浅谈高校办公室会务工作的精细化管理

文/大连理工大学 胡丰彦

浅谈高校办公室会务工作的精细化管理

文/大连理工大学 胡丰彦

本文首先分析了精细化管理的内涵，阐述了高校引入精细化管理的必要性，并结合会务工作的实际提出实现精细化管理的有效措施，使会务工作更加规范化、科学化。

高校；办公室；会务管理；精细化

随着高等教育改革的不断深入，高校办公室的会务工作面临着新的任务和挑战，需要不断适应新的工作要求。提供高质量、低成本的会务服务既是对高校办公室工作的内在要求，也是更好地服务学校中心工作的必然要求，这就需要将精细化的管理理念引入到高校办公室的会务工作中，创新会务工作管理方法和手段，实现经验管理向科学管理转变，推动会务工作实现“会务精、落实细、标准高”。

一、精细化管理的定义

精细化管理是一种管理理念和管理技术，它起源于20世纪50年代的日本，以专业化为前提、系统化为保证、数据化为基础、信息化为手段，把服务者的焦点专注到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多利益和更强的竞争力。通过实行精细化管理，最大限度地减少管理所占有的资源并降低管理成本，将管理的规范性和创新性很好地结合到一起，创造更大的价值。

二、会务工作引进精细化管理的必要性

高校办公室是一个综合性的办事机构，承担着组织协调的枢纽作用。会务工作是高校办公室的一项重要的工作内容，办会水平的高低也体现了高校办公室的统筹协调能力和组织策划能力。通过引入精细化管理的理念指导会务工作，有利于明确任务、细化分工，在会议召开的筹备环节和进行过程中，保证无缝衔接、完美顺畅，同时能够最大限度地控制开支，降低会议举办的运行成本。对常规性的会务工作进行规范化存档管理，能够大大提高工作效率，为接下来的工作提供参考，使工作人员养成良好的工作习惯，有利于办公室工作的良性有效运转。

三、会务工作中实现精细化管理的措施

（一）统一思想，提高精细化管理意识。1.细节意识。高校办公室会务工作的范畴和特点决定了会务相关工作人员必须要具备细节意识。会务工作需要做到从大处着眼，小处着手，秉持精益求精的工作态度把每项工作做实、做细、做到位。这就需要培养办公室工作人员的精细化工作态度，做到“细微之处见精神，细微之处见水平”。2.服务意识。高校办公室工作人员必备的意识就是服务意识，这就要求办公室工作人员在工作中树立良好的窗口形象，坚持以人为本的服务意识，指导会务工作的各个环节工作，会务工作充分考虑到会议的特点和来宾的个性要求，使会务工作做到面面俱到，力求完美。3.规则意识。高校办公室的工作具有“点多、线长、面广”的特点，特别是在面对变化多、要求高的会务工作时，需要加强工作人员的规则意识，同时加强制度建设，规范工作流程，明确操作方法，使会务工作能够完成得顺利、高效。4.大局意识。高校办公室的工作人员应时刻保持“工作无小事”的大局意识，遇到工作任务时主动承担，碰到困难问题时知难而进，积极稳妥地处理好会务工作过程中出现的各类应急问题，服务大局，以扎实的作风确保各项工作真正落到实处。5.节约意识。承办会务工作时应本着“简洁、高效”的原则，打造高效节约、求真务实的新型会议模式，尽可能精简不必要的会议环节，简化会议程序，提前做好会议预算，节约资源，杜绝浪费，使会议办得隆重却不铺张、简洁却不简单，提高会议实效性。

（二）注重过程，落实精细化管理方案。1.会前精心筹备。在接到会务工作任务后，进行统一安排，明确分工，任务到人。一是要做到会务方案“细”。制定详细的会务活动方案，提前认真做好会议相关的准备工作。二是做到会务落实“精”，明确会议方案后，将各项任务精细化分工，专人负责，在会议筹备阶段不断沟通，保持衔接顺畅。会议召开前当天确保各项工作都准备到位，温馨提示领导准时参会，重点检查会场相关设施是否准备准确无误。2.会中周到服务。会议召开过程中，需要办会人员集中精力，细致服务，会议过程中，任何细小的差错都有可能被无限放大。首先需要热情周到做好会议签到、引领入座等工作，做到快速、有序；其次耐心细致做好会场服务工作，面对有可能发生的临时变动和应急事件，需要迅速做出反应，及时请示领导，以最快的时间，最合适的方式解决各项突发事件。3.会后总结交流。会议顺利举行之后，会务工作人员要注重彼此的沟通，交流分享每次会务工作中的收获和心得，不断探索新的工作思路，创新工作方法。在交流过程中理顺会务工作不同分工的责任要点，积极倾听不同的意见和建议，强化整个办公室“一盘棋”的思想，积极促进团队建设。

（三）督办提升，建立精细化管理长效机制。对于会务工作人员来说，会议结束并不意味着会务工作的结束，会后的督办总结是会务工作的延伸和升华。每次会务工作结束后，做好相应的信息搜集工作，为领导辅助决策提供参考。同时建立会务工作档案管理机制，将每次会务工作涉及的会议方案、新闻稿件等相关材料进行建档整理。会议建档的过程不仅可以督促基层工作人员狠抓落实会议精神，档案形式的会议材料也有利于办公室会务工作实现无缝隙衔接，为后续的会务工作提供参考，实现高校办公室工作高效运转。

[1]汪中求.精细化管理之基本理念[J].中国商贸,2008(9):116.

[2]林茂才.高校办公室精细化管理探讨[J].浙江工商职业技术学院学报,2010(2):73～76.