城建档案管理数字化建设的实践与思考

魏真真

摘 要：随着惠州大亚湾经济技术开发区（以下简称大亚湾区）的城市建设进入快车道，城建档案管理工作内容变得复杂而庞大，如地下管线、水利防洪、污水整治、绿道建设等都纳入了城建档案管理范围，对城建档案管理工作提出了更高的要求。信息技术的不断成熟应用，改变着城建档案传统管理工作方式，高效、便捷的城建档案管理数字化逐渐成为城建档案管理主要方式。本文参考诸多文献以及实际工作实践经验，分析了大亚湾区城建档案管理数字化建设过程中存在的问题，并针对这些问题提出相应的解决对策，希望能更好促进城建档案管理工作的有效开展。

关键词：城建档案管理;数字化建设;问题与对策

高速发展的城市化建设，城建档案信息随之猛增，传统的管理方式已经不能承担如此复杂、庞大的信息内容，无法负担日益增长的利用需求。提高城建档案管理效率，探究城建档案管理数字化建设管理方式，成为目前乃至今后城建档案管理工作方向的重点。全面构建数字化城建档案管理，利用现代技术，将文字、图纸登记管理转变成为数字化管理，实现数据的高效、安全和存储，达到快速便捷的利用目的，以推动城市化建设和发展。但是，在落实城建档案管理数字化建设的过程之中，仍然存在一些问题，需要不断实践与思考，寻找有针对性的解决措施。

1 城建档案管理数字化基本内容及分析

城建档案管理工作是由政府部门进行完成的，管理的对象不仅是城市规划、发展方向，也包含工程建设、管理等各个方面，城建档案管理需要真实、全面的数据信息，这些信息包括文字、图纸、图片、光盘等多种形式，每一类档案管理有着不同的要求。

以大亚湾区城建档案馆为例，传统的城建档案管理工作主要体现为纸质信息，这样的管理模式需要耗费大量的人力物力，在早期还能满足建设发展需要，随着利用量的剧增，越来越显示出传统管理模式的弊端与局限。如查询检索利用效率低下，调阅档案还需要到库房管理人员调卷，申请→登记→出库→利用→检查→归还→入库，手续繁琐。而且频繁地调阅原件，反复复印文字材料及图纸，也给原件保管带来极大的安全隐患，城建档案很难得到编研开发利用。

城建档案管理数字化建设有效规避了这些风险，数字化登记、查询、调卷，一台计算机轻松解决，在办公室里即可完成，节省了大量的人力物力，实现城建档案资源共享，充分发挥城建档案管理根本功能。

2 城建档案管理数字化建设中存在的问题

2.1 数字化建设初期困难

城建档案管理数字化建设初期，需要将原有的纸质资料信息转变成为数字电子信息。首先，需要建立有效的档案管理信息网站，对各种模块的设计和建立都需要投入大量的人力、财力;其次，需要将原有的纸张资料、图纸、录入、扫描、挂接到计算机之中，时间耗费很长，任务量大;最后，各个单位、地区建立的档案管理所用的数字化模式均不一样，难以做到统一管理。

还是以大亚湾区城建档案馆为例，如果进行城建档案管理数字化工作，需要对现有的档案系统管理软件进行升级，需要建立档案信息储存数据库，需要购置计算机、平板扫描仪、大图扫描仪等设备，需要配备专门工作人员，需要设备维护，现有的管理工作模式及工作人员面临着巨大的挑战。

2.2 管理信息缺乏统一性

城建档案是城市规划、建设的重要依据，是城市建设提供有利的实践信息的重要来源。但是城建档案管理数字化建设并没有进行统一规划，这样让城建档案信息在一定程度上无法得到共享。在某些城市，城建档案管理数字化建设还处于初级阶段，相对于示范城市城建档案建设有着一定的差距，造成许多经验资料无法得到借鉴。

2.3 档案管理数字化建设不成熟

现阶段的城建档案管理数字化建设还不够成熟，相应的设施与人才储备机制没有完善。首先，缺乏专业技术人才。城建档案管理数字化建设的相关人才不仅需要精通档案鉴定、整理、分类以及管理的相关知识，还需要掌握一定的数字化专业基础，这样才能有效开展档案管理数字化工作;其次，数字化进程建设缓慢。受到传统城建档案管理模式的影响，档案管理人员对相关数字化操作还很生疏，对此类人员的培训，一直没有受到重视，导致城建档案管理数字化建设进程缓慢;最后，有的工作人员对于数字化管理盲目信任，没有引起对电子档案保护工作的重视，在进行资料录入之后没有对其进行多维度备份，如果遇到突发状况，档案电子资料无法得到修复的时候，没有相应的资料再现，给城建档案管理工作造成严重的影响[1]。

3 推进城建档案管理数字化建设的有效对策

3.1 全面规划，摸索建设城建档案管理数字化道路

大亚湾区城建档案馆是在2012年开始开展城建档案管理数字化建设的，运用的是服务外包方式，由财政支持拨款，通过招标方式确定服务外包公司，设备、人员全部由外包公司负责。每年根据实际需求向财政申请款项，对上一年产生的城建档案进行数字化。档案馆工作人员只需接收、分类、审核、检查纸质档案，对生成的电子档案进行检查，及时提出整改意见。这种服务外包模式由于对档案管理工作人员人手、专业技能没有太多的提升需求，不需要采购维护设备，在大亚湾区档案数字化建设工作全面推广，这几年房管部门、公用事业、税务管理等多家单位也采用了档案数字化服务外包方式[2]。

3.2 构建统一的管理制度

首先，需要加强各地的城建档案管理部门之间的交流，打破地域与政府职能带来的限制，实现最大程度上的资源贡献，政府要加大扶持力度，提高构建城建档案管理数字化建设统一系统的积极性。另外，城建档案管理部门要针对数字化建设制定管理标准，对相关工作人员和档案管理内容提出明确的要求，要求工作人员必须认真仔细地对档案进行整理分析，加强档案利用率;工作人员要按照相关操作规范对数字化设备进行操作，避免因操作不当造成资料信息的遗失。构建城建档案管理数字化建设统一制度，严格规范制度标准，共同促进数字化建设的实施[3]。

大亚湾区城建档案馆基本实现了数字化建设管理初级阶段，有力加强了档案鉴定、整理、开发利用功能。但距离真正意义上的全面数字化建设还有一定的差距。这就要求我们与先进示范管理城市的城建档案部门进一步沟通、学习，提高城建档案数字化建设与管理水平。

3.3 推广数字化管理模式的重要性

随着现代化智慧城市的要求落实，城建档案管理数字化建设是时代的需要。因此，相关部门要强烈意识到推行数字化管理模式的重要性，认可和接受并执行城建档案管理数字化建设的落实。在具体的数字化建设过程之中，应当要加强城建档案管理数字化建设力度与投入，着力构建全方位合作的数字化平台，实时接受城建信息，并实现信息共享。另外，推广城建档案信息数字化在异地的备份工作，这样可以避免因各种问题造成数据丢失，保证信息的稳定性和安全性。

大亚湾区城建档案馆接下来的工作方向是把被动转化为主动，统一数字化信息进馆模式，建立城建档案数字化公众服务平台，减化纸质档案数量，要求报送纸质资料的同时报送一套符合质量要求的电子档案，直接与内部的城建档案管理系统对接，更好地发挥城建档案利用功能。

通过上面的分析，城建档案进行数字化建设既是时代的需求，也是历史的使命。当前，城建档案管理数字化建设还处于不断探索阶段，处于不断发展的初级状态，需要走的路还很长，需要开展很多工作。这需要政府的支持和有关部门的积极探索，不断完善数字化管理制度，深化档案数字化综合人才的培养，并与各城市、各地区之间构建统一共享的资源信息平台，加强城建档案数字化管理水平，使之更好的服务于城市建设，更好的服务于社会。

参考文献

[1]向红英.关于城建档案管理数字化建設问题的几点思考[J].工程管理，2018，（02）.

[2]刘锡峰.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].速读（下旬），2017，（06）.

[3]刘训文.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].工程管理，2017，（10）.