浅谈新时期怎样创新城建档案管理工作

宫寒秋

摘 要：现阶段我国正在加大力度进行城市建设，城建档案是对城市建设的各项活动内容进行了详细记录，是城市建设活动中重要的组成部分。因此，本文首先分析了开展城建档案管理工作的意义，然后对城建档案管理工作中存在的问题进行探讨，最后再提出相应的解决策略，希望有借鉴意义。

关键词：城建;档案管理;创新工作

城建档案管理工作是一项系统化的工程，涉及到档案收集、整理、归档等多个环节，对档案管理工作带来一定的挑战。城建档案管理问题日益凸显，需要采取适当的措施有针对性的解决问题，从而实现城市建设工作的可持续发展。因此，对如何做好城建档案管理工作进行探讨具有重要现实意义。

一、开展城建档案管理工作的意义

城建档案是城市规划建设及改造的重要依据，这项工作对于城市的发展尤为重要，能够为其提供重要的指导方针。城建档案的主要应用在城市的地质勘测、基础建设、交通秩序和城市绿化等方面。在城市的不断建设和发展中产生了城市档案，它记录了城市在发展中所取得的成就以及遇到的问题，并为未来城市发展和接下来工作的开展提供了参考标准。

二、当前城建档案管理工作存在的问题

1.管理人员的综合素质较低

在信息科技飞速发展的今天，我国需要在城建档案管理工作中融入信息化技术，这无疑对我国的档案管理人员提出了更高的要求。但是现阶段我国相关工作人员的专业技能与综合素养较低，思想传统，没有具备先进的档案管理知识和计算机操作技能，仍然采用以往的管理方法，在一定程度上降低了档案管理效率。

2.档案管理的配套设施不完善

目前，许多城建部门没有意识到信息化技术对档案管理工作的重要性，因此没有引进先进的计算机等设备。档案管理软件也较为落后，在进行档案管理时，仍然以单一的管理模式为主，在一定程度上降低了档案管理的准确率。并且随着时间的流失，纸质档案也容易出现丢失、破损的现象，这就使得档案管理的数据出现失真的现象。

3.档案管理体系不完善

目前，由于城建档案管理体系不完善，所以在具体的城市建设中无法发挥其应有的价值，对档案管理工作的开展缺少相应的指导，这样逐渐会对档案管理工作者失去约束作用，导致档案管理人员出现懒惰、散漫等现象，甚至出现档案堆积如山、岗位缺失、岗位交叉的不良现象。

4.档案管理制度不健全

由于有关城建部门缺乏管理力度，再加上存在部分人员对档案管理工作的不重视，造成了档案管理工作的松懈。因为档案管理制度的不健全，在管理过程中没有专门的管理人员，借阅人没有进行相关登记手续，也没有留下联系方式，让一些核心档案不能在借出后的第一时间进行收回，都散落在借阅人手中或者是丢失，久而久之资料开始出现破损、缺页的现象，更有甚者一些人员在借阅档案时，会对档案内容进行私自涂改，使得档案管理的应用价值无法得到体现，这些现象都使得城建档案开始变得不完整。

三、创新城建档案管理工作的具体措施

1.提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接影响城建档案管理水平，在新时代下，档案管理人员需要具有创新意识，改变自己的思想观念，加强业务学习。为了创建高素质的档案管理人员队伍，相关部门可以采取以下措施。首先，在招聘环节，可以高薪聘请一些专业院校毕业的人才，这些人才的专业知识水平较高。相关部门还可以采用智联、Boss直聘等招聘平台选拔高新技术型人才，使其可以快速地适应档案管理的要求。其次，相关部门需要对档案管理人员进行培训，在培训的过程中主要以业务的操作流程、计算机的操作技术等为主，从而有效地提高档案管理人员的专业技能与综合素质，使其满足时代发展的需求。在培训结束后，需要对档案管理人员进行考核，检验档案管理人员的操作技能，并且在考核的过程中结合相应的奖惩措施，采用精神奖励与物质奖励相结合的方式来激发档案管理人员的工作热情，使其为城市建设工作做出更多贡献。

2.积极推进档案管理的信息化建设

由于城建档案中记录了大量的信息，内容繁杂，工作强度大，为了有效的缓解工作人员的压力，提高档案管理的工作效率，就需要将信息化技术与档案管理工作进行有效结合，推进档案管理的信息化，实现信息资源的共享。想要推进档案管理的信息化进程，有关部门需要对档案管理的信息化建设加强重视，加强资金的投入，购买电脑、扫描仪、打印机等设备。在推进城建档案管理信息化建设时，还要注意网络技术具有一定的不稳定性，极易受到病毒、黑客的入侵，甚至一些不法分子在利益的驱使下会对档案数据资料进行窃取，所以需要将信息化设备的安全性能进一步提高，对杀毒软件、防火墙、身份认证系统进行安装，从而确保档案存储的安全性，优化城建档案管理的运作机制。

3.健全档案管理制度

档案管理制度的完善是提高城建档案管理水平的重要措施，首先，相关部门需要对具体的管理条例进行划分，明确各个部门以及人员的档案管理职责，从而使档案管理流程趋于规范性。城建档案管理工作中包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研等多项内容，因此，相关部门在档案管理工作中要尽量将管理条例细化，进而为档案管理人员提供工作依据。除此之外，在完善档案管理制度时，要对考勤、评估、奖惩等制度进行完善，在完善这些管理制度时，需要以公平公正为原则。除此之外，在档案资料的管理上，需要明确其归档条例、查阅流程等，并且在材料的移交环节，需要检查资料清单的完整性。最后，在档案管理制度中也要加强宣传力度，使档案管理人员明确档案管理的重要性，在新时代下，相关部门可以运用微博、抖音、微信公众号、电视广播等新媒体与传统媒体相结合的方式来宣传城建档案管理的重要性，从而使相应的档案管理人员可以自觉地遵守制度来展开工作。

4.制定科学的档案管理方法

当需要向有关部门借阅城建档案时，经有关管理部门的同意，由档案管理人员填写《档案借阅登记表》后方可借阅。涉及绝密及机密的城建资料档案时，必须经上级领导的审核、批准。相关工作人员登记内容包括：借阅人、借阅时间、档案名称、事由及归还时间等，并按照规定归还的时间及时收回。复制核心城建机密档案时，须在复印件上注明限制的用途，并加盖相关单位的公章。与此同时，档案借阅者应对借阅的城建资料负责，并妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证档案的完整与安全。如发生丢失、损坏、缺页等情况，应立即向档案管理人员和有关部门的上级领导报告，查清责任，按严重程度做出处理。在归还档案时，档案管理人员应该针对借出的城建档案进行检查，无误后再进行归纳、整理。

5.制定安全风险评估

当明确城建档案的目录后，相关管理人员首先要对目录中可能存在风险的档案进行及时的分析，分析可能会出现的风险，然后在参考信息化管理标准、相关城建工作流程按照风险的等级从高到低进行风险划分，制定安全风险评估，其中评估的内容主要有：发生概率、损失程度、确定水平、把控的策略等。这样能够有效提升档案管理工作的效率，让风险的预测工作也能够有序的开展，同时相关部门和有关企业也要给予资金以及技术上的支持，在现有的基础上升级软硬件设备，提升城建档案管理工作中的安全等级。

四、结束语

综上所述，城建档案管理工作具有一定的复杂性，因此，相关人员应该引起重视，要对城建档案管理工作中存在的问题进行分析，然后采取提高档案管理人员的综合素质、积极推进档案管理的信息化建设、健全档案管理制度、制定科学的档案管理方法以及制定安全风险评估等措施来提高档案管理水平，进而促进城市建设的顺利发展，提升城建档案管理工作的价值。

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（作者单位：莱阳市城建档案馆）