浅谈教学秘书的职责定位与应具备的岗位能力

巴鋆妲

（天津财经大学，天津 300222）

教学秘书担任的工作繁多繁碎。从学生入学到毕业，从学校开学到期末，学生和任课教师的学习和工作都与他们息息相关。既有学校统一的工作任务，也有来自各分管系院的特定工作。繁多的工作要求教学秘书要对岗位职能有充分的认识，并时刻保持清醒的头脑，具备及时有效的沟通能力与较强的业务工作能力，才能处理好各项工作任务，维持好学校的教学运行。

1 高校教学秘书岗位的工作职责

1.1 确保教学工作正常、有序进行

一般情况下，高校教学秘书主要负责院系的教务管理、学籍管理、教学计划的执行及日常教学管理工作的调度，具体涉及事务如：排课、退选课、期末考试、论文开题、论文答辩、材料归档、各种评估报告的撰写、提供数据等工作。这些工作总体来说就是要确保学校教学工作能平稳、有序地进行。这其中既有临时性、突发性的工作，如教师的调停课、学生的休复转退等，也有周期性、常规性的工作。

教学秘书的很多教学工作是具有周期性的，流程化、规律化较强。以学年学期为周期，如上半学年，新生的入学教育，下半学年的毕业生资格审核。每个学期开学初的补考安排，成绩复核、期中的教学检查，期末的考试安排、为新学期进行排课等工作。教学秘书需要根据教学工作的流程，结合教学实际情况以及工作性质的重要度、紧急度，合理安排工作进程与时间，保证教学工作顺利平稳进行。在日常教学工作中，教学秘书会经常面临临时性、突发性事件工作，这些工作往往都带有“急”的特点，教学秘书应按照教学工作流程，及时有效与灵活的处理教学过程中出现的各种问题。同时可根据实际情况及时与院系以及教务部门等沟通，及时解决。如临时调整上课时间地点，或者寻找代课教师等，以避免教学事故的发生等。

1.2 在工作中起到桥梁、纽带连接作用

高校教学秘书在高校教学运行管理工作中，具有承担担任各部门之间沟通的职责作用。他们是学校教学管理、运行过程中的组织员、实施员、协调员与服务者，起到非常重要的桥梁、纽带作用。教学秘书立足于服务教学运行管理这一中心、服务教师与学生，执行院系领导的教学决定与工作布置要求。同时也对接着学校和各自院系，承担着信息上传下达的工作。例如：及时向院系领导汇报、向教师传达教务部门等下发的各种文件、布置的各项工作要求、进度与安排，督促相关人员按时完成工作，并及时上报。同时在教学过程中遇到问题时，就需要教学秘书及时将这些问题跟上下部门沟通报备，否则有可能造成教学事故。在沟通的过程中，既要完成工作任务，保证各方的合理需求。在院系教学单位，最重要的工作就是培养经济社会发展需要的高质量的专业人才，也是学校工作的中心，所以这其中最重要的是维护学校整体的教学秩序的有效运行这个根本利益。教学秘书所有工作都应该是围绕这个根本任务。但是在教学具体工作中，由于学校、处室、院系等部门工作各有其特点，工作的任务、岗位职责与工作人员的思维方式有不同，所以教学秘书工作要坚持从学校、院系全局出发、不计较个人在工作中的得与失、心胸开阔、任劳任怨、努力工作，以容纳闲言碎语甚至是怨言，通过沟通协同努力使不协调的环节逐步走向协调、统一。做到为领导分忧，为师生的合理利益做好服务。

1.3 当好领导的助手参谋

教学秘书要为院系领导的决策提供必要的数据依据和工作上的具体建议，做好教学各环节的工作。教学秘书的助手参谋作用，主要体现在协助院系领导处理日常教学运行管理工作, 主要包括: 人才培养方案的收集汇总、根据教学计划的要求与院系师资的具体情况,编写教师教学任务书、编制班级课程表,检查、落实教师的上课、调停课与补课情况。确保教学计划中制订的课程与教学实践环节正常执行；协助院系领导检查、落实课程教学大纲的制定与执行情况；以及落实教学任务, 收集、检查、整理教师开课情况,认真地完成教务处及院系领导布置的各项任；制定、学期的讲座, 观摩教学的时间、地点, 确定主讲教师等；协助院系领导、专业带头人协调毕业班的论文答辩工作；协助院系领导检查、落实、总结中期教学情况, 召开学生座谈会, 将学生们的学习情况和教师的讲授情况及时反馈给院系及教务部门，帮助其及时进行调整解决教学中存在的问题。按时向教务处汇报本院系教学情况；协助教务处做好每学期教师工作量的考核工作。

2 高校教学秘书应具备的能力

2.1 思想政治素质

高校的教学秘书一定要具备过硬的政治素养，正确的政治方向。习近平总书记在全国教育大会上强调，党的十八大以来，我们围绕培养什么人、怎样培养人、为谁培养人这一根本问题，全面加强党对教育工作的领导，坚持立德树人，加强学校思想政治工作。高等学校教育教学工作要坚持立德树人、教书育人，把坚定正确的思想政治方向放在育人的首要地位。习近平总书记对当代高校要围绕立德树人的根本任务进行办学治校做出了一系列的指示。这不仅包含了对高校坚定正确办学方向的政治要求，对教师师德师风的素质要求，同时还包含了对青年学生德才兼备的成长要求。把坚持中国特色社会主义教育发展道路，培养德智体美劳全面发展的社会主义建设者和接班人作为治校的之根。这就要求高校要牢牢把握社会主义办学方向，培养满足经济社会发展需要的社会主义建设者和接班人。教学秘书作为高等学校一名教育工作者，首先要具有正确的思想政治素养，正确的思想政治方向，同时要具有热爱教育的情怀、淡泊名利，严格要求自己，不断提升自己。工作中坚持教书育人、管理育人、服务育人。在院系实际工作中，教学秘书经常参与部门领导在教学管理过程中一些重要事项的决策，并负责记录以及对重要教学档案的管理工作，如果不具备一定的政治素养，是无法胜任这项工作的。所以对教学秘书应具备的能力来说，思想政治素质是首位的、是最基本的要求。

2.2 良好的协调沟通能力

教学秘书是院系教学运行管理工作中的中枢，上对学校、院系，下对一线教师和学生，起着上传下达、相互沟通的重要作用。教学秘书工作需要具有良好的协调沟通能力，在日常的教学运行管理工作中，经常要与学校职能部门联系沟通，解决院系的教学需要。如联系现代教育中心，解决临时使用机房等问题。要与本部门领导和师生沟通，解决在教学实施环节上的问题。如教师生病找代课教师的问题等。所以教学秘书要具备良好的协调沟通能力与表达能力，与部门领导以及师生要经常主动进行沟通，协调在教学运行管理工作中出现的问题，甚至是矛盾与冲突，以保障教学工作的高效顺利进行。

2.3 现代化办公与管理能力

当下高校大多已实行信息化教学管理模式，学校基本实现了数字化校园。以教务管理系统为中心，教务管理数据为学校数字化的基本数据。实现了专业教学计划管理、教学任务管理、课程管理、排课调课管理、教室管理学生网上选课、网上评教、学生成绩管理、学籍管理、毕业设计等教学工作。信息化教学管理已经成为教学秘书在工作中首要的、重要的工作手段。教学管理的信息化、大规模网络化要求教学秘书要熟练运用现代信息技术，掌握各类教学管理软件的流程、性能与要点，要善于吸收新知识、新技能、新的管理方式与手段，才能紧跟时代信息技术的快速发展，不断探索提高教学运行管理的效率，为师生提供更加方便快捷优质服务。

2.4 专业的认知能力

高校教学秘书的工作相比于学校的其他的行政部门需要有很强的专业性，这就要求教学秘书掌握高等教育教学管理的基础知识、基本流程、基本规律，还要熟悉院系各学科的知识体系与课程要求，了解其课程教学的组织方式与特点，熟悉人才培养方案的具体内容和特点，教学计划设置的原则和主要课程的内容。只有掌握了院系各学科一定的专业知识，教学秘书才能提出解决问题方案，及时有效协调、解决院系内部教学过程中、院系与学校之间、教师与学生之间出现的各类问题。教学秘书在具备较强的事业心和高度的责任感的同时，还要具备一定的专业认知能力，这是作为教学秘书应具备的一项重要的工作能力。

3 结语

高校教学秘书岗是一项非常重要的工作岗位，他不仅保障了高校教学工作的正常有序进行，同时对于高校教学质量与人才培养质量等，都起到了重要的积极的作用。教学秘书所担任的工作任务繁多复杂，在学校教学工作以及各部门之间起着重要的沟通桥梁的作用，工作性质及其重要。所以教学秘书要勇于创新，努力工作，不断提高自己的各项工作能力与素养，紧紧围绕服务学校教学这个中心工作，以自己良好的工作与服务促进学校教育教学质量的不断提升。