基层综合档案室档案收集工作的实践与探索

李晓芳

摘 要：文章基于基层综合档案室档案收集工作的重要性，分析此工作开展中存在的问题，对此工作的完善策略进行研究，以供参考。

关键词：基层综合档案室;档案收集工作;问题;完善策略

1 引言

在机关内部以及档案事业中，基层档案室档案工作是重要组成部分，其不仅为机关工作提供参考和咨询，作为机关工作的基础保障。同时也是档案工作体系中的基础组织，其管理的档案也是重要的国家信息资源。而档案管理工作就是对重要的档案开展保管和保护工作，同时在此基础上通过信息资源共享以及计划、决策科学性的提升来实现机关工作效率的提升。在此工作中的首要环节就是开展档案收集工作，此工作不仅对档案室中档案的数量和质量产生影响，同时也会影响其他机关工作的顺利推进。本文就针对此问题来进行研究。

2 基层综合档案室档案收集工作的重要性

此档案收集工作就是在国家相应规定的基础上将分散在各个单位和个人手中存在价值的档案集中到综合档案室中的工作。而其中的归档文件材料来说，主要有上级机关的指导性材料、会议文件材料以及需要办理的文件材料等;还有本单位中的会议文件资料、颁发的正式文件、内部各种工作计划、报告、报表等文件以及下级的请示上级的批复文件等;还有同级机关和非隶属机关的文件材料以及下级机关的文件材料等内容。通过对以上档案内容的收集，不仅可以保证档案资料的齐全和完整性，而且可以确保机关档案工作的顺利推进，保障其他的整理、鉴定、保管、编研等其他工作的顺利开展以及档案工作的健康发展。

3 基层综合档案室档案收集工作中存在的问题分析

3.1 档案不够齐全和完整的问题

以档案中的文件资料为例，齐全的档案要求是要此文件材料包括从通知立项、到实施以及结论所有环节中的相关资料。而完整性的要求就是所有载体形式以及此档案相关各个部门相关文件材料的完整。虽然档案管理工作在多个方面都具有重要作用，但是由于不直接产生经济效益而容易被领导以及职工的忽视，或者出现对档案内容的理解存在偏差的问题，加之没有做好对档案的科学管理而出现遗失的问题，这不仅会影响单位的正常工作，还会影响人员的正常晋升等管理工作，并且会对会计工作中的后期查证以及审计等工作造成不同程度的影响。

3.2 档案内容不够规范和准确的问题

所收集档案的准确性要求就是要真实反映事实并且保证图片、文件内容等与实际情况相符，而且相应的手续齐全。而规范性要求指的是所收集的档案中的文件是在一定的条例准则下形成或者处理的。但是在目前的档案收集工作中，容易出现文件被修改或涂抹而影响档案的真实可靠性，或者由于文件纸张的问题而影响其保管的持久性、整齐性，并且还会对档案平整、依据以及参考作用造成负面影响。

3.3 档案收集时间上的问题

档案收集时间也就是档案管理人员对分散在不同部门和人员手中的档案资料进行收集的时间，或者是后者向前者进行档案移交的时间。通常对于机关文书以及业务部门档案移交的时间要求是在次年上半年开展，而且在移交作业中需要在移交目录基础上开展核对工作以及对移交手续进行执行。而针对会计档案来说则通常在隔年上半年进行移交，或者规定在原部门中的时间不能超过3年。此外，针对基建档案来说则需要在项目验收之后的3个月内进行移交。但是在目前的上述档案收集作业中，存在较为严重的收集时间滞后的问题，这就会造成收集到早应存档的文件而影响了此文件的应用，或者出现档案残缺或丢失等问题，引发档案不够齐全和完整，或者是对其准确性与规范性造成影响等恶性循环的问题。

4 基层综合档案室档案收集工作的完善策略

4.1 进行档案网络管理体系的建立

为了提升基层综合档案室的档案收集水平，需要建立从上而下的档案网络管理体系。在此管理体系中，需要在局领导为核心的同时，基于档案室领导以及档案室中的专职管理人员保证档案工作管理条例的落实。同时，通过此管理体系在集中统计管理、规划、协调、监督档案的同时，也通过统一的制度和组织来保证此档案收集工作的相关组织。不仅对具体的档案管理人员及其相关职责内容进行明确，保证责任落实到个人，而且通过统一的指导培训来保证档案收集工作完整性、准确性以及规范性的提升。

4.2 做好对档案管理人员的培训工作

无论是专职还是兼职的档案管理人员来说，需要定期组织相关人员开展学习交流会，而且通过表彰激励机制以及薪酬激励机制来增强档案管理人员的荣誉感。通过定期培训来提高管理人员的业务水平，有利于实现档案收集工作规范性的提升，保质保量将單位工作管理中的相关档案向档案室移交。通过多种举措，按照以人为本的原则提高管理人员的存在感，保证管理人员意识到自身岗位的重要性，意识到自身工作会对档案形成部门的工作状态以及单位的对外形象产生直接影响的作用，逐渐培养其责任心。

4.3 做好对文件收集时间的把握

通过对文件收集时间的准确把握可以保证文件的规范性和准确性，为此，通常在活动结束之后对活动前期准备、实施以及总结材料等文件进行收集可以保证档案收集的齐全。二是在出现人员变动情况时需要对纸质和电子档案进行及时收集。三是随时收集本单位的发文。四是次年年初进行零散文件的收集。五是按照分阶段的方式来对历时比较长的文件进行收集。

5 结语

在基层档案室开展档案管理工作之前需要做好档案收集工作，而且此工作对于档案的利用效果产生直接影响。为此，针对目前此工作开展中遇到的齐全性、完整性、准确性、规范性以及收集时间等方面的问题，需要通过档案网络管理系统的建立和应用，加强人员培训以及把握好文件收集时间等，不断探索和寻找解决对策，确保档案收集工作以及档案工作的顺利开展。

参考文献

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