数字化管理工作中就能够较好地进一步地补充完整，从而使得房产管理工作能够进一步完善。其次是在数字化的模式中，需要在局域网以及数据库的技术中登记房产信息，由于当前的房产档案在数字化方面并没有获得全面同步的发展，因此，提高对房产档案管理的认识，有利于更好地提升房产档案数字化管理能力，从而提升工作效率。最后，应用数字化的模式管理房产档案，能够更好地保证房产档案资料具有完整性以及真实性，同时加快提升房产数据中的质量，更好地服务于房产管理的工作。

（三）制定数字化发展与建设的策略。数字化的管理工作可以分阶段以及有步骤地开展，第一是在建立数字化系统中，必须要充分地考虑各地的房产档案实际情况，例如工作人员的配置情况、对数字化技术的掌握情况、工作人员的年龄分布等，这些因素会对房产档案中的数字化的推进带来一定的影响，因此在详细地分析了这些基本因素之后，就可以适应各个地区对房产档案中的数字化推进情况，从而有步骤地实施以及推进数字化的管理模式。第二是加快构建数字化管理模式的步伐，由于我国每年房产档案数量在不断增加，其数量之庞大也使得档案的库存出现了一定的难题，例如存储空间的有限性，因此在构建数字化的管理模式中，可以通过先进的技术把纸质化的档案资料转为电子文件的形式，（下转第184页）（上接第182页）从而使得电子文件能够得到高效的保存，这对房产档案的管理以及库存空间的解决等提供了良好的解决策略，在提高利用率的同时也能够在权属问题方面进行资料登记，使用户的房产资料能够得到科学的管理，除此之外，在日常工作中也能够较好地应对档案数量的增加。

（四）完善房产档案的数字化利用以及标准。根据国家档案局对电子文件与档案所制定的标准与规范，房产档案能够在管理工作中做到规范化，同时在房产档案的管理工作中，需要在国家的统一规范中确立良好的房产管理数字化标准，从而有效地提升房产档案的管理水平，提升服务水平；再者需要限定房产档案中信息数字化的利用权限，这主要是面对用户而言，他们能自行地查询相关的信息，从而使得房产档案的管理可以实现远程服务。对档案管理人员而言，可以在内部的局域网中查询与利用档案信息。因此，在房产档案的管理工作中，数字化的技术能够发挥重要作用。

三、结语

推进房产档案的数字化是适应时代发展的要求，同时也符合我国当前的实际发展情况，房产档案的数字化管理拥有许多优点，例如节省查询时间以及房产资料的库存空间等，同时也能更好地满足了人们对房产信息资料的利用和安全保管。

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