加强采购过程控制的策略

文/孔祥会，中国石化管道储运有限公司

企业采购过程控制管理指的是企业针对物资采购过程制订的控制计划与管理措施，目的是为了使企业物资供应稳定运行。采购主管在采购工作中承担着主要责任，需要加强采购的过程控制，保证企业内部物资供应活动的顺利开展。企业采购过程控制从需求产生开始到满足需求为止的全流程过程控制的管理过程。再有，物资采购还联系着企业生产、销售、财务等各项工作，涉及范围广、影响区域大，要想防止企业生产出现间断现象，就要高度重视物资采购工作。

1 明确物资采购过程控制的标准

物资采购过程控制要达到：保障采购的物资质量满足技术要求、进度满足交货期要求，物流可控，资金安全等。为了保证正确衡量物资采购过程控制工作，必须要制订合理的考核标准，笔者认为物资采购工作包括下面这些内容：

1.1 投入少质量高。这是衡量物资采购工作是否成功的重要标志，企业物资部门首先要深入开展市场调查活动，对比不同材料的价格与质量，保证采购物资价格最低、质量最好。但产品质量高必然意味着价格也高，要意识到物资采购并不追求最高质量，要考虑所购物资的实用性与适应性，要认真依据产品的技术要求与技术标准采购，防止购进质量低下产品。

1.2 物资与需求相契合。物资采购需要投入一定成本，其在产品成本中占有较高比重，有人认为企业要想获得较高利润，第一，加快产品生产速度；第二，减少原料成本；第三，减少运输费用。所以在物资采购过程中，要全面考虑进料地点、运输方式、采购方法、采购数量等各种因素，在全面分析、认真调查的基础上选择最为合理的购置策略。

1.3 资金投入少。此方面主要包括下面这些内容：第一，争取采购物资最少，但要保证生产的持续进行；第二，缩短物资采购时间，加快资金流动速度；第三，物资采购交货时间与企业生产用料时间越接近越好，出现采购过早或采购过晚均会影响企业生产。

1.4 科学确定物资的使用价值。不能一时头脑发热而采购大量紧急物资，但又不能发挥其作用，闲置时间过长，占用了大量资金。

2 建立完善的物资采购的监督检查制度

物资管理要制订完善的制度，逐步形成合理的、科学的物资采购控制体系，保证物资采购工作处于严密的监督之下，防止物资采购出现不合理行为。主要包括集中采购制度与采购监督制度。

2.1 笔者在实际工作中发现，分散采购极易出现贪污腐败行为，通过实行集中采购可以有效防止各种不良行为的发生。集中采购具有规模优势，有利于减少成本投入。同时可以有效减少采购环节，保证物资运输的顺利进行，收到较好的经济效益。在建立完善的物资采购控制制度时，还需充分借助外部监督，鼓励其他组织、部门对物资采购工作进行严格监督。

2.2 物资采购监督的落实首先要考虑采购决策及时公开的问题，着力推行有限授权制度与决策信息公开制度，采购人员必须对本职工作负责，不得出现越权行为，这也是防止采购人员贪污受贿的主要方法。如实行采购合同会签制度，明确指定采购人员调整价格与调价的时间与场合，并需要得到有关部门的审批等。在推行此项制度后可以防止采购人员出现用权不当的行为，保障企业财产不受损失。

2.3 采购人员要实行轮岗制度，这种做法可以定时轮换采购人员，杜绝了其与项目部管理人员联合欺骗的问题，同时也可以防止采购人员与材料供应商内外勾结，将项目管理人员、采购人员、供应商实现了定时隔离，有利于减少成本投入。

2.4 监督物资采购工作，只依靠管理部门的力量明显不足，还需借助不同部门与人员的作用，创建全民监督的形势，保证企业经济利益。可以借助当前信息网络技术，及时公开物资采购信息，采购价格、采购数量、供应商等内容均需定时公开，鼓励企业人员与外部群众对其监督。

3 保证企业物资采购环节的合理性

物资采购部门要对供应商进行深入分析，自不同供应商中选择最为合适的供应商加强合作。

3.1 物资采购工作可以实行招标的方法，利用开展招投标活动，企业将大量供应商集中在一起，鼓励供应商开展良性竞争，自大量参与者中选择最为合理的供应商，保证投入资金最少而得到的物资最多。再有，利用招投标做法还可以保证物资采购过程中公开透明，实现公平公正公开，促使企业物资采购工作妥善运行。

3.2 在物资采购过程中，供应商与企业是相互支持、共同受益的关系，只有双方加强合作才能创造更高的效益。在选择供应商时，要全面考虑产品质量、产品价格与供货时间、企业资质等，并创建供应商档案，随时关注供应商的生产运营，与实力强大、讲究诚信的供应商长期合作。

4 严格管理资金支出，防止物资采购资金出现弄虚作假行为

在资金结算前，不同科室工作人员要深入研究每个月的收料单位，严格审核其收料价格，然后全面分析不同单位的预算情况，在认真核对预算数量后再开展核销活动，并且在完成结转后及时签字。在办理料款过程中，不再应用个人挂支单的做法，实行集中付款的方式，企业需要支出的资金可以在一天内全部完成支付，防止业务人员出现暗箱操作行为，使整个资金流动过程处于公开透明的环境中进行，有利于相关人员的监督管理，保证了付款活动的顺利开展，杜绝了付款过程中的贪污受贿行为。

总之，企业物资采购在企业生产经营中占有重要地位，物资采购供应在企业生产过程中具有核心性作用，要想保证管理活动的顺利开展离不开各个部门的大力支持，要求企业内部不同部门相互帮助、相互沟通、合理操作，保证采购工作严格遵循有关规定妥善运行，使企业物资采购与生产经营密切结合，在企业生产、减少成本中发挥应有的作用，帮助企业创造更高的经济效益。