新形势下高校毕业生档案管理的重要性分析

徐辛酉

摘 要：近些年来，高校每年的毕业生越来越多，毕业生就业面临的压力也越来越大，高校毕业生档案作为以后人事档案的重要组成部分，对于学生的成长和发展而言至关重要，我们必须要做好高校毕业生档案管理工作，不断应用新的工作思路和工作方法，充分认识到档案管理的重要意义，同时，要提高毕业生对于个人档案的认知。本文就毕业生档案管理的重要性以及工作开展策略进行了探讨和研究，希望能够为相关的档案管理工作者们提供一定的帮助和支持。

关键词：新形势;高校毕业生;档案管理;重要性;工作策略

二十一世纪是人才的世界，随着高校扩招的不断推进，高校向社会输送的毕业生人数呈现出逐年增加的趋势，大学生也面临着越来越严峻的就业压力，社会上处处充满着挑战，面对如此庞大的毕业人数，毕业生档案管理工作也迎来了巨大的挑战，必须要充分做好档案管理工作，保障档案的安全性和可靠性[1]。同时要做到清晰的分类和保管，做好档案的移交，这项工作关系到每位毕业生的升迁调动，组织选拔等等，是相关人事劳动社会保障服务的重要凭证。

1 高校毕业生档案的重要性

1.1 毕业生档案对学生的重要性

毕业生档案对于毕业生未来的发展而言至关重要，然而，就目前的档案管理工作现状来看，很多大学生缺乏正确的档案意识，没有充分的认知到档案的重要性，也不了解学籍档案和人事档案的区别[2]。在每年的毕业时间，虽然大部分学生都能够找到工作，然而也有一部分毕业生未能如期就业，这部分学生不知道如何处理自己的档案，因而有很大部分人选择把档案留存在本校之中，多年也没有取出，形成了死档。这种档案的存在是不合规合理的，给学校的档案管理工作造成了很大的阻碍，只有变成人事档案，才能够顺利地将档案保管。除此之外，部分高校缺乏档案管理意识，没有形成系统完善的档案管理部门，在转递过程中存在有不规范操作的状况，甚至导致部分学生档案的丢失，这对学生而言是极为不利的，因此，档案管理必须要引起学生、学校和相关部门的高度重视。

毕业生档案是学生综合表现的记录，也是人事档案的重要组成部分，涉及学生生活中和工作中的方方面面，是个人经历的全面记录，也是个人身份、学历、资历的重要体现，这对于学生的未来求职、评级升职、发展转行等工作具有重要意义，对于计算工龄、养老保险以及退休手续也有重要意义，其关系到个人的切身利益，因此学生本人必须要注重档案工作，确保档案不会丢失。

1.2 毕业生档案对高校的重要性

高校必须要做好毕业生档案管理工作，这体现出高校的工作态度和管理水平，一方面，必须要引进先进的工作思路和工作方法，不断健全和完善工作流程，按照相关的规章制度办事[3]，另一方面，学校必须要成立一支專业的档案管理工作人员队伍，选择具有管理经验和业务能力精通的人来开展管理工作，档案管理质量的好坏，直接影响到学校的社会形象，社会上的各个单位和部门会通过这一表象来了解学校的具体办学水准以及负责态度。因此，档案管理工作能够从多角度反映出学校的建设质量，包括机构制度建设，人才建设以及信息化水平建设等等，学校必须要建立井然有序的档案管理工作流程，充分为学生们的利益考虑，服务学生，服务用人单位，提升自身的社会地位。

2 高校毕业生档案管理工作开展策略

2.1 毕业生档案管理

高校必须要重视档案管理工作，在整个单位加强工作人员的档案管理意识。首先，必须要不断健全和完善高校学生档案管理工作条例和章程，让所有工作人员按照规章制度去办事，严格按照流程来开展工作，保障工作内容的透明化、清晰化以及合理化[4];其次，要加强对档案的归纳和整理，对于不同年级、不同专业、不同类型的学生，划分不同的档案存储区域，要做好档案的内容整理，包括思想品德、党团关系、奖惩材料等等，同时，档案内容中也应当包含大学生的各种成绩单以及科研成果、科技竞赛成果等等，让毕业档案能够全方位的体现一名学生的大学表现。在当今时代，用人单位非常注重毕业生的综合能力，尤其是实践能力和动手能力。因此，对于能够体现学生实践动手能力的材料，一定要装入档案之中，这些材料对于学生能否顺利就业有着非常关键性的影响;最后，毕业生档案要按照相应的程序进行传递和转递，学校就业部门要做好整理工作，统一编号，便于档案的派遣。

2.2 毕业生档案的转递

在高校档案管理工作中，毕业生档案转递是一项经常会涉及到的工作流程，必须要按照相关的法律规定开展转递工作，确保工作的科学性以及合理性，因此，高校就业主管部门必须要充分研读法律规定，了解毕业生档案的派遣单位性质。必须要检查工作单位是否具有人事档案管理权限，如果不具备档案保管权限，就应当按照就业协议中所写明的档案管理部门进行邮寄，如果用人单位具备人事档案管理权限，则可以通过中国邮政等专业的邮递部门转移到目标单位[5]。除此之外，还有部分就业单位并不明确是否具有人事档案保管权，因此，毕业生必须要充分的与用人单位进行沟通和交涉，确认其保管权的有无，并且与学校就业部门进行联系，从而具体事情具体应对。

2.3 毕业生档案查询

大体上而言，毕业生档案查询主要包含有以下两个类型的内容，首先是查看毕业生的在校相关信息，这也是毕业生档案最基础的一项服务性功能。当毕业生在社会上求职时，求职单位必然会对学生们的各种资料进行考证，此时需要查看毕业生档案，包括公务员、事业单位、读研考博、学习成绩证明以及落户等等，因此，学校档案管理部门必须要充分配合社会部门的工作，为毕业生们提供相关的便利条件，方便学生就业。其次是档案流通查询，当高校毕业生离校之后，档案就会在学校转出，因此档案存储在何地以及由谁保管是关系到毕业生求职与利益的重要事情，一部分学生选择在本校继续深造，其档案会被留在本校继续保管，还有一部分学生毕业之后选择去其他学校深造，档案必然会转移到目标单位[6]。对于那些寻找到社会工作的学生，如果单位具有档案接收权，则毕业生档案会被派遣到工作单位，学生如果想要查询档案，需要通过报道证查询。档案接收权并不是任何一个单位都具备的，一般只有那些国企以及政府机关部门具有完整的人事档案接收权，而对于那些私营企业以及合资企业，很多不具备档案接收权，学生档案的流通会比较复杂，会被派遣到人力资源和社会保障局，学生们需要查询机构在当地城市的位置，然后凭借报到证去查找[7]。对于那些没有选择继续深造，也没有就业的学生，档案将会派遣到原户籍所在地的人力资源和社会保障局，要凭借报到证去查找档案。

3 小结

总而言之，新形势下高校毕业生档案管理具有非常重要的意义，高校毕业生以及高等院校都必须要重视档案管理工作，并且加强对于档案管理，提高对于档案重要性的认知，做好档案的保存、转递以及查询工作，从而真正为毕业生的求职和发展提供可靠的保障。

参考文献

[1]黄波.就业视角下高校学生档案管理与数字化创新[J].宁波职业技术学院学报，2017，21（06）：58-61.

[2]赵博.新形势下高校毕业生档案管理的重要性[J].吉林化工学院学报，2018，35（04）：84-87.

[3]赵春艳.浅谈如何做好新形势下的毕业生人事档案管理工作[J].劳动保障世界，2018（22）：68.

[4]彭寿英.新形势下高校毕业生档案管理的实践与探索[J].科技视界，2014（03）：185.

[5]崔新广.新形势下高校毕业生流动党员档案组织关系接转问题及策略[J].兰台世界，2017（09）：60-62.

[6]刘秀英.浅析高校毕业生人事档案管理[J].科技资讯，2017，15（14）：120+122.

[7]冯四清.高校学生档案管理问题剖析[J].城建档案，2019（08）：74-77.