企业密级档案管理利用的风险防控建议

王 晶/浙江广播电视传媒集团有限公司

随着社会信息化和科技化的不断发展，档案信息安全隐患不断提高，在档案利用过程中，如何防范、发现和应对档案安全风险，需要企业各部门和档案人员高度重视，超前谋划开展相关工作。国家档案局强调要加强档案安全体系建设，浙江省档案局要求推进平安档案建设，这就将档案信息安全的重要性和紧迫性提高到一个新高度。下面，笔者结合工作实践，就企业密级档案管理利用谈点思考。

1 增强保密意识，正确处理档案“保密”与“利用”的关系

对于企业档案信息资源，要根据保密法有关规定进行密级划分。档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施。对于无密级档案，在员工明确用途的情况下部门领导同意即可提供利用，而密级档案则必须在主管部门同意下方可提供利用。同时，要根据实际情况，经过必要的程序，对档案信息适时解密，正确处理好文件保密和利用之间的关系。在实践中，企业档案管理人员要全面了解室藏档案资源的内容、性质和特点，遵从档案形成的规律，结合服务企业发展的需要，在确保档案信息资源安全的基础上，做大做深档案服务工作，使档案资源的利用价值得到更好的发挥。

2 依托文件形成部门，明确密级档案的审批和责任分工

档案文件形成部门对档案的密级及利用审批流程提供最客观真实有效的意见建议，对档案信息利用中的风险把控可发挥关键性作用，因此档案人员在与各部门进行文件资料移交时，必须要各部门详细了解文件的密级程度和利用审批要求，并在企业《文件资料移交表》中加以说明。对于有特殊利用需求的，在档案整理过程中要特别加以说明，尤其是那些必须经过企业高层领导审批后方可提供利用的档案资料，必须明确利用程序和责任分工，落实责任人员，以确保档案信息安全利用，确保企业合法利益不受侵害。

3 落实责任人员，严格执行密级档案保管存放和利用要求

密级档案移交档案室后，必须选择安全保密的场所进行保管，要设保险柜、保险锁、防盗器，档案盒标注密级，专柜专锁专人管理。在档案整理过程中，相关人员离开办公场所时，必须将密级文件妥善存放；存放密级文件的地方，不允许无关人员进入。档案人员要每年定期清查、核对密级文件资料，发现问题及时报告并形成书面记录；按有关规定应当清退的密级文件，要及时、如数清退，不得自行销毁或私自留存和复制。在档案利用场地，要统一组织安装监控设备，完善监控机制，对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要严格防止其损毁或涂改档案，确保档案安全。

提供密级档案利用须附上“利用目的”水印。如利用企业法人证、企业党委会决议等密级档案时，电子档案须加“仅限于×××使用”水印，纸质档案须加盖“本复印件仅限于×××使用”，并覆盖住部分涉密内容，确保档案安全可控。另外，密级文件的复印需专人完成。必须经过严格的审批、登记手续，并控制复印数量。复印的文件要和原文件一样严格管理，不得改变其原定的密级和保密期限。不得将密级文件拿到社会营业性复印场所复印，不得自行翻印。

纸质密级档案外借必须本人签字确认并承诺负有保密责任。若需要邮寄，应当包装密封，可用较厚的信封或袋子封装，封口及中缝处加盖密封章或加贴密封条，包装物上标明密级，接收人签收后要拍照确认。电子密级档案，尤其是营销合同、集团战略材料、党委会材料等在使用过程中，无论是U盘拷贝还是邮件传输，都需要对文件加设密码，密码与文件须单独发送或拷贝，确保电子档案在传送和使用过程中的安全。

4 严格执行“三分开”，落实库房出入和档案利用登记制度

档案室作为信息安全重要场所，一定要做到库房、整理区和利用区“三分开”。库房需设置门禁，仅档案员才有权利进出库房，若有特殊情况，进出人员须在《库房出入登记台账》中进行登记，并注明时间和进出理由。另外，档案在利用过程中一定要做好利用登记，包括利用人员、利用时间、利用内容和利用目的等，尤其是档案外借，须本人签字确认并承诺归还时间，确保档案利用过程中的安全。这些制度实施，是确保企业档案利用安全的必要举措，对于有密级档案的管理利用，需要更加严格严谨，做到万无一失，确保绝对安全。