新时代电子档案工作新思维初探

朱文韬

摘 要：随着信息技术不断发展，传统档案向电子档案转型，电子档案工作新思维研究成为大众焦点。本文从电子档案工作的重要意义及现状入手，分别从技术层面和管理层面分析了电子档案工作存在的问题，提出一系列关于电子档案工作新思维有效策略。希望对我国档案开发利用的研究有所帮助。

关键词：新时代;电子档案;档案管理

随着科学技术的不断发展，档案数字化规模巨大且更迭迅速，使人们的工作、生活与思维模式不断更新，从信息、技术与意识三方面的构建拉开了信息时代的帷幕，也使得档案管理工作的难度日趋加深。

一、新时代背景下电子档案工作的重要意义

计算机信息技术发展迅速，电子档案管理的使用解决了传统档案管理的各项困难，降低了人员劳动强度，提高了工作效率。以电子介质为载体，利用计算机信息技术将档案记录方式变得多样化，操作简单，且检索方便。信息技术的逐步普及，创造了档案管理更大的发展空间，电子档案是档案管理现代化发展的必然趋势，也是新时代档案工作的特征。档案管理工作由传统模式转向信息化模式，不仅扩大了档案保存空间的宽度与高度，存储模式也得到了质的飞跃，有助于档案管理采集、存储、管理各项工作环节得以优化，提高了工作效率，促进档案信息资源的开发利用。

二、电子档案工作现状分析

1.电子档案工作顶层设计缺失

随着电子档案工作从传统化向数字化转变速度不断加快，工作任务日益加重。目前，有些档案部门的领导对电子档案工作的重要性认识不足、对电子档案建设工作投入不够，直接影响到工作人员不细心、责任感不强，从而导致档案管理工作中的信息化建设效率低下，档案服务工作跟不上社会发展和单位需要的步伐。

我国大部分电子档案工作岗位缺乏专门的组织结构，有的没有配置专门的电子档案工作部门，由行政部门兼职;有的设置电子档案工作部门，工作人员只有2～5名。电子档案信息数量、信息变化速度的剧增，仅靠几个工作人员是很难高效完成的。

2.电子档案工作人员整体素质不高

我国电子档案起步较晚，缺乏具体实践经验，人员的素质普遍偏低，缺少具有信息现代化知识的人员，很多人缺乏对电子档案的理论知识、作用意义、创新发展等方面的认识。电子档案工作离不开计算机，档案工作人员懂得计算机、网络技术的又少，因此，电子档案工作人员对电子档案的管理、开发、利用，仅停留在了解基础方面，大部分人员整体素质较低，直接影响到对电子档案管理整体工作的开展。

3.电子档案管理工作制度不够完善

新时期电子档案管理工作内容繁杂，涉及范围广、资料多，需要周密健全的工作制度来保障工作的有序开展。档案管理制度严重滞后，并且没有真正的落到实处，部分管理人员未严格的按照制度进行科学的档案管理，档案存储混乱，信息丢失的情况就会发生。还有的企业制定了严格的监管制度，但在档案管理过程中不规范，无法适应档案管理工作的发展。档案管理过程中，信息建设不全面，仍然按照传统模式进行整理、归档，工作效率无法达到预期效果。缺乏管理制度保障，直接影响了电子档案管理工作的推进和档案价值的发挥。

4.管理与服务相互脱节

一是重保管轻使用。个别档案机构在工作中，缺乏对电子档案信息作用的重视，不习惯或不愿通过电子档案信息化建设来提高工作效率，导致大量信息资源空闲。二是电子档案信息资源有流失的情况。因保管不善等原因，部分断面档案难以进行信息化建设，只能以传统模式留存。目前，我国大部分档案管理部门未建立明确的服务机制，在电子档案管理工作中，缺少服务理念和服务意识，致使许多档案存在“不用就不管，用时理不清”的现象，电子档案服务效益直接受到影响。

三、促进电子档案工作新思维的有效策略

1.高度重视档案信息化安全问题

电子档案信息安全受到其自身存储介质多样化影响，不安全因素形式多且繁杂，一旦产生了信息安全问题，就会出现档案信息泄露的情况。一是通过建立电子档案信息化安全管理部门形成有效防御机构，从决策、管理到检测等环节系统的操控电子档案工作。二是各级档案管理部门将电子档案宣传工作列入计划，重视提升有关各种宣传的力度及范围。通过培训、交流、座谈等学术活动，对现有成果进行广泛宣传，扩大档案信息化安全保障的影响力。

2.提升管理人员综合素质及业务能力素质建设

电子档案管理工作不仅要求工作人员具有专业知识水平，其综合素质能力也是关键，只有兩者有机结合，才能有效提高电子档案管理工作效率。一是档案管理人员树立良好的服务意识，以认真负责的态度开展各项工作，始终坚持以人为本，通过不断地学习，提升自身能力，更好的为电子档案各项工作的开展奉献力量。二是重视电子档案管理人员信息技术专业能力的培养，加快各级人员专业水平发展步伐。这就要求各级档案工作人员不仅要明确各项操作规范，也要结合工作实际情况，通过进一步学习计算机信息技术及信息安全知识，保障电子信息的有效性及安全性。三是各级档案管理人员要树立起主动学习意识，提高人员培训力度。加强对电子档案管理人员和工作人员进行培训，分层进行，对管理者的培训主要以电子档案发展趋势、国内外发展现状、信息技术现代化发展等方面为主。将电子档案管理培训工作的学术交流放在工作计划内，可根据自身情况，通过深造学习、异地交流等方式开阔工作人员的视野，促进电子档案工作人员发挥积极性和主动性。

3.采取措施完善电子档案管理制度

根据电子档案发展规律，制定一套科学的、发展的、统一的工作制度，结合现代化技术对电子档案管理工作进行优化。一是建立电子文件与存储管理统一规范，在文件接收环节加强制度化管理，保障电子档案在管理过程中信息完整。二是存储状况统计系统的建立，通过在全国范围内设置电子档案存储情况汇总网络，结合存储介质的选择、使用、保存等方面的内容，形成一套方便、明确的存储登记汇总，便于管理者、使用者详细了解电子档案存储状况，更有利于电子档案存储数据信息的采集。三是建立档案信息安全突发事件预警、防御机制，通过设立机构、层级、权力与责任等，实行统一管理、分级分工、有据可依、有据可查等管理机制。坚持突发事件预警灵活应变机制，面对突发问题，可以根据具体的对象、任务、目标等实际情况，采取适合的方案进行控制，以风险最小化为原则。四是建立反馈机制，档案开发利用可使用问卷调查、交流学习、技术座谈会等线下方式，以及在线交流、留言板等线上方式建立反馈机制，通过交流反馈不仅可以促进各个环节的沟通与合作，有利于工作的顺利开展，还可以降低风险发生率。

4.电子档案管理与服务智能化建设

目前，我国信息科学技术已经进入世界前列，根据《全国档案事业发展十二五规划》相关要求，国家档案局以打造一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务为近期目标，让所有人都能够跨越时空的限制，方便的获得国内外所有国家综合档案馆的均等化、专业化服务。

档案部门在电子档案管理的方式、方法上应及时适应科学技术发展的速度，提高档案信息检索和处理能力。积极开展档案编研工作，全面了解使用者需求，由独立开发模式转化为合作开发，从传统型服务向信息化的综合型服务转换，充分利用强大的信息化技术，整合庞大的信息资源，从而实现信息资源共建共享。

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（作者单位：河南省洛阳市第一人民医院）