信息化时代人事档案管理探究

文/王淼，牡丹江新闻传媒集团

人事档案是人事部门业务活动的痕迹，档案资料有助于管理人员了解过去、把握今日、创新明日。档案不仅是人事部门的重要资料，也是宝贵资源，加强档案资源管理和利用的信息化，对人事部门的现代化建设尤为重要。2017年国务院办公厅关于《建立现代人事部门管理制度的指导意见》，要求“各地要将建立现代人事部门管理制度作为深化体制改革的重要内容，要建立健全内部管理制度、办事程序，加强网络和信息安全建设，完善患者个人信息保护制度和技术措施。”在体制改革的要求下，完善人事档案管理制度，加快档案管理的信息化是十分必要的。

1 档案管理的信息化是必由之路

在信息化时代，各行各业的发展都不离不开信息技术。人事部门要实现现代化管理，档案管理方式必须创新改进，而信息化是档案管理方式创新的必由之路。

1.1 大数据时代的呼吁

大数据时代，要求信息数据更好地为人类服务。大数据时代改变了纸质化的储存方式，各类资料以数据库的方式储存。数据的输入和输出都采用电子化的方式，而档案管理的动态扩展只需根据档案存储需求，通过云计算技术架构设计来进行扩容，这不仅降低了人事档案管理的软硬件后期投入，更减少了人事档案管理的运营成本。大数据时代势必推动人事档案管理方式的革新，提升人事档案管理的信息化水平。

1.2 实现人事部门精细化管理的要求

精细化管理不仅是一种理念，更是一种文化。精细化管理是现代管理的必然要求，是一种以最大限度地减少所占资源和管理成本为主要目标的管理方式。在人事部门“优质、高效、精益求精”等管理目标的要求下，引入精细化管理是必然趋势，建立完善规范化、制度化、流程化的档案管理模式，最终实现信息化管理。

2 档案管理的传统方式与信息化方式对比

2.1 传统档案管理方式的弊端

传统档案储存方式储存数据量小，存储和调取较为困难。传统档案归档多采用纸质形式，通过编码编号，按序存放在档案储存室或储存柜。而档案储存室对温度、湿度、防虫、防霉、防潮等都有较高要求。随着档案资料的增多，档案储存的空间和环境要求不断变高，人事部门也越来越难满足相应储存条件。传统管理方式之下的档案提取调阅不够便捷，档案查找难、耗时久，且档案借阅容易造成损坏和丢失。传统管理方式之下，数据的分析和利用难度较大，很多档案处于被动利用的状态，档案资源的决策支持功能难以实现。

2.2 档案管理信息化方式的优势

人事档案管理信息化改变了传统的资料归档方式，电子文档化的保存方式，不仅节约空间和成本，还可以实现档案的永久储存和保护。人事档案管理的信息化使档案资源利用更加便捷，电子化的储存打破了时间空间的限制，随时随地都可实现快速安全查阅档案。档案管理的加密化处理，也使档案储存更加安全。档案管理的信息化可以最大限度发挥档案资源的价值，实时安全共享，高效数据分析，通过决策支持优化资源配置，提高人事部门管理效率。

3 人事档案信息化建设的探索与思考

人事档案管理的信息化是对传统档案管理方式的创新，是人事部门走向现代化管理的重要标志之一。人事档案管理信息化建设要求观念认识、基础设施、专业素质的不断改进，最终实现档案资源的有序管理、持续开发与高效利用。

3.1 管理部门的重视是关键

多数人事部门管理层对档案信息化认识不足，停留在重收集轻整理、重保存轻统计、重使用轻编研的意识上，档案管理工作往往被边缘化。随着体制改革的不断深化，人事档案管理信息化势在必行，人事部门管理层必须转变陈旧管理观念。一是要提高认识、给予重视，树立信息时代科学的档案管理理念。要把档案信息化建设作为人事系统建设现代化和服务工作现代化的重要内容，整体规划、科学部署、协调推进、开发利用、安全共享，逐步构建档案管理信息平台。二是要依法管理，完善档案管理的制度化建设。要根据《档案法》、《人事档案管理办法》等法律法规，完善现有档案管理制度体系，制定信息化管理的标准规范，明确分工、划分职责、科学管理，提升依法依规管理的自觉性。

3.2 完善的基础设施是前提

信息化的管理，方便档案储存、查找与阅读，可节约人财物力，提高工作效率。实现档案管理信息化，完善的软硬件设施是重要前提。人事档案管理信息化必须保证足够的资金投入和必备的软硬件基础设施。硬件设施包含必要的录入及存储设备，包括服务器、电脑、扫描仪、相机、移动硬盘等。软件设施包含先进的档案管理平台和软件，比如档案管理系统、数据库系统及信息安全软件等。

3.3 专业有效的管理是保障

档案管理要实现信息化，专业性是重要保障。目前，大部分档案管理工作由兼职人员承担，档案管理系统知识不够，往往停留在经验管理的初级阶段，缺乏创新与活力，很难跟上信息化时代的要求。因此，档案管理的信息化，必须要配备专业的管理人员。人事部门要努力引进档案管理专业人才，有计划地引入管理类优秀人才，优化档案管理人才结构。同时，有必要加强对现有档案管理人员的培训和进修，有计划地安排岗位培训、进修学习、继续教育，特别是要加强信息管理知识的培训和学习，掌握计算机技术和软件运用分析方法，提升档案资源挖掘与利用的能力。