高校数码照片档案收集与整理工作浅析

杨力

摘 要：高校数码照片是高校声像档案的重要组成，其对于高校经营管理、教育服务等各方面都有着一定价值。特别是信息化时代，数码照片档案的收集与整理工作也呈现数字化特点，如何做好相关工作是每个高校档案管理人员亟待思考的问题。下面文章就对高校数码照片档案管理现状与工作措施展开探讨。

关键词：高校档案;数码照片;照片档案;档案管理

随着社会的发展和信息化时代的到来，高校档案的管理工作在高校日常工作和学生生活中的重要性日益显著。所以说，打造一支素质强、业务强、作风好的管理队伍至关重要，这是现代社会对高校档案工作提出的要求，也是新时代下高校管理的任务。因此，解决现阶段高校档案管理存在问题，寻找相应的对策至关重要。

1 高校档案的重要作用

档案的重要作用是指档案价值的内在与外在和具体表现形式。档案产生于丰富的社会实践中，能够广泛地满足社会需求，因此，它的作用是显而易见的。第一，党群行政工作的查考凭据。档案是高校各类党群行政单位工作的参考证据，是机关、单位历史活动的真实记录，是连续工作必须查考的凭据。为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为高校各部门的领导工作和业务管理提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理各种问题。第二，社会实践活动的参考依据。档案脱胎于社会实践，在记载学校史实情况的同时，还会有反映学校发展的当时环境、各种条件、发展主题、实践经验等方面的内容，起到为进行当前各类实践活动参考、参谋、溯源的作用。第三，教学科研的可靠资料。任何一种教学和研究都必须以广泛占有资料为基础，以资料的真实可靠性为前提。在教学和科研活动中，档案不但能通过原始的记录提供直接的借鉴，而且可以通过分析、概括、总结、实验等手段获得间接的参考，为各类教学科研活动提供可靠、详实的资料。第四，宣传教育的生动素材。档案是历史的“纪录片”。和其他宣传材料相比，档案以其原始性、直观性、具体性和生动性等特点见长。利用档案著书立说、报告演讲、进行文艺创作、举办各种展览、实施学生思想教育等将具有更强烈的说服力和感染力[1]。

2 高校数码照片档案收集与整理工作现状

2.1 收集渠道不畅通

由于高校各部门职能分工的限制及信息渠道不畅通影响声像档案工作的开展。尽管档案人员做了大量工作，但声像档案的收集归档工作难度仍然较大。高校在重大政治活动、科研活动、生产运输等方面形成的照片、录音带、录像带等资料大部分散失在新闻部门、兼职摄影者或其他个人手中，原始信息易丢弃或损坏。

2.2 档案可用性较低

声像档案是以感光、磁性材料为载体，以图片、图像、声音的形式记载事件的档案，由于载体的特殊性，保管难度大，加上技术的推陈出新，计算机软硬件环境的频繁升级，声像档案在其保管过程中必须不断迁移技术环境，由此带来了迁移过程的安全性以及迁移后声像档案的真实有效性问题。如何确保不同生成环境、不同技术平台上声像资料的可读、可用，是声像档案保管利用的一大难题。

2.3 档案归档方式存在问题

信息技术的进步促进了信息的传输，也改变了档案的归档方式。以前收集的档案都是以纸质形式存在的，因此只需将这些纸质档案归档即可。随着信息化时代的到来，现在的声像档案不仅有纸质档案还有大量以数字化形式存在的档案，而且为了以现代化管理手段管理档案，实现档案管理工作的智能化、信息化，还需要将纸质档案进行扫描将其转化为数字档案。另一方面，以前上门面对面收集档案，现在电子版照片或视频等档案可以在网上提交归档，极大地方便了归档部门归档，同时促进了档案归档更加齐全完整。另外，在声像档案的归档工作过程中，档案工作者应变被动收集为主動参与到档案形成过程中，发挥桥梁和纽带作用，比如在学校一些重大活动中，档案人员积极参与一些题材专题片的拍摄制作，这是档案工作者重要的角色转变，使自己从幕后走到台前，实现了对档案形成全过程的控制，也是档案工作模式发展变化的具体体现[2]。

3 高校数码照片档案收集与整理工作的提升措施

3.1 做好照片档案的备份

照片档案在高校声像档案中所占比例不低，因此做好照片档案的备份十分重要。首先，对照片进行电子版备份。采用扫描或者直接将照片导入到计算机中，进行备份储存保管。同时要对不规则的照片进行翻拍，保存完整照片。其次，对照片采用电子版与纸质版两种方式储存，实现双套制备份。在照片打印或者冲印中注重纸张选择，选择寿命更长更容易保存的纸张。除了采用纸张打印之外还可以采用胶片印制，胶片相对寿命较长，材质稳定性也比较好，可以进一步提高储存年限，但是这种方式相对成本比较高，高校可以根据具体情况决定是否采用。

3.2 建立健全数码相片档案管理制度

在进行环境治理数码照片档案管理时，相关人员应结合数码照片档案管理的具体情况，对现有的照片档案管理制度进行完善。这样照片档案管理工作的水平才能得到提升，照片档案管理工作中出现质量问题的概率才能得到降低。相关人员要立足于环境治理数码照片档案管理的现状，专门指派人员进行数码照片档案管理。这样整理收集工作的水平才能得到提高，管理工作的水平也才能得到提高，才能保证工作的连续性。相关人员应对环境治理数码照片档案管理策略进行完善，对数码照片档案的归档要求进行完备，对数码照片档案的归档时间和收集范围进行明确，制定严格的数码照片管理制度，采用统一的数码照片管理规章，减少数码照片管理过程中的流失、分散问题。在对数码照片档案进行管理时，相关人员应加大对照片的整理、保管、利用等的工作力度，将相关规定落实到具体的管理工作中，提升数码照片档案管理工作的质量[3]。

3.3 完善档案存储方式

档案存储方式由过去的纸质版照片变为现在既有纸质版照片又有电子版照片，还有很多电子版的影像资料，因此信息化时代对信息存储技术的要求较高，档案工作者应通过对现代化技术的应用，不仅对档案信息进行保护、贮存和备份，而且还可以通过科学合理的数字化管理手段对声像档案进行规范化管理，将纸质版的照片和影像资料等进行数字化处理，既方便利用，也可以减少纸质版照片的使用频率，保证馆藏档案的完整，同时还要注意网络环境下档案信息资源安全等问题。

3.4 积极开放利用声像档案

档案工作者有促进档案利用的职责。在遵循法规制度、确保安全和隐私的前提下，运用多种方法，让一些生动形象的历史图片、声频、视频广为人知，这些方法包括互联网与网络出版物、印刷资料、公共项目、商业媒体以及教育和推广活动，通过印刷品、数字产品、机构网站或与外部的出版合作项目等方式，主动将公众普遍感兴趣的馆藏提供利用，增加人们对档案的了解。

4 结语

综上所述，档案信息资源的开发与利用前景广阔，只有尽可能地挖掘呈潜在状态的档案信息，以满足学校利用需要，要想将档案信息资源开发和利用这项事业深入持久地进行下去，必须要有一个坚实的理论体系作为支撑和法律法规做保证，通过建立档案管理制度、完善存储方式、加强备份管理，照片档案价值将会得到更高效的利用。

参考文献

[1]张瑛.实物、声像档案的数字化服务研究[J].知识经济，2018（21）：78-79.

[2]程靖.严格把守高校照片档案的归档质量[J].湖南科技学院学报，2013（08）.

[3]游利.声像档案管理工作的重要性及改进措施[J].传媒论坛，2018，1（09）：147.