大数据时代文书档案办公自动化的便捷与隐患

周臻君

摘 要：档案管理的历史从商代甲骨至秦人竹简文书，转换到现在通行的传统纸质档案及跃跃欲试的“单套制”电子档案，无一不为人们展示了先进科技推动档案管理模式更新。现在随着OA系统在单位日常办公中的成熟应用，文书档案的生成和利用方式随之发生巨大变化。电子档案打破档案馆传统工作模式的“疆域化”，促使档案管理业务活动的创新改革，其中的便捷与隐患值得探讨。

关键词：档案管理;文书档案;信息化

“大数据是信息技术发展到一定程度的必然产物，也是当今行业发展和产业升级所无法回避的一种数据现象，大数据不仅引发了互联网行业和信息技术（IT）行业的技术革命，更对原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的冲击，其辐射范围波及整个社会的各行各业，档案管理领域也不例外”。大数据时代，电子档案对于档案资源和档案管理工作带来革命性改变，使档案的“记忆”模式和工作方式产生了一系列要求和挑战。随着“大数据”引领的“互联网+政务”之三大“国”字号“互联网+政务服务”“互联网+政务监管”“互联网+政务审批”部署，档案电子办公和档案管理软件对接逐渐取代文书档案传统模式。高校发展需要各项工作引领社会科技发展，跟进社会政务管理模式，提高办公效率。领先的科技研究和与时俱进的高校行政运行模式与文书档案建设息息相关。办公自动化（Office Automation，简称OA）有效实现文书档案综合管理应用，在高效便捷的管理过程中利用OA系统的网络特性，将传统文书档案管理有效、完整无误地过渡到OA管理，完成纸质公文和电子公文的一体化管理。

一、传统纸质档案的不足

1.归档调阅时效性差。档案馆藏是档案资源的基础，档案利用、管理始终与档案馆藏密不可分。传统文书档案是按年度在次年六月底前归档。滞后且材料多，有时会出现材料在未归档前利用过程中的丢失，归档时疏忽检查导致漏归。传统文书档案借阅必须到档案馆，档案管理人员入库寻找文档。首先这对于身处异地者，调阅文档难度很大。另外高密级重要文档一般只有一份，无法同时满足多个使用者。再有受工作时间限制，无法实现全天候调阅。

2.保管不易。传统文书档案原件大多以纸质形式存档保管，经历较长时间后，档案材料因自身物理与化学性质的改变，和外力如潮湿、温度、光照强度、鼠咬虫啮等非正常因素和调阅时磨损等正常因素产生损伤。还有对周边环境安全、场地、馆舍、管理员等需求量的自然递增，以及其它一些突发不利因素使管理成本日渐增长。

3.管理较为复杂。文书档案的形成和使用涉及众多部门，需要档案工作人员与文书归档部门相互配合，根据完善的规章制度完成归档工作。制档部门不止一个，文件归档涉及从形成到办理、流转的每个环节：每份文件的收发登记（起草）、批示、修改、定稿、办理、借阅以及文件平时的及时整理积累，文件完整性，承办过程所反映情况，文字材料缺失，统计报表不全等漏洞问题，都会带来档案管理的复杂和混乱。

二、使用OA系统管理文书档案的优势

1.大幅提高办公效率。首先将文书档案、OA系统与档案管理系统有效对接，利用办公自动化校园内部网络的便捷性和安全性，档案管理系统的存储、分类、信息检索等功能安全对接文书办理流程。使文书档案按件随即整理归档，做到分类准确、即时、完整归档，查阅及时、检索有序提高文书档案管理效率。其次传统档案管理通常是封闭、半封闭状态运行，档案内容涉及部门多、参与人员多，要提高归档效率通常不好操作。运用OA系统，监督者可以随时调阅、查询文书档案归档进度，有效掌握制作周期。还有对于已归档文书档案修改，传统做法需要填表记录然后对纠错档案拆卷重做。而实施OA系统对文书档案管理对于归档文件修改只需通过键盘操作就可以。

2.资源随时可供检索，信息充分共享。传统文书档案管理受客观条件限制，难以做到信息众人共享，使大量信息闲置在文件柜中且查找困难。运用OA系统对接档案管理，不仅检索方便提高文书档案利用质量和效率，还可以及时方便直接找到某案卷某文件，更可凭借查找到目标信息再入库对原件详细了解。同时通过网络服务平台，及时了解、学习、借鉴其它档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态，实现档案资源共建共享。

3.长久可靠保存且綠色环保。文书档案纸质文件保存中的耐久性等问题是档案工作人员需要克服的困难之一。例如：来源文件并非符合存档书写规范要求耐久性笔迹书写，在档案制作和管理使用中，需要注意保护避免造成破坏性损失。电子文件档案不存在磨损修复等特性，任何时候查阅利用都完整无误。需要注意的是，电子文件存储载体的硬件介质光盘、磁盘和存储设备硬盘备份、磁盘阵列存储和网络云技术等，一般无明确使用寿命和技术标准。在工作中要注意考虑数据安全以及技术成熟度做正确选择，避免因受外部环境影响损坏丢失数据。传统档案管理，纸质案卷内其中一份文件或同一问题的几份文件使用大量纸张。运用OA系统管理，一台电脑可以节省的纸不仅仅是一米高，从根本上实现了绿色环保。

三、使用OA系统管理文书档案的隐患

1.电子文件的保密性。随着网上的非法侵入电子档案的安全性、保密性、唯一性是时刻需要提防的严峻问题。校园信息门户平台运行使电子文件在办公自动化应用中便捷实效的参与提升校园数字化服务能力，改善校园用户使用体验。同时，在信息库中检索利用时信息容易被改，尽管有防范技术可以阻止在来源电子文件上增减删改其内容，但是相比较纸质文件改动还是防不胜防难以做到绝对保密。

2.电子文件规范保存。电子文件阅办流转、定稿、执行反馈、归档过程及其电子档案管理是一项技术性、机密性、规范性很强的工作。既要严格执行有关档案方面法律、法规，又要遵循电子文书档案自身特点。文书档案的重要性是不允许存档案卷有任何差错出现，虚拟的网络世界中，电脑病毒是防不胜防的侵袭者，这对文件流程和档案管理人员提高了要求。管理人员不仅要有档案管理技能还要有较高的计算机操作水平和相关网络知识，以备数字化档案时代的跟进工作。

3.电子文件对单一媒介的过度依赖。电子文件遵循传统办文程序但完全改变了办文模式，电子文件的起草、修改、定稿、收发、传递都在计算机上进行且变得非常便捷。电子文件的形成、处理以及归档后的档案管理也都必须借助于计算机系统才能实现，这就形成了对网络系统、计算机运行设备等的高度依赖性。

四、使用OA系统管理文书档案实现高效与安全的平衡

1.完善电子档案的任务目标。2016年印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出“要采用大数据、智慧管理等技术，提高档案馆业务信息化和档案信息资源深度开发与服务水平。”档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的努力方向。OA系统在日常办公各个领域应用，电子文件不断产生使工作效率以及社会效益有了明显提高，电子文件从归档到利用对档案管理人员不断提出问题：规范归档、安全、保密、管理、利用等，这些都需要在工作中不断改进本单位电子文件的管理规定，逐步完善电子文件的登记、命名、收集、鉴定、归档、防护、安全、密级等做到标准化、规范化、制度化。

2.制定电子文件归档、检测操作细则。规范归档范围是保证电子档案完整，保证质量的关键。电子文件归档：首先，要确定移交电子文件属性和检测有无电子病毒感染，就是归档文书处理程序完整且安全再归档。其次，要检查电子文件是否完整。认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，所有收发文件，要求是从文件起草、修改和完成所有环节的全部信息，使电子文件流转与形成互相匹配。

3.及时升级电子档案管理制度。随着档案信息化的应用，国家、地方、单位不断出台相关政策法规制度，档案管理需及时跟进。在电子档案管理过程中，OA系统的数据库选择要安全可靠，OA系统运行过程中要充分做好网络安全防范，防病毒、防网络攻击等，并要做好数据实时异地备份，选择一套电子签章验证系统，设立风控专员，增加审核鉴定，确保每条数据的唯一性，不可更改性。根据实际工作不断熟悉办公自动化系统与档案管理系统，了解各部门归档、利用过程中的问题和建議，及时修订完善本单位电子文件管理制度，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新。

总之，文书档案信息化彻底改变了人们对档案管理及利用的传统思路，文书档案实施OA系统管理高效与安全运行是现实存在的矛盾，也是各部门工作中要面对的问题，这需要提高文书档案建立与发布者的工作水平，也要提高文书档案使用者的熟悉与习惯程度。随着信息化发展档案管理工作方式也不断推陈出新，档案信息化可能不仅仅局限在OA系统这一种应用，这就要求我们不断学习，让作为人类社会活动历史衍生物的档案，更符合时代要求全面记录信息的原始性和真实性，激发后期有用利用价值。

参考文献：

[1]洪泽文.大数据时代档案工作的变革及要求[J].山西档案，2018

（作者单位：宝鸡文理学院档案馆）