档案信息化管理的优势及安全问题探析

刘冉

摘 要：在新经济常态下，社会面貌产生了巨大的变化，推动了我国档案管理工作的进步，使得档案信息化逐渐演变成为档案管理的发展趋势。和传统档案管理相比之下，信息化管理能够促进档案管理工作质量以及效率的提升。档案信息化在带给档案管理工作便利的同时，也存在着许多的弊端，开放的操作模式也为档案信息安全带来了安全隐患。所以，档案管理部门需运用正确的措施对其予以处理。

关键词：档案;信息化;优势;安全问题

档案属于信息化资源的主要构成内容之一，同时也是平时生活中非常重要的一项信息。快速发展的科学技术，在很大程度上改变了社会运转方式，致使现阶段人们的需求无法从传统的档案管理工作中得到满足。鉴于此，如何有效提升档案管理工作质量，并对存在的问题予以解决，使之能够为社会提供更好的服务，属于现阶段档案信息化管理者需要深入探究的问题。

1 档案管理信息化的重要意义

档案在人类生活与工作中发挥着十分重要的作用。因为我国计算机水平的持续提升与广泛应用，人们将档案管理与计算机相结合也是情有可原。如此一来除了能够推动我国档案管理水平的提升之外，还可促进档案存储容量的显著提升，将档案存储空间不断缩。虽然看似渺小，但面对日趋紧张的土地资源，如果可以将对空间量的需求降低，则就会极大的有利于我们的生存发展。同时，这也是如今社会发展需要的大势所趋。因此档案管理信息化既是一种呼应，也是一种必然。

2 档案信息化管理模式的优势

2.1 充分挖掘数据价值

信息化的管理方式即立足于信息平台，将数据库和软件结合起来保存数据[1]。这一方式的显著优势在于可将档案管理工序简化，同时把软件用户端界面的引导结合起来，轻松快速的完成工作。在使用与查询时，也可以检索关键字查找出某一年或某个事件的实际状况，进而为各项工作的开展提供了便利。因此，档案信息化管理能够改善数据信息的利用情况，对数据发挥作用有着十分重要的意义。

2.2 信息远程传输共享更加方便

档案信息化未形成前，相关人员若需要运用到档案，需要通过档案管理部门通过查找、邮寄、传真等方式才可以使用到，过程十分的复杂与繁琐，需投入较多的工作量。而档案信息化的出现，使得此种情况得到了改善，档案信息管理可以通过网络来进行操作，进而让使用者需求的信息资源，可以将使用者需要使用的信息资源随即传输给使用者，更加的方便、快捷。

2.3 查询更加精准

对大型企业又或是级别较高的政府来说，拥有非常庞大的相同类型的档案资料，如果企业决策者或政府人员要查询相关资料，则档案管理人员就需在筛选相似资料上花费较多的时间。由于這些均需要人眼做出辨别，因而任务量非常大，所以出现误差的概率就非常高。但若通过计算机对此项工作进行处理，就可以避免此类问题的出现，只需将关键词输入到档案管理系统之中，就可以迅速的将不想关的内容筛选出去，进而缩小选择区域，减少工作量。另外，通过对一些档案资料的特殊性予以利用，电脑可在非常短的时间内从大量繁多的资料中做出辨别，以将其价值准确的提供给查阅者。

3 档案信息化管理中的安全问题

第一，电子档案真实性以及合法性问题。在管理传统纸质档案方面，一般需要得到领导人或单位的签字、盖章认可，因而往往更容易对其合法性、真实性进行识别。

其二，传输过程安全性问题。在档案信息化管理模式中，可借助网络来传输档案信息，如此一来就让诸多安全隐患被埋下。而在实际传输过程中，诸如篡改、窃取以及伪造的情况极易发生，尤其是在高度保密的档案信息中这一问题更是十分突出。

其三，管理安全性问题。在长时间保管电子档案信息的过程中，诸如计算机软件、硬件使用寿命、电子档案信息与平台之间的一致性等问题均会对其造成严重影响。对此，就要求管理人员积极改进管理模式，将管理质量不断增强，一旦管理质量较差，又或是管理模式出现问题，那么就会导致电子档案信息被破坏。

4 解决档案信息化管理安全问题的措施

4.1 完善管理制度

电子档案在保存、传输以及管理等相关方面存在的隐患较多，并且隐患的发出有一定的隐蔽性，难以及时的将其发展[2]。所以，档案管理部门需根据具体状况对档案管理制度予以完善，并引导管理人员对制度予以全面的落实，实现对档案整个生命周期的科学管理。同时，有关部门应对档案管理制度予以统一，对档案进行运用时，需通过只读的形式查阅档案，防止破坏档案问题的出现。其次，就部分公文类电子档案而言，在签发后，即不可以对其予以更改，若出现特殊情况，那么需要经过有关部门或人员的批准，才能够进行更改。

4.2 运用先进的管理技术与理念

随着我国经济发展水平的不断提升，科学技术水平得到了增强，各个学科需把自身实际情况结合起来，在企业管理中融入科学技术。档案信息化管理人员需立足于自身实况，结合时代发展趋势，优化传统管理模式的不足之处，构建既能够满足自身特色，又不失社会要求的管理模式。适当的增加财力、人力以及物力的投入，进而从本质上对档案信息化管理工作进行改变，而其中最主要的管理内容就是监控技术以及权限问题。档案管理对安全性有非常高的要求，这一点是其和其他出入自由的部门最大的一个不同点，访问者在查找档案时，必须接受身份验证，以免进入无关人员。同时，人员在进出系统时需输入密码，准确无误后方可查询档案资料。同时，在档案信息化管理中，为让数据监控得到充分保障，起到有效杜绝非法访问的作用，需构建防火墙，以促进电子档案安全性、隐密性的提升。

4.3 提升人员的安全意识与素质水平

对档案信息化管理安全问题予以解决的过程中，人的因素始终处在首位。对此，档案管理工作人员需增强对档案信息保密性法规的学习，随时关注行业的最新动向，维持忧患意识，并预防档案信息窃取行为，将安全管理工作落到实处[3]。并且，档案管理工作人员需重视对档案信息安全管理制度的完善，结合档案信息化管理工作的具体状况，对各类保密制度进行健全，亦或是对现存保密制度进行优化。现阶段，和网络安全相关的法律法规缺乏完善性，增强网络安全法律建设迫在眉睫，只有这样才可以促进档案管理工作人员档案信息安全意识的提升。其次，就在职工作人员而言，档案管理部门需做好对档案信息化管理、计算机以及网络等相关知识、技术的培训工作，进而培养出更多的复合型人才，向档案信息化管理注入新活力，增强档案管理人员所具备的综合管理能力，解决档案信息化管理之中可能会出现的安全威胁，并在第一时间发现与解决问题，防止由于人员操作失误而影响档案信息的完整性以及安全性，确保档案信息管理系统的正常运行，保证档案信息完整。

5 结语

总而言之，快速发展的信息化社会，在很大程度上也增加了各行各业的电子档案。由此也将新的挑战带给了档案管理，使之安全性面临威胁。现阶段，档案管理在发展方面的主要方向为实现档案信息化管理，就相应的工作人员而言，应充分的认识到档案信息化管理存在的客观问题与优势，并积极主动的使用行之有效的改善措施，使档案信息化管理建设工作顺利开展。

参考文献

[1]贾茵.档案信息化的安全管理优化对策探析[J].办公室业务，2017（15）：52-52.

[2]李南.档案信息化建设的安全问题及对策分析[J].科学技术创新，2017（15）：262-262.

[3]金永振.论档案管理的信息化[J].科技经济导刊，2017（2）：22-23.