基于高校酒店延伸一站式会议服务的一些思考

2020-03-16吕斌

高校后勤研究 2020年10期

吕斌

吕斌

浙江浙大圆正酒店管理有限公司]

高校酒店在高校学术交流和接待服务中扮演着重要角色，基于酒店服务延伸一站式会议服务，已成为众多高校接待单位关心的话题。本文从高校酒店的特殊属性出发，详细分析了高校酒店延伸一站式会议服务的必然性和可行性，并探讨了疫情给学术会议行业带来的影响以及如何使用智能技术助力学术会议等问题。

高校酒店；一站式会议；学术会议；智慧会务

近年来，随着高校学术会议规格逐年增高和数量逐年增多，高校酒店在高校学术交流、会议研讨、接待工作中扮演着越来越重要的角色，是高校文化交流活动的有力支撑。高校酒店必须认清自身的特殊性，规避短处，发挥长处，主动对接校内接待资源，以一站式会议为平台，做好服务延伸和多元发展，从而更好地保障学校，服务社会。

一、高校酒店的特殊性

高校相对封闭的环境决定了高校酒店具有一定的特殊属性，区别于社会上的酒店。

（一）事业性的管理体制

高校酒店提供服务的主要对象是学校及相关人员，高校酒店通常地处校内或学校周边，在管理上也通常纳入学校的行政管理体系，在经营目标上，以“服务学校”为前提，兼顾高校社会效益与酒店经营效益。

（二）固定化的酒店客源

高校酒店的客源相对固定，主要有以下几类人员：一是来校参加各类学术论坛的人员，二是来校进行交流访问和参观的人员，三是参加相关教育培训班的人员。高校酒店不能像社会酒店那样自主选择客源，这是由高校酒店的服务对象和经营性质决定的。

（三）半封闭式的酒店环境

国内很多高校坐落于郊区大学城，离主城区较远，交通、人流和配套设施与城区相比均有一定差距。而很多高校酒店在校园范围以内，使得这类型的高校酒店受限于地理位置，不具备对外接待客源的优势。

此外，目前我国大部分高校酒店不论是在硬件设施、服务质量，还是在经营管理上，都难以和有着成熟运营模式的社会酒店抗衡。有的高校酒店即便重新装修提升了硬件设施水平，但管理水平和人员素质等软实力依然不尽人意，从而限制了高校酒店的发展。

二、高校酒店延伸一站式会议服务的必然性

高校承担着人才培养、科研发展和文化传承的使命，而学术会议论坛承载着思想文化交流的功能，因而越来越频繁地在高校举办。随着国内一些高水平大学提出了建设世界一流大学的目标，在学术交流上也要求与国际接轨，举办的会议规格标准不断提升。在此趋势下，国内知名高校的会议服务也开始对标国际学术会议，努力创新模式，提高专业化水平。

一个学术会议的组织既包含与主题内容相关的工作，比如学术课题的确定、发言人和参会人员的邀请，会议论文的征集、评审和筛选等；也包括针对整场活动的支撑性服务，比如会场预订和服务、会议资料制作、食宿交通、会后考察等系列安排；本文提及的会议服务主要指指这类支撑性服务。

具体来说，高校学术会议的会务流程是由会前、会中、会后等多个环节组成的。会前的准备工作按时间顺序包括：会议报备审核、接受报名、流程策划、会议预算管理、公告通知、邀请嘉宾、参会人员吃住行的预订、整理制作论文集、宣传物料设计制作和会场布置。会中工作包括：会议注册报到、食宿和交通的对接、会议现场的组织和服务。会后的工作则主要是会议资料的整理、归档、集结出版，会议支出结算等。由此可见，学术会议的会务工作综合性强、工作量大，围绕着物流、人流和信息流展开。如果是国际会议，外国参会者带来的文化习俗差异将更加考验组织者的服务细致程度和应变能力。

目前，很多国内高校学术会议的组织习惯是主办单位负责全部的工作。主办单位一般是学校行政部门、科研相关部处、院系，或者以某个学科带头人牵头的实验室或课题组。主办单位不仅要做好与会议主题相关的内容性工作，还要负责大量繁杂的事务性会务工作，通常加上部门全部人手和研究生都难以应对。主办单位往往疲于应付事务性会务工作，无法集中精力做好会议内容性工作。而负责会务的部门人员和学生由于缺乏会务经验，组织专业性不够，效率低，临时应变力差，常常造成会议活动组织很出现疏漏，从而影响会议效果。这种“亲自上阵”的办会模式从全校范围来讲是一种人力资源失调和浪费，因办会单位在一段时间内不可能重复办会，既不能有效积累办会经验，也不能让学校的办会水平得到提高。

而一般高校的会议场所主管部门附带的服务功能，往往局限在会场内的现场服务，还没有真正介入会务筹备全过程的专业服务，导致很多高校自主承办的会议论坛组织一直处于比较粗放的状态。因此，将会议组织中的事务性工作与会议内容性工作分离开来是较为合理的方式，即会议内容性工作由主办单位或高校教师带领研究生承担，事务性会务工作则由专业会议服务机构来承担，兼顾效率和效果。

近几年，大型高校学术会议也出现过社会上的一些专业会务公司的身影，但由于其不熟悉校内环境，工作沟通和资源整合能力不足，也不能充分服务于高校学术会议。而校内的服务机构在了解、体现和融合学校文化特色、整合校内资源方面具有绝对优势，在服务学校的宗旨目标之下，能更好地提供服务保障，发挥专业化水平。高校酒店作为校内不可或缺的服务机构，完全可以从自身拥有的住宿资源、餐饮资源及场馆资源优势出发，破除高校酒店特殊性带来的劣势，积极对接、整合和盘活学校其他接待资源，转变会议服务方式，延伸提供一站式会议服务，主动承担起为学校和院系提供专业会议服务的职能，成为高校学术会议专业可靠的支撑力量。

三、高校酒店延伸一站式会议服务的可行性

高校酒店应积极转变经营思路，改变以往单一只提供住宿房间、餐饮安排和会议场所的粗放式做法，打造一支专业化、高素质的一站式会议服务团队，秉承“向上走一步，向下走一步”的服务理念，为高校学术会议提供全面、深度、精细、专业、智慧的一站式会议服务，借力信息化手段，实现高校酒店延伸一站式会议服务模式的转型升级。

随着信息化建设在高校中的不断推进，各高校目前已经进入以服务为导向的智慧校园建设阶段。高校建设需要不断创新，兼容整合各类资源，优化管理流程，充分融合移动互联、大数据等新技术、新理念。高校作为中外学术交流、活动承办的重要平台，每年承办超过百场、涉及十万人次会务活动，海量的会务信息、角色种类、数据资料等势必要投入巨大的资源作为支撑，如何借助移动互联网技术整合校内外资源、发掘平台价值、提高服务体验已成为了会务服务关注的焦点。

（一）建立统一数据中心，优化数据管理

酒店的接待服务和会议服务都围绕着“人流”，人流即数据，基于此笔者提出建立高校接待数据中心的设想，实现会务数据、酒店接待数据统一汇集，平台化管理，提高酒店服务和会务后端管理的便捷性。

（二）打造标准化的会务流程体系，节省会务组织成本

建立高校会务系统平台，灵活适用于各种会务活动，满足会务体系中发布、报名、审核、与会、总结、生活服务等全周期业务需求，打造标准化会务流程体系。

（三）以科技创新推动服务升级

利用移动互联网、大数据、云计算、物联网等最新技术优化会务流程体验，助力打造新“互联网+会务”系统，以新技术为驱动推动智慧化服务体验提升，彰显服务品牌价值，引领高校会务信息化潮流。

四、疫情之下，智能技术助力学术会议

2020年，受“新冠”肺炎疫情影响，会展业成为遭受冲击最大的行业之一。特别是上半年，学校大量大型会议选择延期或取消，校门紧闭，接待活动无从开展。但另一方面，也意味着下半年可能出现会议量和团队接待量阶段性井喷。疫情带来了挑战，更带来了变革和机遇.疫情期间，会议行业涌现了大量的智慧会议案例，针对会议三大场景，结合大数据、云传播、直播等技术，实现“云端会议”，为今后高校智慧学术会议的举办提供了一定的参考价值。

（一）学术大牛现场连线，人不到会观点到会

现场连线技术突破距离的限制，实现多种线上互动：如嘉宾演讲画面投放大屏，学术报告分享零距离；在线互动问答，弹幕提问即时互动，包括留言、点赞、分享等；主会场、分会场多地实时连接，音视频互联，场景交互实时分享。

（二）百人会议到万人会议，线上线下轻松切换

利用直播推流服务器，提供摄像机接口、PC和控台音频接口，实现会议现场视频的网上高清直播，参与嘉宾可以通过扫描二维码或点击链接的方式观看现场直播。此外，还可以支持微博分发、主流直播平台、微信嵌入、PC端直播、媒体转发、APP嵌入，跨PC/手机观看视频，不限制人数观看视频流量，从百人会议到万人会议，从会议现场到大小屏幕，均可轻松切换。