加强社区档案管理工作质量的有效策略

文/青岛市胶州市阜安街道办事处阜北居委会 王卫

社区属于基层管理活动的中心，而涉及档案的记录至设计发展的基础状况，是推动社会各项活动开展的基础。由此，在社区创建阶段，必须加强档案管理效果与水平，进而保证社区各项活动的顺利开展，提高社区管理水平。

一、社区档案管理过程的内容与特征

社区档案管理既能够为居民信息查询与归纳带来依据，并且能够对国家法律规定的具体实施状况实现实时追踪，还能够为处理社会上的部分问题带来重要保障。社区档案保管实质上是一种非常高效的途径，是政府展开社区建设阶段非常关键的一项任务。对城市各种组织的活动加以记录，对人们的生活环节出现的对社区创建有较大作用和居民生活方面值得存储的实践加以记录，基于文字、图片等形式生成档案并加以管理，其是社区档案的产生过程。社区档案还存在较大的服务属性，在目前社区发展的背景下，社区档案管理的压力很大，要有效管控设计档案，需要采用科学的办法，实现社区档案对保证社会安定发展、优化社区创建的重要价值。

二、社区档案管理存在的不足

（一）管理制度问题。当前，社区中已创建了相关的档案管理体制，优化了档案管理的具体流程，提高了档案管理的稳定性，这为提高设计档案管理水平打下了良好的基础。而且，部分社区还详细规划了档案管理过程的各项职责，并结合管理内容建立了科学的管理模式。但是从整体管理状况来说，社区档案管理体制存在很多弊端，例如档案销毁机制与工作交接机制等，还有诸多漏洞，从而影响着档案管理活动的进行。此外，还有部分单位档案管理者本身的认知水平不高，对制度的落实力度也很低，从而导致档案管理活动停留于表面，不能得到深度开展。再加之制度的制定和国家标准建立有巨大空隙，造成经费与设备存在诸多问题，影响着涉及档案管理活动的开展。

（二）硬件设备问题。社区档案管理方面存在的常见问题是硬件设备不佳，部分单位的档案管理设备主要选择铁皮柜，如此就造成档案遗失情况严重，加上部分单位中配套设施不完整，缺少相关的监控设施，进而提高了档案损毁的概率。此外，信息系统的使用水平不高，造成档案存储还停留于纸质材料方面，如此大幅度降低档案管理质量，增加了管理的困难性。

（三）管理体系问题。有些社区已在档案管理方面建立了一套比较完整的管理体系，管理效率得到明显提升，但是还有部分部门在档案控制过程存在不足，例如管理体系不完整、运营效率不高等，极大影响着档案管理的进行。还有部分单位在档案管理阶段，产生业务部门频繁干预管理中心事务的现象，如此就造成档案管理活动不能根据相关标准实行，影响着管理的效率及质量。

三、提高社区档案控制质量的有效对策

（一）革新管理方式。1.优化档案管理制度的建立。为保障档案管理的顺利开展，不仅要提高管理质量，还要加强与各部门间的关系，优化档案管理制度，对档案管理活动展开合理规划。而且还要增强政府等有关部门对档案活动的监督与检查功能，及时找到管理方面存在的不足，并进行优化，以提高管理质量。2.科学规划档案管理活动，从实际着手，结合社区现存的软硬件设施，对档案管理活动等内容加以管理，并提高资源共享率，优化档案管理方面所要的有关设备，妥善处理管理方面存在的不足。而且还应加大档案管理活动的监督与控制力度，提升管理活动与管理水平，并促使管理活动的迅速发展。3.强化网络管理体制的建立。信息系统的持续成熟，为各个行业经营效率的提升带来了较大的推动作用，所以，在档案管理阶段，需要科学使用现有的信息技术性能，强化网络管理系统的建立，进而推动各部门间展开充分连接，科学完善资源分配，提高档案管理质量，迎合社区用户档案应用的要求。

（二）建立信息化档案管理方式。一方面，拓展档案范围。扩大档案范围，对迎合用户使用档案的要求带来了方便。范围的扩大能够帮助管理者更好地了解居民的档案资料，优化用户的档案信息，进而了解用户的生活需求，然后档案管理者能够通过这类资料的采集与整理，并借助网络信息系统定期加以公布，以迎合居民的要求，提高档案管理服务水平；另一方面，提高管理质量。制定健全的档案管理体制，优化软硬建设备的创建，并强化档案管理者信息化培训力度，以降低档案管理阶段问题出现的频率，提高管理质量，确保信息化档案管理活动的进行。

（三）建立健全的服务系统。1.提高人性化服务水平。首先，深入开发原始信息，并得到原始资料的数字化，确保其价值的全面体现。其次，强化文献的服务效果。结合资料的内容把用户的生活状况进行科学体现，进而提高档案管理活动的实效性。2.提高资源服务效果。提高资源服务效果，有针对性地建立健全的管理服务系统，处理档案管理方面存在的不足，提高档案管理效果。一方面，要清楚档案应用者的要求，并根据已经发展创建的社区数字化档案管理平台，实现对档案资料的电子化有效传递；另一方面，通过专业人士辅助社区用户处理好相关业务与迎合不同客户对不同种类档案的要求。

（四）建立规范的档案管理业务标准。目前，国内社区档案管理活动缺少严格的管理机制，唯有强化档案管理业务的规范化体系建立，方可在日常业务中起到约束作用，处理档案管理方面存在的问题。强化设计档案管理中心和行政部门间的关联与交流，一同为涉及档案管理活动建立一套标准的档案管理业务体系。一方面，应在上级认可的前提下，建立完整的档案报送制度，强化档案管理中心和其他部门间的关联，提高档案管理中心业务的协调性；另一方面，应从社区档案管理的常规业务入手，研究目前涉及档案管理方面存在的不足，建立完善的修正计划，进一步健全社区档案管理业务制度，引领档案管理中心确定相应的档案业务范畴。同时，强化对涉及档案管理过程的调查工作，对每项业务的进行和某个阶段业务的具体状况展开研究，总结积极经验，形成社区档案管理业务典范，提高总体管理水平。

（五）强化对社区动物管理者的专业技能训练。在目前科技信息系统高速发展的背景下，社区档案管理采取信息化操作方法已成大势所趋。但很多社区未及时改变业务模式，管理者的数据操控能力无法符合具体业务要求。信息化档案数据管理方法的缺失，是目前国内设计档案管理者遇到的重大挑战。目前，很多社区具有的专业档案管理者数量不多，部分社区选聘了很多非专业化管理者从事该项工作，还有部分社区内从事其他任务的服务者来坚持这项工作。部分社区留意到这些情况，对档案管理者组织职业训练，但是因为缺少健全的培训政策及科学的培训方法，依旧存在很多社区档案管理者的专业技能较差，不能满足当然管理业务要求。还有部分涉及档案管理者缺少详细的法治理念，在档案管理方面产生很多管理问题，操作人员的问题也是目前国内涉及档案管理遇到的一大挑战。由此，需要强化对涉及档案管理团队的组建，共同建立一个完善的职工培训制度，全面增强到了管理者的业务技能。

四、结束语

在国家经济高速发展的阶段，城市化建设迅速，城市经济发展、文化创建、政治均有明显的发展。社区属于城市重要的活动主体，属于城市建设之中非常关键的内容。社区管理属于城市社区创建阶段的关键基础性任务，是维护社区安定和谐发展，保障人民生活品质提高的关键工具。城镇化进程加速，给城市社区档案控制工作带来了压力。而社区建设之中的基础性任务，怎样提高档案控制效率与水平，是城市化建设之中需要重点关注的话题。