当前高校办公室秘书应具备的素质及提升方法

李衿嶙

[摘 要] 秘书岗位承担着服务、协调、督办、办事、办会以及办文等职能，其工作量大、涉及面广、内容繁杂，需要具备一定的专业素养和工作能力。高校办公室作为一个综合性机构，秘书承担的工作繁重，而想要促使秘书更好地适应岗位工作，高校要采取有效的措施提升秘书的素质。

[关键词] 高校办公室；秘书岗位；具备素质；提升方法

中图分类号： G647 文献标识码：A

办公室属于一个特殊科室，其具有较强的专业性和综合性，起到沟通内外和上传下达的枢纽作用，其价值和功能不容忽视。高校办公室在职能方面与普通办公室没有明显差异，秘书作为办公室中的重要岗位，其承担的任务更加繁重，包括衡量杠杆、收发信息、做好外联、做好内联、摸清底数等，其工作质量与高校发展密切相关。因此，高校要针对办公室秘书的岗位特点，通过有效途径和方法提升秘书队伍的素质和能力，打造一支能力强、素质高、懂业务的专业化秘书队伍[1]。

一、高校办公室秘书的主要职能任务

（一）外事协调

高校办公室秘书需要负责高校对外的接待以及联络工作，负责校务公开、行政管理、信访督办、合作交流等工作。例如有合作关系的国外交流机构来校访问交流，秘书人员需要处理好具体的接待事宜。

（二）内务管理

高校在具体运行中，各个部门都会衍生大量的事务，尤其随着高校生源数量的持续增加，内务管理的事项更多，办公室秘书要做好各个部门的运作协调工作，包括校园安全维护、治安管理；值班安排以及节日作息调整等[2]。

（三）文书管理

文书是高校运行中产生的重要文件和文档，其记录了高校在运行中的方方面面，具有较强的借鉴价值和参考意义，很多文档都属于保密性文件。秘书人员主要负责下级文件和上级文件的传达工作，保密文件的管理工作，行政文件的保存工作，档案资源的整合工作[3]。

（四）公文撰写

办公室秘书需要编写以办公室或者高校名义的综合性材料和行政管理文件，编写高校每年的工作要点和工作总结，汇编以及制定高校各项规章制度，撰写校领导演讲以及讲话稿，公文撰写是办公室秘书的主要工作内容。

（五）组织会议

各种会议是高校开展日常管理的关键组成部分。在开展相关会议中，办公室秘书要落实会议组织工作，包括会前部署、会场安排、材料准备、材料发放、记录总结以及传达精神等工作，确保会议的顺利进行，避免出现突发情况。

二、高校办公室秘书应具备的素质

（一）心理素质

秘书工作具有较强的复杂性和重要性，在面对急难险重或者重大变故中，要临危不乱、泰然自若，以过硬的心理素质化险为夷，通过巧妙的办法解决问题，不能自乱阵脚，导致问题无法妥善处理。同时，办公室秘书是为全体师生和高校领导提供服务的重要岗位，在平时难免出现工作上的疏忽，要以正确的心态调整自我，并且善于自我反思和自我批评，以正确的心理面对师生的训斥和领导的批评，对工作和生活保持乐观的心态和进取的精神[4]。

（二）抗压能力

现代高校办公室的职能更多、任务更重、事务更杂，秘书人员每天都要处理大量的工作，既要做到让校领导满意，还要做到让教师和学生满意，在多种压力下完成本职工作。如果秘书人员的抗压能力不足，容易在繁重的事务中自乱阵脚，在办事中畏首畏尾，难以妥善地处理各项事务。因此，抗压能力是高校秘书人员需要具备的基础性能力，在工作中要保持良好而正确的心态，能够妥善地解决问题、分析问题，避免事件后果严重、发酵膨大。同时，秘书人员还要注重在平时的工作中调节自己的情绪和心态，严禁出现情绪失控的问题[5]。

（三）政治素质

高校是國家实施教育的高端学府，是为国家和社会输送人才的前沿阵地，高校办公室要根据国家既定的教育方针，协助高校领导完成院校发展规划，办公室秘书要熟悉国家方针政策，可以为高校领导制定决策提供参考。因此，办公室秘书要具备较强的理论修养、政策水平以及思想觉悟，深刻领会党和国家的各项教育政策、教育方针以及教育路线，对问题要有自己的独到见解。同时，办公室秘书代表了学校形象，在平时的生活中，也要以严格的标准要求自己，积极学习国家政策和教育方针，提升自身的政治素质[6]。

（四）身体素质

办公室秘书每天都面临着繁忙的工作，尤其在教育体制深化改革的大背景下，秘书人员每天的工作任务繁重，基于岗位的特殊性，其突发性、紧急性事务较多，需要秘书人员快速处理。在较大的工作量和较强的工作压力下，其身体会出现吃不消的情况。因此，办公室秘书要具备良好的身体素质，在平时勤加锻炼，进而适应高节奏、高强度的工作。

（五）交流能力

想要成为一名合格的高校办公室秘书，需要具备扎实的业务素质。秘书的工作特点决定了每天都需要与人交流，例如和领导交流、和学生交流、和教师交流等，具备良好的交流能力是对秘书人员业务素质的基本要求。首先，秘书人员要具备一定的个人魅力，在与人交流中保持亲和、谦逊以及友好的态度，让对方感受到秘书人员的个人修养，尤其在代表高校领导与他人交流中，不能颐指气使、居高临下，这样会为对方带来负面的心理感受，不利于高校的社会形象树立；其次，秘书人员要掌握一定的交流沟通技巧，可以听懂对方说话，并且将自己的意图明确、准确以及清晰地传递给对方，尤其在双方交流中，要领悟对方话语中的含义，并且快速做出反应，保证交流的通畅性和有效性；最后，随着我国高校逐渐趋于国际化发展，高校与国外教育机构的交流更加频繁，秘书人员不仅要掌握一定的汉语交流能力，还要至少掌握一门外语，能够在与国外友人交流中正确地使用外语交流，尤其在我国教育发展国际化背景下，熟练掌握一门外语是现代高校秘书人员需要具备的基础性能力[7]。

（六）写作能力

写作能力是现代办公室秘书需要具备的一项基础性能力，文书工作是秘书人员日常工作的关键组成部分。秘书作为高校领导的参谋和助手，需要掌握各种调查报告、工作计划、讲话稿以及公文等文件的写作方式，对于领导意图和上级文件，要抓住要领和精髓，要符合高校实践和上级批示并进行文本撰写。秘书人员想要提升自身的写作水平，以勤学苦练的精神，多看一些经典的文件范文，确保写作内容完整、格式标准。同时，秘书人员还要在平时多积累一些有关各种文件的写作素材，在大量的写作中不断强化个人能力[8]。

（七）办事能力

高校秘书人员每天的工作种类烦琐、千头万绪，除了组织会议、撰写公文，还要处理各种事务，只有具备较强的办事能力，才能将复杂的问题简单化。首先，秘书在办理各项事务中，要果敢干练、机智聪慧，在面对繁重的工作时，做到头脑清醒、理清思路，正确、利落以及迅速地处理好相关事务，做到让高校领导满意又与要求相符；其次，当秘书接到高校领导的事务安排后，要认真分析、用心思考，判断事情的难易程度和操作流程，预判事态的未来发展，并且制定几个操作方案，根据实际情况灵活选择操作方案，提升办事的效率和质量；最后，在办理相关事务中，秘书要雷厉风行、坚决果断；严禁出现效率低下、拖泥带水以及久拖不决的情况，不仅会影响办事效率，还容易导致高校领导的不满；办事结果要及时通报和汇报相关部门和领导，严禁出现落地无声、事无回音的情况。

（八）协调能力

现代高校的组织机构庞大，具有事务多、部门多等特点，在各个部门运行中，办公室秘书起到关键枢纽作用。如何协调各个部门以及相关人员的关系，促使高校各项事务妥善解决，是办公室秘书需要思考的关键问题。因此，秘书人员要具备一定的协调能力，在处理事务中融入自己的判断和认知，过滤一些无用信息，将重要的、有用的信息呈现给高校领导，让高校领导将自己的精力集中在决策中。同时，秘书人员要合理利用职权解决问题，对于情绪激动的上访者，需要发挥协调作用，缓解其激动情绪。

（九）办公自动化能力

随着信息技术和计算机技术的蓬勃发展，自动化以及无纸化办公已经成为时代特。办公室秘书要具备较强的办公自动化能力，可以熟练运用各项技术完成管理工作，同时还要熟悉各种现代化办公设备的使用、简单维修。如果设备发生小故障，能够简单处理后投入使用，避免影响办公效率。

三、高校办公室秘书素质提升方法

（一）扩宽选材途径

高校办公室秘书属于一个特殊岗位，秘书在日常工作中涉及的内容和领域较多，尤其在高等教育深化改革的大背景下，秘书的工作更加繁重，对秘书岗位的要求也出现了较大变化。因此，高校要积极拓宽选材途径，从多个渠道选拔秘书人才。首先，高校要积极从社会中公开招聘具有教育经验和秘书经验的现代化人才，不断充实以及完善秘书队伍，提升岗位入职门槛，对所有应聘人员进行公正的考核，进而吸纳更多的现代化秘书人才；其次，提升秘书岗位的工薪待遇，吸引更多的人才加入，对现有秘书岗位的人才进行优化配置；最后，从高校内部挖掘秘书人才，基于秘书岗位的复合型以及特殊性，高校要加强内部人才提拔，将更多优秀的人才提拔到秘书岗位上[9]。

（二）组织内部培训

随着现代高校的快速发展，学生数量不断增加，教育事务负担更重，对办公室秘书的综合素质和个人能力提出更为严格的要求，想要提升秘书队伍的综合能力，高校要注重开展内部培训。首先，对培训内容进行优化设计，以秘书岗位的特点制定培训内容，要涉及管理学、法学、心理学、档案学、语言学等方面，通过完善而系统的内部培训，促使秘书人员掌握岗位所需的技能和知识，更好地开展各项工作；其次，秘书岗位需要不断进行学习，积极吸纳新知识、新理论、新思想以及新方法，高校作为知识和人才的集中地，要发挥高校的育人作用，为秘书人员提供系统性的培训机会，定期组织秘书开展岗位专业知识学习，将信息技术融入内部培训中，促进内部培训趋于信息化；最后，为了调动所有秘书人员参与培训的热情，高校还要将培训结果与工薪绩效挂钩，定期对秘书人员的培训情况进行科学考核，合理设置考核维度，其中包括态度、知识、能力、情感等维度，发挥培训活动在人才培养方面的价值[10]。

（三）鼓励自主学习

在终身学习理念的指导下，高校办公室秘书要立足于岗位特点和工作要求，在平时的工作中加强自主学习，通过学习提升个人的综合素质和业务能力。高校也要为秘书人员提供自主学习的空间、机会和资源，提升其自主学习的实效性。首先，办公室秘书要严格要求自己，在平时多与人沟通和互动，锻炼自己的溝通能力、亲和力、思维能力以及倾听能力，尤其对于倾听能力的锻炼，需要在长期坚持中养成，不仅要具备倾听的耐心，还要听懂对方的话；其次，高校要发挥自身的资源优势，为办公室秘书开展自主学习提供各种资源。例如，语言作为秘书需要具备的基础性能力，尤其在高校国际化发展进程下，掌握一门外语已经成为现代办公室秘书的基本要求，高校可以为秘书开展语言学习提供各种资源，或者鼓励秘书利用工作之余参加校内的语言课程，提升个人的语言能力；最后，高校还要积极创设良好的学习氛围，使办公室秘书在这种氛围的熏染下，形成良好的学习习惯，并且将这一习惯带入到工作中，从工作中学习到更多秘书所需要具备的技能和知识。

四、结语

总而言之，随着我国高等教育的持续发展，高校的办学规模持续扩大、生源数量不断增加，办公室秘书作为一个特殊性岗位，每天需要面对大量、繁杂的工作，涉及高校正常运行的方方面面。办公室秘书人才队伍建设关系到高校的可持续发展和稳定运行，高校要把握时代特点、迎合行业发展，明确现代办公室秘书所需要具备的基本素质和基础能力，并且通过有效途径和策略，提升秘书队伍的整体素养，进而更好地推动高校正常运行和稳步发展。

参考文献：

[1]朱黎黎.浅谈高校系部办公室秘书应具备的素质[J].北京电力高等专科学校学报（社会科学版），2011（07）：309.

[2]徐永明.探讨如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].科技创新导报，2014（13）：181-182.

[3]于长富，李卉阳，王媛.浅析新时期高校办公室党委秘书综合素质培养[J].新校园（理论版），2013（01）：55.

[4]陈思泽.提高新时期高校办公室秘书素质的基本要求[J].西南农业大学学报（社会科学版），2009，7（01）：211-213.

[5]周雨华.如何做好高校办公室文字秘书工作[J].承德民族师专学报，2007，27（04）：75-76.

[6]高校院系秘书应具备的基本素质[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2006，28（02）：200-202.

[7]党家政，王艳.浅谈高校办公室秘书素质[J].郧阳师范高等专科学校学报，2003，23（04）：107-108.

[8]骆颖.论高校办公室秘书必须具备的几种精神[J].广西大学学报（哲学社会科学版），2001，23（z1）：123-124.

[9]苏立岩，马馨.浅谈对高校党政办公室秘书工作的几点认识[J].现代交际，2016（22）：178-179.

[10]汤甜甜.浅论高校院系办公室秘书的工作意识和能力[J].新教育时代电子杂志（教师版），2014（33）：67-67.