商品流通企业库存管理实务及对账要点

王葵花

摘要：库存管理是商品流通企业管理的一个重要方面，库存管理的水平在很大程度上反映了这个企业的管理水平。本文针对目前流通企业库存管理中常见的问题，逐一进行分析，提出解决办法及对账要点。

关键词：库存管理;出入库流程;常见问题及解决办法;对账要点

库存管理主要有三个环节：实物管理、库存软件管理、财务管理。实物管理主要是仓库保管员办理存货的出入库手续及根据不同规格型号的货品分类存放、盘点数量。库存软件管理主要是存货管理部门核算员根据实物的入库单、采购订货单、发票、合同等登记存货的入库，并据此开具采购单或估价入库单;根据实物的出库单、销售单、合同等登记存货的出库，并据此开具销售单。财务部门主要记录存货的增加及减少，以及结转减少存货的成本。

一、库存管理基本流程

入库流程：实物到货之后先入库，仓库保管员对照采购订货单、合同、运单、合格证等验收实物，核对货品名称、规格型号、数量、质量等信息，全部相符后开具一式三份的实物入库单（仓库部门、存货管理部门、财务部门各一份）并分类整理上架;存货管理部门核算员根据采购合同、发票（或采购订货单）与仓库保管员开具的实物入库单，对照货品名稱、规格型号，数量等信息，确认无误后开具一式五联（本部门两联，财务两联，仓库一联）的现款采购单或估价入库单，待发票到后再开具采购收货单一并交财务，财务部门据此入账增加库存商品。

出库流程：存货管理部门核算员根据销售合同及经授权的发货通知单开具一式四份的销售单，若为赊销，根据合同及领导签字的未付款凭证开具委托代销单，一并交财务签章确认并做好登记;仓储部门根据财务签章的销售单或未付款及代销单发货，同时减少对应的存货数量;待需开具发票时，存货管理部门核算员拿着销售合同、销售单或代销结算单（赊销）、运单等上财务开具销售发票，财务部门据此入账做收入，并结转对应成本，减少账面库存商品金额。

特殊流程—加工：需要加工的存货有两种情况：一是外出加工，二是单位内部有自己的加工厂，自己加工生产。外出加工一般流程是核算员填写领料单，仓库管理员根据领料单发货，领料人员签字确认，加工完收回时，核算员根据加工发票核对领料单无误后入库存软件，并开具产品入库单，仓库管理员根据实际货品入库数量及产品入库单，经核对一致，签字确认并办理实物入库，每笔加工业务完成后核算员将仓库领料单、加工费发票、入库单、退料单（若有剩余）一并交财务统一核算;自己内部加工流程类同外出加工，不同之处在于一是无加工费发票，二是材料只需内部调拨即可。

二、库存管理中常见问题及解决办法

（一）库存管理漏点

①实物管理、存货明细账管理与财务管理脱节，各自为政。

②对账不经常，对对账中发现的问题也不及时解决，使对账流于形式。

③销售人员和库存软件管理员归口一个部门，销售部门会因为业绩的需要而随意修改库存软件里的数据。

④库存软件不与财务软件衔接，导致出入库无法连动反映。

⑤内部加工时，加工费因没发票无法在财务账中体现，导致财务账和库存软件中库存金额的不一致，从而影响真实的利润;同时内部调拨对仓库管理部门来说是材料出，产品进，但入财务的发票还是购入时的材料发票，从而导致货品名称的不一致，以致影响盘点中的账实核对。

（二）库存管理改进措施

①实物管理系统、库存软件与财务软件衔接：实物管理的货品入库出库能同时牵引到库存软件中，同样库存软件里的一举一动，财务软件上都能有提示，这样便于三方对账。为了防止擅自修改库存软件里的数据，根据不相容岗位相分离原则，库存软件服务器应独立于销售部门和财务部门存放，系统管理员由单独人员来担任，销售部门和财务部门人员严禁接触库存软件服务器，以防修改系统数据而人为调节利润。

②定期对账：实物管理部门与存货管理部门、财务部门三方应定期进行对账，包括实物盘点和账账核对，及时发现问题，查找原因并进行差异调整，最终保持账实一致。

③人的管理：这涉及到各部门各岗位的责任心。

仓储部门中仓库保管员一是平时要认真归整摆放好货品，对货品进行每日巡查和定期抽检，详细记录库存情况;二是须严格核查入库出库手续是否齐全，核对实物与采购单是否一致，销售单与合同是否一致等，对于因周末节假日等缺少领导签字或库存软件手续的出库，须及时催要补齐手续;三是仓储部门应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，及时发现存货的残、次、冷、背等情况，及时与生产、采购、财务等相关部门沟通，并结合盘点结果与财会部门对存货进行库龄分析。

存货管理部门核算员一是平时办理好入库出库手续;二是对于出入库手续不全的一律驳回;三是定期与仓储部门和财务部门对账，对于不一致的情况，应及时查找原因，与其它部门沟通解决问题。

库存软件系统管理员要有高度的责任心，不能因任何利益而修改库存数据及计价方法。

财务部门一是平时做好出入库记账，并结转对应成本，严格审查付款条件;二是定期跟库存软件、实物做好盘点核对，对于数量或金额不一致及质量损坏的应及时查找原因，落实责任;并与仓储部门结合盘点结果对存货进行库龄分析，确定是否需要计提存货跌价准备，经相关部门审批后，方可进行账务处理。

建立严格的惩罚制度。凡是因责任心不足或人为修改数据引起账实不符，应追究相关人员责任，并进行严厉的惩罚。

④对于内部加工的情况，加工费因没发票就不要分摊至产品，库存软件和财务同时不入;对于为加工而发生的材料、人工、水电等费用可直接体现为生产费用或间接费用，但不分摊至具体的产品;对于仓库管理部门为加工调出的材料，加工完调入的产品，在库存软件中同步反映，以便库存软件和实物的核对，同时调拨单送交财务，以便财务账务处理。

三、对账要点

（一）库存管理对账

库存管理对账涉及账账核对、账实核对。账账核对主要是财务数据和库存管理软件中存货金额的核对;账实核对主要是库存管理软件上存货与仓库保管实存数的数量核对;如果库存管理软件与财务软件关联，那么还涉及这两者的账账核对及账实核对。

（二）影响因素

影响库存对账的因素有：单据在传递途中、赊销未结算、已开发票未发货、估价入库等等。

单据在传递途中：主要有单据在库存软件已入账，但因发票签字需要一定的流程而未到达财务导致未入账，从而会导致库存软件比财务账上的库存数据要多。

赊销未结算：主要指货物已出库，但因未开发票财务账上尚未出库，从而虚增了财务账上的库存。

已开发票未发货：有时客户会提前把资金打过来用于采购，同时会提出开具发票的要求，根据权责发生制下收入成本的匹配性原则，财务账务处理确认收入的同时需确认成本，但这时尚未采购或者已采购但尚未发货并无成本，成本金额只能根据收入的多少来确认，从而导致财务账上减少库存，库存软件和实物并未减少。这种情况在政府采购下尤其常见。

估价入库：是指实物已到仓库，但发票尚未到达，一般库存管理软件和仓库都会根据合同估价入库。估价入库又有许多种情形：例如估价入库的商品有的出库有的未出库，有的财务入账了有的未入账，不同的情形都会影响对账的结果。

（三）对账要点

①平时做好台账登记：例如赊销台账、已开发票未发货或未采购台账等。

②定期或不定期对账：对账一定要经常性，发现问题要及时查清原因并做调整，并据此完善管理措施;不定期对账主要是根据重要性原则，有针对性的抽查核对。

③对账方法：制定存货盘点制度和存货计价方法，通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，对账时综合考虑各种影响因素。对于盘盈盘亏要分析原因及时处理。

参考文献：

[1]企业内部控制编审委员会.企业内部控制基本规范及配套指引案例讲解[M].立信会计出版社，2018.

[2]企业内部控制编审委员会.企业内部控制主要风险点、关键控制点与案例解析[M].立信会计出版社，2018.