浅析信息化背景下高校档案服务策略

周航

【摘要】本文对高校档案服务存在的问题作了分析，提出了信息化背景下高校档案服务对策，为提升高校档案服务有效性打下良好的基础。

【关键词】信息化；高校；档案服务；问题；对策

社会经济日渐发展促使高等教育事业蓬勃发展，高等教育快速发展对于高校档案服务工作提出了更高的要求，高校档案服务工作至关重要。信息化时代日渐发展使得高校师生对于档案服务需求越来越高，同时实际需求也呈现出个性化以及多样化。高校需要结合信息技术，重视档案服务工作，提升信息化水平，进而为高校师生提供更加完善、更加高效、更加便捷的档案服务工作。但由于多方面因素制约使得高校档案管理工作并没有达到实际预期，实际服务工作中仍然存在着一些问题，直接地影响高校档案服务有效性。

一、高校档案服务存在的问题

（一）高校档案服务数字化水平不高。科学技术日渐发展促使档案管理工作中，运用数字化管理方式已经成为了潮流，高校档案服务工作数字化也成为了重要发展趋势。在进行现代化档案管理工作过程中，虽然运用了计算机网络技术，但是计算机网络技术主要承担记录功能以及统计功能，实际上仍然有非常多的功能并没有得到有效利用，这就需要进行科学的档案管理，计算机软件应用非常重要，高校档案服务数字化程度并不高。

（二）高校档案服务缺乏统一化标准。从目前发展来看，一部分高校已经开发了较为完善的档案管理工作系统，但是各个高校在计算机选择方面却存在着非常大的差异，实际应用软件也存在着非常大差异。虽然大部分计算机软件系统存在着相似性，但是通用性以及兼容性却相对较差，这就使得数据之间很难进行有效置换，信息资源共享存在着一定的障碍，因此，高校档案管理缺乏标准性以及统一性。高校在进行档案管理过程中，还需要重视档案目录管理工作，在进行档案文件考查过程中，可以利用全文查阅方式来充分了解，但是档案服务工作有效性并不高。

二、信息化背景下高校档案服务对策分析

（一）有效整合高校档案。高校在进行档案服务工作过程中，需要重视档案资料在其中的基础性作用。结合目前高校档案服务工作存在的问题，需要重视档案主题的建设工作，这就需要有效整合档案信息，提取档案信息中的关键词，这样能够为高校师生提供更加优质的信息服务，进而有效发掘档案中存在的潜在性信息。高校档案服务工作人员需要对档案信息进行统一化整理以及分类，坚持档案信息实效性，为高校师生提供更为优质的档案服务。档案管理工作人员可以结合档案信息主题来进行分类，这样能够更加有效满足师生需求，使之获取更加准确的信息。总之，高校在进行档案管理的过程中，需要重点突出档案信息主体性，进而提升档案服务广度以及深度。

（二）有效利用现代化信息手段。为了能够提升高校档案管理工作的有效性，高校档案管理工作需要符合时代发展需求，那么，现代化信息手段应用于档案管理工作势在必行。从高校档案管理工作的角度分析来看，应用计算机技术进行档案管理工作是现代化管理重要标志。在传统档案管理工作过程中，大多是采用纸质记录方式，但是庞大数据却无法有效记录以及管理相关信息，这就需要充分利用电子计算机技术来进行资料数据的有效存储，结合实际工作标准来构建档案管理工作数据库，提升档案记录工作以及存储工作的有效性，同时还能够更加有效地运用以及查找档案信息，提升高校档案管理工作效率。利用现代化信息技术能够有效更新高校档案信息，进而为实现高校档案管理现代化提供保障。

（三）创新档案管理工作制度。从高校的角度来分析，高校需要构建信息化档案管理工作方式，这样才能为高校师生提供更为优质的档案服务。需要重视高校档案管理完善工作以及创新工作，进而尽可能减少档案管理工作中存在的失误，坚持与时俱进原则，保证档案管理与时代发展相一致。在进行档案管理工作过程中，需要集中处理相关联档案，提升档案管理工作的有效性。从事档案管理的工作人员需要提升自身信息安全保护的工作意识，避免出现由于自身疏忽而造成档案信息疏漏，为高校师生个人信息安全提供有效保障。

三、结语

信息化技术快速发展使得高校档案服务工作呈现出数字化、科学化、网络化以及信息化发展方向，这样能够实现资源数据的有效共享，进而为社会提供更加优质的服务。在实际发展过程中，高校的档案服务工作呈现出联合化、个性化以及市场化发展倾向，需要不断优化档案服务工作，转变传统服务工作理念以及服务工作方式，提升档案服务管理人员综合素质，构建更加完善的档案信息化服务体系，提升档案服务工作水平以及工作质量，为高校发展提供良好的保障。

【参考文献】

[1]邸家琴.信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D]. 黑龙江大学， 2010.

[2]关英. 信息化背景下高校档案服务策略研究[J]. 工程技术：引文版， 2016（29）：102-103.

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