办公室文书档案的精细化管理探究

李荣翠

摘 要：档案管理作为企业行政管理工作的一部分，档案管理效果能够反映出整个企业行政管理水平。本文主要对办公室文书档案概念、文书档案管理作用等进行简单阐释，分析办公室文书档案精细化管理的必要性，并提出如何有效地实现办公室文书档案精细化管理，希望促使文书档案精细化管理工作朝着规范化、高效性的方向发展。

关键词：办公室;文书档案;精细化管理

目前，由于企事业单位档案管理制度不完善，在实际开展文书档案管理工作过程中无法为其提供实施依据，文书档案管理工作基本由行政人员来完成，没有专门的人员根据不同科室的文书档案资料进行分类、归档，容易造成部分档案的丢失。另外，单位行政管理人员对文书档案精细化管理认识不到位，档案精细化管理工作的具体实施受到一定的阻力。

1 办公室文书档案相关概述

1.1 文书档案概念

文书档案指的是机关、企事业单位在行政管理活动中产生的指示、报告、会议记录以及总结等，利用文书进行统一分类归档、保存的档案总称[1]。其中分类是档案整理工作的关键环节，要遵循客观性、逻辑性以及实用性等原则，按照问题类型、保管时间等对档案进行分类。另外，文书档案管理主要以纸质或者电子文件等形式将已发生的事件过程进行记录，其具体工作涉及对文书档案信息的收集、整理、利用以及保护等多方面。

1.2 文书档案管理的作用

文书档案管理作为现代企事业单位管理中重要一部分，对整个企事业单位管理起到支持和保障作用，对文书档案进行科学管理，不仅可以促使企事业单位工作效率的提升，而且所产生的档案信息能够为企事业单位决策的制定提供参考依据，一定程度起到衡量企事业单位管理水平的作用。文书档案管理的作用具体体现在以下方面：其一，文书档案主要对行政管理活动中当事人声音、文件等进行真实记录，具有一定的法律效用，能够起到凭证的作用;其二，文书档案对整个单位发展历程、事件等进行完整记录，其作为单位发展的一手资料，能够为单位后期发展提供一定参考。

2 办公室文书档案精细化管理的必要性分析

2.1 办公室文书档案精细化管理的作用

首先，精细化管理作为一种新型的管理理念，将其思想应用到办公室文书档案管理中，能够为具体文书档案管理工作的实施提供理论指导，促使办公室文书档案工作朝着有序、高效的方向发展。

其次，在当前激烈的社会竞争环境下，企事业单位为了获取更大的效益，要求采取精细化运作模式进行内部管理，而文书档案管理作为企业内部管理的一部分，也需要采取精细化管理理念、标准等指导文书档案管理工作的实施[2]，要求档案管理人员对精细化管理思想进行深入解读，发挥文书档案管理为企业决策提供参考依据的作用。另外，可以结合企业当前文书档案管理现状，将精细化管理制度引入其中目前档案管理岗位职责，对员工行为进行约束，一定程度促使办公室文书档案管理工作效率的提升。

2.2 当前办公室文书档案管理存在一定弊端

首先，办公室文书档案精细化管理需要先进办公设备、信息化建设等支撑，这样才能提高档案管理工作实施的效率。而实际企业在档案管理部门投入的资金、设备等有限，缺乏档案精细化管理系统的建设，一定程度限制了档案管理工作朝着标准化、高效性方向开展。

其次，由于部分企事业单位依旧采取传统的档案管理理念，没有将服务理念融入到档案管理中，一定程度限制了文书档案功能的开发，比如当前部分企事业单位的档案管理流程比较繁琐，并且不具备调阅、查询等功能，导致档案资料的实际利用率降低。

3 如何有效地实现办公室文书档案精细化管理

3.1 完善档案精细化管理机制，重视管理的标准化

针对当前办公室文书档案精细化管理缺乏相关制度，引发的管理效率低下的现象，要求依据企事业单位现有的档案管理制度对其进行补充和完善，比如对档案管理、文件归档以及档案借阅等方面的制度进行完善，并以这些制度为参考将其真正落实，使档案管理各环节工作按照相关流程、标准等实施，促使档案管理效率的提高[3]。

对于企事业单位而言，要求重视档案管理工作，比如投入一定的经费对信息化系统进行建设，配置先进的办公设备，确保档案精细化管理工作的具体实施;并将精细化管理理念渗透于档案管理中，采取责任制将档案管理工作落实到个人，借助信息化系统做到档案资料的专室专放，避免档案资料丢失的现象发生，达到档案管理安全性、高效性的要求。另外，由于档案管理环节比较复杂，且每个环节涉及的制度内容比较多，可以采取先进的档案管理制度实现标准化管理。

3.2 搭建起精细化管理流程，强化档案资料服务功能

随着网络信息技术的不断升级，其应用的范围不断扩大，在办公室文书档案精细化管理过程中也需要现代化技术的支撑，比如企事业单位文书档案管理过程中中，遵循系统化、标准化以及信息化等精细化管理原则，以精细化思想来指导档案管理各环节工作，借助信息化技术搭建起标准的精细化管理流程，并且发挥高素质管理人才的作用，一方面可以提高档案管理的质量、效率，达到精细化档案管理工作规范化、标准化的目标[4];另外，在确保文件归档完整性和查阅便捷性的同时，使档案资料的利用价值得以延伸。比如借助精细化档案管理流程，可以在规定时间内完成立卷归档、文件整理以及检索借阅等一系列工作。

同时，为了强化档案精细化管理为各职能部门服务的功能，减小企业决策失误，要求企事业单位尽可能地将档案资料的服务功能进一步延伸，比如将服务的理念融入到档案管理中，站在服务各部门的角度，对当前档案管理制度、服务流程等进行优化，从而使档案资料的利用价值提升。

3.3 完善信息化系统建设，提高档案人员素养

企事业单位为了真正落实文书档案管理工作，还需要加强当前信息化系统的建设，比如投入一定资金来配置服务器、检索以及储存等档案精细化管理所需设备，利用信息化设备的功能、系统软件等来落实档案精细化管理工作，为档案管理工作的质量提供有力保障。另外，为了提高电子版档案资料的安全性，可以利用信息技术对档案安全系统进行升级和加密，避免丢失、缺失等现象发生[5]。

同时，为了避免文书档案管理过程中人为因素导致的档案资料丢失情况，要求企事业单位档案管理者提高人员综合素养，可以通过定期培训的方式来提高档案人员专业能力和职业素养，使其认识到档案管理工作的重要性。另外，可以采取奖励机制，唤起档案人员工作的热情，能够以积极的态度对待档案资料收集、整理以及保管等方面的工作。

4 結束语

随着科技的不断更新，档案精细化管理逐渐地成为现代企业行政管理的趋势，使档案管理工作的流程更加规范、标准，达到档案精细化管理的目标。同时，在办公室文书档案精细化管理过程中，要求档案管理人员不断更新自身档案管理理念，结合实际对档案管理体系进行完善，不断挖掘档案资料的利用价值。

参考文献

[1]李亚萍，刘燕红.医院文书档案实现科学化精细化管理的方法探究[J].科教导刊（电子版），2017：289.

[2]李为华.医院文书档案精细化管理研究[J].兰台内外， 2019，249（12）：74-75.

[3]李钰铭.研究生学位档案管理现状及精细化管理的思考[J].办公室业务，2015，No.233（24）：74-75.

[4]高琳，王晓东.采用信息化手段实现医院人事档案精细化管理与控制的探究[J].办公室业务，2018，No.294（13）：163.

[5]刘倩倩.办公室行政精细化管理的措施研究[J].湖北开放职业学院学报，2019（16）.