推进干部人事档案信息化建设的实践探析

金 虹/浙江广播电视集团

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭情况、社会关系等情况的历史记录材料，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的基础性资料，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，也是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

2014年6月，中组部下发《关于进一步从严管理干部档案的通知》，明确提出“要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管档工作水平”。当前，开展干部人事档案信息化建设，即是创新干部档案管理的重要手段。干部人事档案信息化是在组织人事部门的统一规划和组织下，在干部人事档案管理活动中应用现代信息技术，对干部人事档案信息资源进行组织、管理和提供利用的过程。干部人事档案信息化建设的目标是通过对干部人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件进行合理配置，达到干部人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现干部人事档案接收、传输、利用一体化，达到干部人事档案资源共享，创新人事管理。当前推进干部人事档案信息化建设，既是进一步贯彻落实浙江省数字档案馆（室）建设推进会精神的重要举措，也是开创干部人事档案管理工作新局面的有效手段之一。笔者在分析研究干部人事档案信息化建设现状以及存在问题的基础上，探索加快推进干部人事档案信息化建设的有效途径。

1 干部人事档案信息化建设中存在的主要问题

第一，对档案信息化的重视程度不够。一些单位对干部人事档案信息化管理缺乏足够重视，没有投入足够的经费，导致的结果是，有的单位虽然配备了相关的软硬件配套设施，但是不符合档案信息化管理的需求；还有的单位甚至仍然沿用传统的人工管理模式。有的干部人事档案管理人员没有充分认识到档案信息化的重要作用，认为只要不使档案信息泄漏、不发生档案被篡改或丢失的事故、及时将相关材料归档，便是完成了档案管理的工作任务。

第二，档案管理人员信息化技能不强。干部人事档案信息化建设对档案管理人员的综合素质要求较高，不仅要具备档案管理专业知识，还要掌握一定的信息化管理技能。然而现状是，大部分单位的干部人事档案管理人员还停留在纸质档案管理的思维模式和工作模式当中，没有接受过系统性的信息化培训；加之他们往往身兼数职，实在没有更多的时间钻研档案信息化建设相关的业务知识。所以普遍信息化技能不强，对于计算机的应用还仅限于简单的信息录入和检索。档案人员的专业能力不足是制约干部人事档案管理信息化建设的重要因素。

第三，档案信息化标准不统一。当前开展工作缺乏统一标准及技术规范，干部人事档案信息化管理的总体规划无法进行。

2 推进干部人事档案信息化建设的若干实践

2.1 提高档案信息化意识

首先，要加大宣传力度，让单位领导了解干部人事档案管理信息化的重要作用，即有利于提高干部人事档案管理效率、推动干部人事档案管理现代化，有利于档案原件的保存、确保档案的真实性完整性，主动将人事档案信息化工作纳入单位发展规划，争取政策及足够的经费支持。其次，干部人事档案管理人员要增强责任感与使命感，树立干部人事档案信息化管理理念；并主动参加相关的业务培训和加强自学，全面提升业务水平。

2.2 建立统一的技术标准

《干部人事档案工作条例》第二十六条规定：“组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国际相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。”为推进干部人事档案信息化建设，单位应根据干部人事档案管理的有关要求，结合各单位实际情况，修订完善干部人事档案管理制度。使用统一的数据记录、存储、压缩、传递、转换、加密、水印技术和软硬件系统设施技术标准，避免出现数据冲突、不兼容等问题，推进干部人事档案信息化工作稳步开展，实现信息资源共享。

2.3 建立电子档案库和管理系统

一是建立电子档案库，即实现干部人事档案数字化管理，将有关信息筛选后全部录入计算机。在此基础上给每个人建立个人档案信息平台，以姓名、工作部门、本人照片、身份证号码等重要信息作为依据，以干部人事档案的目录为条目链接，通过计算机整合个人的教育、奖惩、职称评定、职务变动等资料，在全面系统地记录个人信息的同时实现档案的动态更新和补充。干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，在选拔干部时可以向领导提供最新的第一手资料。

二是建立“全国组织干部人事管理信息系统”，该系统的建设遵循中组部制订的最新《全国组织人事管理信息系统结构体系标准》，在此基础上对组织人事部门各个业务系统的指标代码体系进行了扩充。系统以组织人事部门的实际需求为基础，充分满足组织干部、人事、党员的基础数据库建设和管理工作的需要，实现了干部档案信息的标准化、规范化、安全化、高效化管理，加快各级组织干部人事部门信息流通，推动深层次的信息共享，减轻组织人事干部管理工作的劳动强度，提高工作效率、质量和管理水平。利用这一系统，不仅可以对信息集结构、查询统计方案、花名册、登记表、任免表、统计表等进行灵活定义和维护，还可以通过方便快捷的资料查询，为本单位领导层进行科学决策提供依据，为上级部门掌握本单位情况提供便利。

2.4 建立安全保障体系

档案安全是档案工作的生命线。在推进干部人事档案信息化建设的过程中，必须始终绷紧安全这根弦，采取措施加以防范，确保干部人事档案信息的绝对安全。《干部人事档案工作条例》第二十三条规定：“组织人事部门及其干部人事档案工作机构在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。”首先，干部人事档案信息资源的共享，要严格设置访问权限，采用更为严格的身份鉴别、访问控制、加密存储和传输、审计跟踪、防电磁泄漏等安全保密措施，务必确保信息安全；如发生泄密等安全事故，必须严格追查相关责任人责任。其次，要加强技术保障，防止密码被盗窃或被非法更改，规避档案信息网络安全风险。最后，要建立信息资源备份制度，避免因不确定因素造成数据损毁或丢失。为此管理人员要定期对数据库进行备份，这样即使服务器损坏或系统崩溃，也可迅速恢复全部的数据信息，确保干部人事档案信息的安全。