加强事业单位档案安全管理措施研究

2019-11-25云南省公路科学技术研究院崔荣星

办公室业务 2019年23期

文/云南省公路科学技术研究院崔荣星

档案安全管理指的是对档案内容和实体进行有效保护，防止其受到人为或自然侵害，使其处于安全状态。互联网时代信息传播十分迅速，个人隐私也很容易泄露，对于一个行政工作单位来说，员工的档案都应由专门工作人员整理保管，可由于技术不成熟、人员变动、员工观念不同等原因，限制了档案管理的正常流程，导致档案的安全管理工作进展困难。

一、行政事业单位的现状和存在的问题

（一）管理层不重视，档案安全工作定位不清。目前很多行政事业单位的管理高层意识不到档案管理的重要性，单位领导认为档案工作没有实质意义，不能为单位整体工作带来效益，便直接忽视，在大大小小的总结和考核中也不将档案工作进行整合整顿，导致档案工作进行困难，档案管理工作人员丧失信心和工作热情，使得管理力度不够。

（二）档案安全管理工作人员人事变动和技术不过关。档案管理看似鸡肋，实则却是事业单位十分重要的一部分。由于重视程度不够，单位在招募工作人员时也十分不谨慎，让专业能力不过关、耐心不够、工作态度不积极的员工担任管理档案的工作。这不仅制约了档案管理工作的进展，非专业人员因业务不熟悉，对工作流程生疏，使原本就混乱的档案管理工作变得更加糟糕。员工在这样的情况下，不积极工作，认为此项工作作用不大，可有可无，在工作上屡屡犯错，而后任性离职，下一位上任的档案管理人员对接不上之前的工作，导致管理工作难以推行。

（三）档案安全管理工作的硬件条件不足。由于领导对档案管理工作的轻视，对档案管理投入的资金过少，不仅体现在设备不全面，甚至连档案管理工作的办公室都十分可怜，没有防盗的保险箱、铁门之类的设备，办公环境也十分混乱，办公室、传达室、接待室、档案室混在一起，严重影响工作效率，影响档案的安全性和严谨性。

（四）行政事业单位的档案安全管理技术不成熟，档案不及时更新。行政事业单位的档案，代表单位的形象和运营状态，单位不花心思提升档案管理技术，单位对档案疏于管理，不紧跟新形势的发展，使档案管理人员逐渐丧失信心和动力，工作上怠慢，而且管理技术老套，工作难度加大，档案更不易于维持和管理。加上单位不及时对档案更新核对，直接降低了档案的存在价值，带来很多潜在隐患。

二、针对行政事业单位档案安全管理问题提出的解决方案

（一）加强单位领导对档案管理工作安全性的重视。行政事业单位认为档案安全管理是一个复杂、效益微小的工作，便直接忽略不去管理，殊不知档案管理稍有不慎就会造成十分严重的后果。我国大部分行政事业单位领导不重视档案安全管理，没有制定严谨的档案安全管理工作流程，工作人员对于安全管理工作的态度也较为散漫，大大降低了工作效率。此外，不投入资金对档案管理工作进行拓展，办公环境差，员工失去信心和工作积极性，都是单位领导的不重视导致的。应从上级向各个行政事业单位下达主思想，让单位领导最先加强对档案管理工作的重视程度，并且上级应不定时对任务开展情况进行检查，制定简单的奖惩方案，可以更好地加强档案管理工作的进展。

（二）提升档案管理人员技能素质，保证电子档案安全管理。档案管理人员是直接着手处理档案的部分，提升了管理人员的素质，对档案的安全管理工作有最直接的影响。定期对档案管理人员进行技能知识培训和简单考核，培养员工的工作积极态度，不懈怠，保持信心，筛选出专业性较高、态度良好的人才。这样不仅可以提高事业单位共走人员的专业知识，也培养了员工对工作的主动性和责任心，紧跟了时代步伐。人员素质提升能够使电子档案更安全地依托物理载体，有效维护和监测电子档案。此外，管理人员技能和素质的提升能够促进了其对于计算机技术发展的重视，对电子档案的管理软件进行更新、升级和修补，在情况需要的时候对电子档案进行格式转换、云盘备份等。

（三）对员工离职后的档案工作进行合理的安全交接。当有档案管理员工离职时，一定要防止断档的情况，及时将空缺位置填补，将上一部分工作进行交接。对新员工要进行培训培养，明确工作目的，监督交接工作进程，以免发生疏漏导致工作进程拖沓。并保存好离职员工的联系方式等信息，若出现管理工作衔接不上等问题时可以及时联系到上一个接手管理的工作人员进行完善和补救。

（四）加强行政事业单位的档案保管能力和利用率。行政事业单位对档案的保管能力十分欠缺，单位应下达严密的工作流程，要求档案管理人员自觉更新完善单位档案，对档案定期复审，发现问题及时补救，以免造成更大的损失。此外，还应该对档案库房安全管理进行强化，这也是安全管理的基础，是保障档案安全的根本。人工管理无法完全保障档案库房的实际安全，应充分利用现代化的技术如智能综合管理系统，形成全方位的一站保护。