干部人事档案的提供与利用探讨

2020-02-25王谢群

卷宗 2020年30期

王谢群

（福建省宁德市福鼎市委组织部信息中心，福建宁德 355200）

1 引言

干部人事档案是党的重要资源，是建设干部队伍的重要凭证，也是教育培养、选拔任用、监督和评估人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，所以对其进行管理十分重要。为了全面落实从严治党的要求，发挥干部人事档案在打造高素质专业化干部队伍中的作用，相关单位要做好干部人事档案的提供与利用工作，保证工作开展的科学化、制度化和规范化。

2 干部人事档案提供与利用的重要性

干部人事档案的提供与利用工作，首先是衡量干部人事管理工作质量的依据之一，干部人事档案是比较重要的档案种类，进行管理有十分积极的意义。经过长期的工作实践，我党积累了大量的干部人事档案工作经验，促进了干部人事工作的开展，其提供利用工作也逐渐规范化和标准化，这提高了干部人事管理工作的水平。其次是可以充分发挥干部人事档案的作用，为干部人事工作职工提供服务。干部人事档案有明确的干部的详细个人信息，包括干部的德、能、勤、绩、廉等方面，属于人才资源重要数据库之一。借助干部人事档案提供利用工作的开展，可以对干部有个全面的了解，并对干部进行考察，直接为人事工作提供参考。最后是对干部人事工作有监管作用，也是因为干部人事档案有全面详细的干部个人信息，所以可以为纪检、监察、公安、审计等部门的工作提供合法依据，是这些部门开展相关工作的主要参考资料之一，所以具备重要作用。

3 干部人事档案提供与利用中存在的主要问题分析

1）工作的规范性不足。干部人事档案的开展有较多的法律依据，相关文件对此有明确的规定，对其提供和利用有详细的要求。但是在具体实施过程中难免出现问题，导致规范性不足，对于法律依据的执行存在漏洞。比如工作人员对于干部人事档案的收集不够全面，对此缺乏有效的重视，并不能充分了解到干部人事档案的重要作用，缺乏相应的支持和投入，使得相关的资料数据得不到全面的收集和科学的分析，无法形成准确的数据分析结果。同时由于单位整体对干部人事档案的重视程度较低，使得各个档案管理环节并不能得到有效的支持，导致档案收集和整理过程较为混乱，严重影响资料的真实安全。同时信息技术的引进使传统的档案提供和利用模式面临严峻的挑战，需要进行改变。

2）信息化水平不足。随着信息技术的应用，大量的数字化数据出现，档案部门需要对数字化档案进行全面的收集和处理。同时干部队伍的规模逐渐扩大，产生的人事档案资料也逐渐增加，使得以人工收集、整理为主的档案管理模式已经不能满足干部人事档案管理的实际需求，需要进行数字化的转变。但是当前的干部人事档案管理工作信息化程度相对较低，相关基础设施和网络建设相对落后，使得档案信息收集不全面、不快速，信息化利用率不高，不能保证档案管理的时效性。同时在实际的管理工作中，仍然存在大量的纸质资料，需要进行有效的管理和维护，提升管理成本，在数字化载体转变过程中缺乏相应的设备和技术支持，不能实现资料数据的数字形式呈现。

3）档案利用率不高。进行干部人事档案管理可以根据档案内容对干部工作情况进行总结和分析，监督干部工作进展，评估干预履职情况，为监察、审计、纪检等部门的工作开展提供参考。但在实际意义上说，干部人事档案的利用率不高，一般只是收集干部的人事资料，对档案的利用很少，无法为单位评估和发挥干部的才干等工作提供依据。部分单位遵循传统的管理模式，单纯记录和总结干部的个人情况，没有进行全面分析，很少进行查阅和利用，所以利用率很低，存在资源浪费现象。

4 优化干部人事档案提供与利用的有效措施

1）规范档案管理机制。管理部门要充分结合工作开展需求，对管理机制进行科学完善，对各个管理环节进行科学的规范，对档案资料的收集、整理、存储、利用环节制定相应标准，保证管理活动能够严格按照政策制度的规范进行高效执行。相关部门要落实责任机制，明确权责划分，针对具体的管理岗位，制定完善的工作制度，对管理活动进行科学的规范，保证管理制度的高效落实。同时要健全监管机制，对工作中出现的情况进行深入分析，找到现状根源，对管理制度进行针对性的完善。干部人事档案提供和利用工作要充分结合单位进行管理的要求，将之纳入日常工作事项中，对数据资料进行全面收集和科学分析，并对提供和利用环节进行科学规范，保证档案工作的高效落实，推动管理体系的高效建设。同时管理部门要考虑干部人事档案资料的多样化特征，思考新的档案管理模式，提高信息化工作水平。

2）完善档案资料。在大数据环境下，干部人事档案进行档案提供与利用，前提就是有完善的干部人事档案资料，所以要做好档案资料的完善工作。在这里，可以积极借助信息技术进行。单位可以使用“八爪鱼”等软件，自动收集和录入每天产生的各类干部人事档案数据资料，并定期导出到数据库中。档案人员还需要将对传统的纸质档案转化为数字档案形式，将其中存在的大量有价值的数据信息进行相关性研究，对于其中价值较高、类型多样的档案，转化为结构化数据库形式，然后进行聚合、分类、分析和处理，检索数据之间的相关性，将混杂的档案信息变为“活的信息”，实现档案信息的高效整合、分析应用和资源共享。保证收集到的干部人事资料的真实性，提高其利用价值，并适当在档案中增加可以反映出干部真实情况的材料。单位可以积极借助各类软件，对收集到的档案数据进行分布式处理，可支持并行处理，工作效率很高；可以处理PB级数据；成本较低，操作简单，对于操作人员的技术需求不高；或者可以引进软件，实现更快速查询海量数据集的目的。档案部门要积极利用先进的档案管理技术，如声像技术、数据库技术、网络技术等建立档案数据库、档案管理系统、档案检索系统，对档案进行处理，形成不同范围、不同层次、不同区域的档案资料，然后经过细化分类、组织、整合等操作，逐渐落实信息化管理，将对干部人事档案的管理从面向档案实体管理转变为数字化信息资源管理，这样可以提高对干部人事档案的提供效率和利用效率，实现档案信息的增值。

3）进行挖掘分析和利用。相关单位要注重对干部人事档案进行挖掘分析和利用，对干部人事档案的巨量原始资料进行分类整理、综合挖掘、深度整合和数据分析，发现其中隐藏的价值内容，找出数据间的潜在联系，解除单位运行期间存在的信息孤岛问题，促进内部干部个人信息的传递和共享，展现档案数据的价值。

4）强化人员培训。单位要注意加强人才培训工作，针对现有的档案管理人员进行专业培训，组织他们参与定期的学习活动，针对干部人事档案提供和利用工作的重要性、意义、问题等进行分析，引进最新的档案管理理念、方法等，提升档案管理理论知识水平；同时借助大数据技术模拟一些档案管理案例，要求档案管理人员进行模拟解决，提升实操能力；还要注意在每次学习和培训之后组织考核工作，定期对档案管理人员进行考察，并将考核结果与绩效、晋升等相挂钩。