文书档案整理对事业单位效能化发展的重要价值

裴晓第

摘 要：文书档案是档案管理的重要组成部分，它的作用不仅在于能客观的反映出本单位的发展历程、各项管理活动的开展方式、发展方向以及发展过程中曾出现的一些问题和处理方法，也在于能通过资源的整合、分析和预测来帮助企业做出正确决策，实现效能化发展。但由于各种主客观方面的影响，文书档案整理工作并未得到单位的足够重视，也没有更加科学和完善的管理制度予以保障和引导，从而降低了工作的效率，削减了其对单位发展的积极作用。在此文章就此话题展开了详细的讨论。

关键词：文书档案;重要意义;存在问题;解决对策

1 引言

随着市场经济的持续推进，现代企业制度的渗透，事业单位在发展经营过程中也积极的转变了管理思路，对档案管理工作也投入了大量的时间与精力，以期通过档案管理工作的科学化发展为单位提供更多有利的档案资料，促进其健康发展。其中文书档案的整理工作则是整个档案管理工作的基础。但长期以来，事业单位本身的行业属性决定了它在市场发展中的稳定性，同样也让文书档案管理工作处于相对稳固的状态，正因为如此，在面对市场经济冲击和单位改革的环境下，该工作不论是在机制上还是内容上都无法及时、有效的做出对应的变革，加上管理人员固有的管理思想制约着他们无法积极的去学习、转变和创新，综合各类主客观因素的影响，档案整理工作中仍然存在着很多不足之处。

2 文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义

文书档案不同于其他档案资料，在事业单位中，该类档案包括的内容是多种多样的，比如公文、会议报告、批复、文件的通知等都是每个阶段、每个时期国家以及社会对该单位活动的具体指示，还有单位在发展中遇到的一些困境、解决的对策也是单位最真实的活动记录。但通常这些资料并不集中，需要将其收集起来并进行分析、分类、汇总等整理工作，这样在查询中才会一目了然，档案的价值和作用也才能得到充分的挖掘与利用。如此不仅极大的节省了用户查阅的時间，间接地提高了单位的各项工作效率，也为事业单位的发展提供一个清晰而明确的方向。从这个角度分析该工作对于单位的档案管理工作来讲具有一定的指导意义。

从另一个角度分析，文书档案的整理工作实际上是对单位档案管理工作的监管手段。在这个过程中，各类档案内容的筛选、甄别都会得到最大限度的实现，从而有助于事业单位在后续的工作过程中进一步优化管理行为、提高管理效率，让档案管理工作更具科学化、合

理化。

3 事业单位文书档案整理中存在的问题

3.1 思想不重视

事业单位各个部门的管理内容一般都是各自为战，尤其是档案管理部门，将文书整理活动作为唯一的工作内容，而忽视了其他环节之间的关联性。若是单位某个环节出现了信息错误问题、工作系统运行出现了异常，则无法提供有效的解决办法，无法制定出有效的决策部署，不利于单位自身的发展。另外，部门之间的独立，也会导致档案信息资源得不到共享，整个单位上至领导、下至员工都认为档案涉及的是机密事项，是不予公开的，只能是专门人员进行保管;此外，单位效益的获取以及获取途径、收益及利润的效果等要比文书档案要重要的多，由此单位在安排具体工作事项方面也会有所偏差，因此从整体上看，文书档案整理工作的活力不足。

3.2 模式不创新

通常情况下对信息技术的应用并不深入，整体的利用率极低。主要表现为单位投入的资金不足、技术落后，无法实现信息设备与工作之间的合理匹配，人工操作仍然占据主要地位，双套归档的保管策略影响了单位效能化的发展;其次，管理人员整体的发展是不平衡的。单位任用的一些新员工缺失工作经验，会导致整理工作出现漏洞;部分员工并未接受过系统而科学的在岗教育和培训，专业性不够，以致于在工作中所采用的模式、思路都有明显的滞后性。

4 事业单位文书档案整理优化措施

4.1 强化信息化建设

信息技术的普及为单位各项管理活动的开展提供了强大的信息支撑，纷纷进行了信息化建设，以便通过信息技术的投入来解放大量的人力、提高工作效率。因此单位要加大资金投入，针对工作的实际情况、结合本单位的实际财政支出情况购置、更新与工作匹配的现代化硬件设备，并在单位内成立专门的研发小组针对工作情况研发对应的软件或者在有资质的科研机构、社会团体中购买软件，以此来满足工作的需求;要建立自己的数据档案室，同时实现省市县内部的三级网络平台，以此来转变传统的工作方式，实现资源共享、保存即存档的高效化、信息化管理模式。

4.2 强化队伍建设

知识经济时代的档案管理工作对管理人员有着极其严格的要求和标准。因此单位要对在职人员进行全方面的教育和培训。比如定期开展思想教育的培训活动，将最先进的管理理念、模式传达给管理人员，转变管理人员的思想;定期组织专项培训，强化管理人员知识和技能，做到积极主动收集和整理各类资料，通过自身工作能力的不断提高来降低工作的出错率;管理人员自己也要利用工作之余去公共文化场所查阅、学习有关的知识来丰富自己的知识框架、向前辈请教来弥补自己工作经验的不足，尤其需要投入一定的精力让自己熟练掌握和运用各类信息技术，更好的服务管理工作的信息化建设，如此通过单位与自身的结合来提升管理队伍整体的能力与素质。

4.3 强化制度建设

文书档案的整理工作要规范化和制度化，因此单位要制定具体、明确的工作制度来约束和引导工作流程、细节。比如要求工作人员要认真、及时、正确的处理文件，在文件收发时做好记录和登记，行文用语、格式要规范;在文档的装订时要反复核实该资料的标题、内容以及保管期限是否正确，核实无误要用专门的工具予以装订，使其美观、安全等。一旦违反制度和标准则会受到相应的处罚。

5 结语

文书档案包括了单位的发展历程、工作记录、职工信息料以及各类事务往来情况在内的人事管理、财务管理、经营管理方面的事项，它是事业单位发展经验、发展成果的浓缩与见证，是事业单位档案管理工作的基础和关键，因此提高文书档案整理工作的质量和效率是新时期事业单位发展的必然要求。单位要认清形势、分析该工作内涵，并运用新的思维和方法来开启工作的新局面。

参考文献

[1]邵宁宁.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探讨[J].中外企业家，2019（32）.

[2]温丽丽.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义[J].兰台内外，2018（06）：76-77.