事业单位档案信息化管理探析

李恒利

摘 要：时代的发展，使得信息技术逐渐渗透到各行各业，而事业单位在开展档案管理中也逐渐朝着信息化改革，这样的模式不仅可以实现人力物力管理成本的降低，同时也可以提升规范性，最终推动档案管理工作的有序实施。因此，了解事业单位档案信息化管理的优势，再配合上具体有效的信息化管理措施，这样就可以推动事业单位档案管理工作朝着高效的、稳定的信息化方向前进。

关键词：事业单位;档案;信息化;管理

在21世纪，人类开启信息革命新纪元。信息技术的发展，使得其融入到每一个人的生活之中，在带来变化与便利的同时，也进一步加快生活节奏。目前，在事业单位的档案管理中，信息技术得到使用已经成为档案管理的主流趋势。但是相比国外，国内的事业单位档案管理起步相对较晚，其档案信息化管理技术成熟度偏低，相应的监管制度和工作制度不够完善，这样就无法保证信息的安全性，所以，还需要针对性的研究，这样才可以满足其档案的信息化管理要求。

1 事业单位档案信息化管理的优势

1.1 提取和利用

传统档案，其本身较为复杂，想要实现快速的提取和利用，是一件相对困难的事，这样难免会对档案管理的使用效率带来影响，并且也会阻碍档案功能的发挥。但是信息化的使用，就可以将这一问题解决，并且在海量的档案之中也可以满足信息的智能化排列与归类处理，这样就可以在鼠标移动与食指点击下，轻松的完成档案信息的提取和利用[1]。

1.2 存储

在信息化的管理过程中，档案管理从以往人工的录入逐渐变成电子化录入，这样实现了档案载体的改变，也能够提高电子档案占比，也代表档案管理进入无纸化和电子化的发展时代。这样的趋势，也使得档案信息的存储与保管存在革命性的变化，并且在不易丢失与损坏、保证数据安全稳定、耗费存储空间等方面都拥有极大的优势。

2 事业单位档案信息化管理的有效途径

在当前的事业单位档案信息化管理中，首先需要制定总体的规划，然后配合上对应信息化建设的重视度，建立档案网站，完善对档案管理资源的安全防护，并且配合上服务平台的建立健全，这样才能够满足事业单位档案信息化管理的要求。

2.1 制定总体规划

开展事业单位档案信息化建设，其本身是一项系统化的工程，其主要涉及单位管理的各个方面，在服务事业单位整体发展战略的基础上，制定合理有效的档案管理信息化建设规划，并且基于事业单位的特点和发展目标，通过科学论证和深入调查，这样就能够制定合理有效的档案管理信息化近期计划和远期规划，并且与其余管理部门相互协调发展，与信息中心建设、公文管理等同步实施，这样就可以匹配单位办公自动化的发展需求，最终形成可行的、完整的单位档案信息建设规划，从而推动档案管理的信息化建设。

2.2 提升信息化建设的重视度

事业单位还需要推动档案管理信息化建设的有效实施，能够认识到档案管理信息化建设的重要性。针对档案信息化管理，能够推动事业单位的可持续发展，并且也能够发挥良好的辅助作用。第一，事业单位还需要重视信息化建设之中软硬件设施的基本投入，能够为档案管理提供良好的环境，同时还可以将信息化档案管理的实际价值和作用完全发挥出来。第二，事业单位还需要做好信息化档案管理的维护与更新，能够确保信息档案平台能够满足事业单位的实际需求，这样才可以推动档案信息化的管理发展。另外，针对平台本身使用效率低下的问题，事业单位还应该专注于信息管理平台使用率的提高，能够明确管理平台对应的价值和功能，注重奠定良好的基础条件，服务档案管理信息化建设，这样也能够实现档案管理效率和质量的全面提高。第三，事业单位需要注重纸质档案的转化，利用“纸质+数字”的基本模式，就可以实现对档案的有效管理，最终增强纸质档案转化，从而实现无纸化的档案管理。

2.3 建立档案网站，实现信息网络化传递

事业单位需要建立单位自身的档案信息网站和站点，能够基于网页形式，提供对应的档案信息与服务，并且进行档案信息网上的查找与咨询，基于电子文件实时归档和直接提供使用;档案网站和本单位内部OA网联通，实现单位内部办公自动化系统和档案管理的互通，信息共享。直接将档案管理纳入管理信息系统中去，实现一体化系统的构建，并且统筹考虑各个部门信息，实现资源共享，这样就可以满足档案管理系统效益和综合效益的提升。通过互联网加入地区或者是全国档案网络，实现全国或者是地区档案信息网上的互通交流，真正实现档案网络化与信息化管理。通过信息档案网站的建设，选择对应的设备，实施标准化设备的利用，在配合上主流产品与先进软件，做好对应的更新与升级处理，这样就能够确保网站信息传递的快捷性和运行效率性[2]。

2.4 注重檔案信息资源的安全防护

事业单位档案信息化管理具有效率高、耗时短、准确率高的优势。但是在实际建设过程中，无论是单位领导，还是管理人员，都很容易忽视其安全性的问题，这样难免会对档案管理信息化建设带来影响。因此，在实际建设环节，首先就需要注重管理人员安全意识的强化，能够做好档案资源的安全鉴定，能够明确安全密保程度和开放范围，这样才有利于档案安全管理有效性的提高。针对存储档案资源的计算机，还需要定期进行杀毒，基于实际情况分析，配备防火墙与杀毒软件，并且落实对应硬件设备的维护与升级。在信息化档案建设中，基于《全国档案信息化建设实施纲要》的具体分析，合理利用数据备份、防火墙、数据恢复等功能，就可以满足档案安全管理的要求。在这一基础上，还需要注意，单纯依靠安全软件来实施档案资源的保护，是无法确保档案资源的绝对安全。所以，基于事业单位的真实情况，就需要注重档案管理安全体系的建立，能够基于安全问题和对应风险的有效识别、处理、监控，最终满足档案资源的安全管理。

2.5 建立档案网站服务平台

事业单位所承担的是社会服务的管理职能，其掌握了关乎国计民生的相关信息，在政策允许之下，就需要做好档案信息网站和网络的利用，从而建立档案信息网站的服务平台，通过档案信息来服务社会，并且与咨政网、民生网并网，实现信息互补、实现彼此的互通，这样才能够为公民提供民生信息、社会自信、个人信息等对应的信息化服务。并且与相关业务单位相互联网，满足业务信息的互通和互补，这样就可以实现业务信息的建立健全，最终为档案管理奠定良好的基础条件[3]。

3 结语

总而言之，事业单位档案管理与信息技术的相互结合，能够在一定程度上能够满足事业单位办公模式的优化，实现事业单位档案管理办公环境的改善，从而减轻档案管理工作人员的工作负担，提升实际的档案管理效率，因此，信息化管理是值得推广与普及的。随着人工智能时代和大数据时代的来临，新兴信息化技术应用逐渐广泛，事业单位就应该把握好时代的契机，能够合理使用各种信息技术，这样才能够更好的适应社会发展，更好的服务广大群众。

参考文献

[1]于海腾.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2019（23）：251-252

[2]刘洪宇.“互联网+”时代事业单位的档案管理创新探讨[J].中外企业家，2019（36）：106.

[3]许波，谭思亮，王晋荣.基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析[J].科技与创新，2019（22）：114-115.