档案的服务职能与管理浅议

王刚

摘 要：随着科技的进步和社会的发展，档案管理工作在社会服务中扮演着越来越重要的角色，档案是社会主义现代化建设的重要依据。本文从利用现代化管理方法提高档案管理的服务质量，加强档案管理人员的素质和档案管理的服务职能等多个角度，对档案管理进行分析。

关键词：档案;服务职能;管理

因为社会和经济的发展，档案管理也揭开了它神秘的面纱，档案不在政治化和神秘化事物。信息技术和互联网技术的发展也为档案的管理工作带来了新的可能，为档案管理部门的信息交流提供了多重渠道。同时，也更加强调档案管理的服务职能。档案管理工作不仅仅是对枯燥无味的档案资料收集和整理，还是对国家宝贵档案的继承和积累。同时也承担着向社会提供档案信息服务的重要使命，并且承担起对社会宣传教育的责任。档案能够为社会的进步和发展提供强大的数据支撑，其多方面的服务的职能日益彰显。

1 档案的服务职能

1.1 档案管理职能的现状

档案管理工作具有其独特的阶级性，所以在履行档案的服务职能过程中必须要加强管理的政治方向。在新时期，档案的管理工作要在符合当前我国社会情况下，实现对经济建设和精神文明建设的服务职能。档案管理工作对于社会的服务职能主要是档案馆需要面向社会和公众提供所需的档案信息。在这个过程中档案馆为社会的发展和经济效益的提升提供数据支持和信息保障[1]。目前我国档案管理工作的服务职能现状基本如下：

首先，档案管理最为基础的职能就是对档案的管理和移交，完成对档案的保存和积累，丰富国家的档案财富。档案馆作为全国档案网络中的一员，保存好档案，作为社会档案信息利用中心，向社会提供各方面的信息资源是最基本的要求。档案馆开展档案工作要以国家档案管理的相关规定为准绳，及时把对国家重要的档案进行归档和移交。其次，档案管理工作需要编研档案信息，为社会提供有针对性或者系统具体的档案资料。从而满足社会各方面对于档案使用的需求，从而履行档案管理工作的职能。除此之外，档案的管理工作还具有通过档案服务对社会宣传教育，传播档案意识的责任，通过举办宣传活动和培训教育工作，增强社会各界对于档案管理工作的认知和收集意识，为社会经济、科学、文化的发展保存珍贵的文献。

1.2 當前档案服务职能中存在的问题

目前，很多企业或者个人对于档案的管理缺乏基本的重视，由于档案部门不能为企业或者机构创造出直接的经济效益，这就导致了档案管理工作长期处于“冷板凳”状态。档案管理部门对档案的收集、整理、保管工作缺乏正确的认识，不仅如此，档案管理人员对于档案的编研使用没有足够的专业素养，在需要的时候不能发挥其应有的职能效果。就是因为这些方面的原因，导致了档案管理工作的社会服务职能无法发挥。不仅如此，档案管理部门人员素质偏低，社会服务意识不强，这就造成档案管理过程中，出现很多差错和纰漏。很多具有专业性的档案整理工作需要具有相关转专业水平的人员进行，但是大多数档案管理人员并不具备这一特点，给档案的管理和服务职能的发挥造成了不利影响。

除此之外，档案管理人员对于档案管理的思维模式是档案服务职能无法发挥的主要因素。档案管理人员对于档案的态度和工作方式主要是档案的收集和归档，而不是将档案分类之后，系统和有针对性地对社会开放服务，这就导致档案只能躺在档案馆中，对于社会的发展没有提供丝毫价值，而且档案的利用人员往往存在不正当的心理态度。档案使用者想要档案馆提供及时完备的档案是正确的，但是过于急躁的心理使其不能与档案管理人员有效沟通，最终对于档案使用产生了反感心理，致使档案无法发挥其价值和作用。

2 发挥档案职能的管理策略

2.1 现代化手段的引入

档案管理的根本目的就是为社会的提供便捷准确的信息资源。档案管理的服务职能也在这个过程中得以体现。所以，如何最大化地利用档案资源，给社会提供服务就是档案馆当前需要解决的问题。当前国内的档案管理情况不是很乐观，档案馆的利用人数和使用效率非常低下，对公众提供档案服务更是几乎没有。大多数档案馆虽然看起来资料齐全，但是通常被机关单位的文书档案占据，科技档案和声像档案等社会需求高的档案很少，能够真正起到作用，为公众提供参考的档案就更少了。可见如何提高档案馆的档案信息量，对档案馆社会职能的发挥有着非常重要的作用。

在档案管理工作中引入高科技手段能够很好地解决这一问题，通过“互联网+”手段，可以打破档案管理的区域性限制，将不同地区档案馆的优势结合起来，形成一个庞大的档案管理网络，经过统计和筛选之后，能够快速、高效、准确地提取档案信息，为公众提供档案服务。不仅如此，通过使用信息化的管理手段，可以在时间上提高效率，空间上节省资源。高科技、创新的档案管理手段，能够从减轻了档案管理人员的工作压力，调动档案管理人员工作的积极性。

2.2 提升档案管理人员的核心素养

人员素质是决定档案工作发挥其能效的关键因素。档案管理的服务质量优劣与档案管理人员素质挂钩，档案管理人的服务态度和业务业务能力都会给职能的发挥形成制约。目前，各行各业都有自己的系统划分，档案管理工作也不应例外，况且档案管理工作的其专业性也是有目共睹的。这就需要档案管理人员在提升业务水平的同时，还要掌握各个行业的基本情况，熟悉档案归档工作的基本内容，能够快速准确地进行档案的分类保存，在档案提取过程中也能够达到精确无误。若要提高档案管理人员的素养，关键在于以下几方面的培养：

其一，档案管理人员的政治态度和素质是档案工作的基础。需要档案管理人员有正确的政治观念。所以，对档案管理人员进行政治教育势在必行，可以结合十九大思想展开教育宣贯活动，不仅如此，档案管理人员还要遵守档案工作的相关规定。其二，就是提高档案管理人员的服务意识和专业技术能力。一个优秀的档案管理者，不仅需要学习档案学的专业技能知识，同时要熟悉档案管理工作中所需要的理论文化和操作技能，对于不同的档案资料能够正确的处理。其三，任何行业都是需要不断革新和进步的，档案管理也要遵照这个规律，与时俱进，能够跟上时代的变化，在工作方式上具有创新思维，发现传统工作技能中存在的不足和缺点，及时提出问题和解决问题，将新的思想和技术与档案管理工作结合，促进档案管理工作的开展和进步。

3 结束语

总而言之，档案管理工作看似枯燥无味，但是对于社会的快速稳定发展有着不可代替的作用。档案工作者只有充分地认识到这一点，同时能够在日常工作中提高自己的业务能力和服务意识，才能良好地发挥出档案工作的服务职能，为社会方方面面的进步和革新提供真实准确数据信息支持。为了达到这个目的，就需要加强对于档案工作的重视程度，引进新的管理方法，通过行业技术的不断创新和改革，为档案管理工作开拓新的思路和局面。

参考文献

[1]李月娇.浅谈如何发挥计生业务档案管理的服务职能[J].办公室业务，2016（1）：89-90.

[2]王亚平.浅谈民事档案收集与管理工作中存在的问题与对策[J].河北企业，2016（10）：29-30.

[3]常江.发挥职业院校档案管理工作服务职能的有效途径[J].长江丛刊，2018（30）：252-252.