强化企业档案管理 发挥档案服务职能

王妍

摘 要：企业档案能够明确地表现出企业在各项生产经营活动过程中，产生对国家、社会与企业有保存价值的信息历史记录。只有不断地强化企业基础管理能力提高企业在市场中的竞争力，就需要加强企业的档案管理工作，发挥出档案服务职能。企业需要充分的明白档案在企业各项工作开展过程中的重要性，提高档案工作人员工作的自觉性和责任感，做好企业档案工作才能够为企业未来的发展提供有力的保障。

关键词：企业档案;管理;档案服务

1 档案在企业管理中的作用

1）档案在企业管理中的重要性。档案是一种信息资源，档案能够对企业的生产、研究以及经营等活动的过程进行记录，能够为企业的发展提供非常大的帮助，档案在企业管理等一些方面都表现出了很好的帮助作用。对此，加强企业档案管理，使用科学有效以及规范的方法对档案进行管理，是每一个企业都必须做好了基础性工作，企业在发展的过程中，档案管理工作不能够落后[1]。通过研究和分析建立起一套适合公司的档案管理体系是非常重要的，档案管理体系的建立能够帮助企业加快发展速度，档案信息能够在需要的时候为公司开展业务以及决定决策的时候提供帮助，能够有效地减少企业在发展过程中遇到风险的可能性。在实际的档案管理过程中，需要建立起好的意识，抓住每一个关键的环节，为实现目标做出努力，加强对企业档案的管理，发挥出档案服务职能，让档案能够为企业未来的发展提供帮助。

2）加强档案管理制度建立和宣传。建立一个好的档案意识是非常重要的。加强企业档案工作的工作效率的前提就是需要提升档案意识。档案工作是目前经济社会发展的核心内容，档案能够明确的反映和表现出社会综合管理水平以及综合经济实力。企业档案管理部门需要将档案工作作为企业长远发展工作来做，制定出长远的并且细致的发展计划，让档案工作人员在工作的过程中有好的工作目标，树立人人都是档案管理者的工作思想。

2 强化企业档案管理

1）企业档案工作网络与队伍建设。档案能够给企业带来非常大的效益，這些效益都是直接表现出来或者间接表现出来的，能够让企业在进行决策的时候清楚地知道企业未来保证健康快速发展该如何选择，这也就需要企业档案管理工作进度，必须跟上企业的发展速度，不然就会对企业的发展造成影响。企业决策需要将档案工作加入重要工作中去，制定出针对档案管理的目标，建立专业的档案管理部门，让档案管理部门不断地对档案管理网络进行完善。

2）加强档案信息资源的开发。首先，需要不断地对档案管理工作服务机制进行创新和改变，将档案部门各项服务功能中蕴含的能力发掘出来，档案管理部门需要积极的使用其具有的优势。当前，传统的档案手工操作正在发生着改变，利用现代科学技术手段对档案进行管理，实现一次输入，多次输出的检索功能，对图像、文本以及影像一些比较重要的档案进行扫描和录入，对其进行保存，将传统的纸质档案转化成数字信息，实现全文数字化，以此来推动档案数据开发，提升数据库的质量，为档案的检索速度和准确率提供保障。

3）努力提高档案管理人员服务素质。企业在选择档案管理人员的时候需要严格慎重，对档案管理人员提供要求，需要档案管理人员拥有足够的责任心、文化素质较高以及热爱档案工作等要求，同时还需要配备好档案网络员[2]。对于招聘到的档案管理人员需要开展专业培训，上岗培训以及多种需要的培训活动，企业还能够定时定期地开展档案管理人员经验交流会，在提高档案管理人员工作热情的同时，提高档案管理部门的综合水平，在企业有条件的情况下，还可以聘请一些专业水平比较高的档案员对企业档案管理人员进行授课，解决存在的问题 ，不断地提高档案管理工作的质量。

4）档案管理制度的完善。全力加强《档案法》的宣传和贯彻落实是非常重要的，不断地提升档案管理意识，将上级部门对档案管理工作业务指导和考核检查的要求当作新形势下档案管理工作健康发展的重要举措。不断地健全适应当前形势企业内部相关档案管理制度，加强档案管理工作的规范化和法制化。

3 发挥档案服务职能

1）实现档案服务目标。企业在完成一个目标之后，也就是完成了档案服务的目标。服务在新时期档案工作环境下十分的重要。档案工作所起到的关键作用就是为了帮助企业发展以及保证企业的生存，帮助企业创造经济效益和社会效益。实现档案工作在企业中的服务功能，需要建立起效率和效益同样重要的观念，使用科学有效的方法对档案资源进行整合和利用，让档案能够为企业和社会提供更多地帮助，为发挥企业档案服务职能提供帮助。企业在发挥档案服务职能的时候可以使用当前使用比较多的信息化手段对档案进行研究和编辑，加强整个档案资源的数字化建设[3]。在文书档案方面可以使用OA办公管理系统和档案管理系统对需要的数据进行链接，进一步实现文书档案全文的管理，并且使用计算机等相关设备对一些重要的档案和专题档案进行汇入编制。此外，企业在开展档案工作的过程中还需要对档案编辑研究体裁进行创新，对档案信息进行深度的加工。通过数字化档案的建立能够很大程度上简化使用手续，还能够更加方便档案的使用和储存，为档案的使用人员提供更加便利快捷的服务，并且很大程度上延长了档案的储存寿命，保证了档案的可持续发展性，档案信息资源也能够通过数字化手段得到充分的使用。

2）档案服务职能发挥。服务是新时期档案工作的核心内容，档案工作是为了帮助企业生存和发展服务，在开展的过程中不断创造出新的社会效益和经济效益。为了能够更好地发挥出档案服务职能就需要从两个方面入手，第一个方面是需要从运用信息化手段对档案进行编辑和研究，提高档案资源数字化建设水平。文书档案主要使用OA办公管理系统和档案管理系统对数据进行对接，以此来实现文书档案的全文管理，并且使用计算机对专题档案和具有重要价值的档案进行汇编。第二个方面是需要对档案编辑的体裁进行创新，对档案信息进行深入的加工，将传统档案变成数字化档案。这样能够有效地优化利用手续，提高查存的便利性，为使用者提供更加便利、周全的服务，一定程度上也延续了档案原件的寿命，档案信息资源的利用率也有所提高[4]。要想 对档案管理进行强化，就必须主动地提供服务，以此来发挥出档案的作用和价值，让档案能够为企业发展和生存服务。服务的方式可以选择电话预约、传真发送、网站共享以及来室查询等，在服务的过程中需要积极的为使用者提供服务，只有在不断提高服务手段、服务态度使用手工检索和微机检索的方式将档案资源充分地进行利用。企业档案管理需要不断地提高服务意识，提高企业档案信息资源的使用率，这样才能够让企业的档案管理水平和服务效率得到提高。此外，通过对设备主干网络系统的建立，实现企业能够和各个分公司的联网，达到数据共享的目标，对传统纸质档案手动操作的方式进行改进，让档案管理工作在未来向着自动化和现代化发展。

4 结束语

我们从上文中就能够看出，要想做好企业档案管理工作就必须使用科学高效的档案储存、收集以及管理方式，做好档案工作的网络建设、档案工作的队伍建设以及档案的现代化开发建设等，需要企业制定一个目标，不断地向着目标发展，发挥出档案服务职能也是非常重要的，这对于企业档案管理的加强有着很大的帮助，企业档案管理对于企业今后的生产、经营发展都有着重要的意义，通过企业档案管理就能够保证企业的高速健康发展。

参考文献

[1]薛会平.数字时代企业档案服务职能创新之我见[J].科技信息，2010（29）：205.

[2]李树珍.论新时期如何发挥档案管理的服务职能[J].时代文学（双月上半月），2008（06）：163-164.

[3]李树珍.论发挥档案管理服务职能的策略[J].成功（教育），2008（07）：234.

[4]曹桂兰.推进信息化建设是强化企业档案管理服务职能的重要途径[J].档案，2006（01）：55-56.